PDF vs PDF/A: Kas yra skirtumas?

Įvadas

Jūsų gali būti paprašyta pateikti dokumentą PDF/A formatu vietoj paprasto PDF. Šie du gali atrodyti identiški, bet jie tarnauja skirtingiems tikslams. Reguliarus PDF yra skirtas lankstaus keitimosi dokumentais; PDF/A yra standartų, skirtų palaikyti ilgalaikį išsaugojimą, šeima.

Supratimas apie skirtumą yra svarbus teisiniams įrašams, instituciniams archyvams ir dokumentams, kurie turi išlikti įskaitomi daugelį metų.

Kas yra PDF?

Nešiojamas dokumento formatas (PDF) apibūdina fiksuoto išdėstymo puslapius, kuriuose yra tekstas, paveikslėliai, šriftai, grafika ir kiti elementai. Jis palaiko platų funkcijų spektrą, įskaitant formas, anotacijas, šifravimą ir priedus. Šios funkcijos padaro PDF naudingu kasdieniam dalijimuisi, bet gali apsunkinti išsaugojimą, jei programinė įranga ateityje negali jų atkurti.

Kas yra PDF/A?

PDF/A yra apibrėžta ISO 19005 standartų šeimoje. Jo reikalavimai apriboti arba nurodyti PDF funkcijas, siekiant pagerinti ateityje pateikimo patikimumą. Pavyzdžiui, pagal pasirinktą profilį turi būti įtaisyti reikiami šriftai ir užšifruoti draudžiama. Dokumentas neatitinka reikalavimų vien dėl to, kad jo failo pavadinimas arba metaduomenys sako, kad PDF/A, atitiktis turi būti patvirtinta.

PDF vs PDF/A Palyginimas

PDF/A versijos paaiškintos

PDF/A-1 yra pagrįstas PDF 1.4 ir riboja funkcijas, pavyzdžiui, skaidrumą. PDF/A-2 remiasi naujesniais PDF pajėgumais ir leidžia skaidrumą pagal savo taisykles. PDF/A-3 leidžia savavališkai įtaisytus priedus, nors šie priedai nebūtinai patys archyvuoti. PDF/A-4 yra pagrįstas PDF 2.0 ir atnaujina atitikties modelį.

Kai kuriose versijose taip pat apibrėžiami atitikties lygiai, susiję su teksto kartografavimu ir dokumentų struktūra. Visada sekti profilį, kurio reikalauja gaunančioji organizacija, o ne daryti prielaidą, kad viena versija yra visuotinai geriausia.

Kada reikia vartoti PDF/A?

Pasirinkite PDF/A, kai įrašų politika, vyriausybės agentūra, archyvas, ar klientas aiškiai reikalauja ilgalaikio išsaugojimo. Įprasta PDF dažnai pakanka sąskaitas, pristatymus, ir ataskaitas, skirtas nedelsiant dalintis.

PDF/A nėra šifravimo formatas, automatinis OCR įrankis arba garantija, kad dokumento pakeisti negalima.

Kaip sukurti ir patvirtinti PDF/A

1. Nurodyti reikalaujamą profilį. Paklauskite, ar reikia PDF/A-1, -2, -3 arba -4 ir ar nurodytas atitikties lygis.
2. Naudoti reikalavimus atitinkantį eksportuotoją. Normali PDF komanda nebūtinai gamina PDF/A.
3. Peržiūrėti šriftus ir išteklius. Įsitikinkite šriftai gali būti įterptas ir reikalingas turinys yra savaime.
4. Eksportuoti atskirą kopiją. Išsaugoti redaguojamą originalą būsimiems pataisymams.
5. Patvirtink išėjimą. Naudokite PDF/A tvirtintuvą, kuris palaiko pasirinktą profilį ir ištaiso bet kokias pastebėtas klaidas.

Dažnos klaidos

PDF, kad atsidaro sėkmingai, nebūtinai PDF/A atitinka. Lygiai taip pat nuskaityto PDF atitikmens nustatymas automatiškai nepadaro jo teksto paieškos. PDF/A-3 priedai gali būti naudingi darbo srautams, pvz., originalios skaičiuoklės išsaugojimui, tačiau juos turėtų reglamentuoti archyvų politika.

Dažnai užduodami klausimai

Ar paprasti PDF skaitytuvai gali atidaryti PDF/A?

Paprastai taip, nors jie gali nepatvirtinti atitikties.

Ar PDF/A mažesnis už PDF?

Nebūtinai. Įterptieji ištekliai gali padidėti.

Ar galiu apsaugoti PDF/A failą?

PDF/A draudžia šifravimą.

Ar PDF/A apima OCR?

Ne. OCR yra atskiras procesas.

Kurį PDF/A versiją turėčiau pasirinkti?

Naudokite priimančiosios institucijos arba jūsų organizacijos nurodytą profilį - saugojimo politika.

Išvada

PDF yra lankstus dokumentas formatas; PDF/A prideda reikalavimus ilgalaikiam išsaugojimui. Pasirinkite teisingą profilį ir patvirtinti jį, o ne pasikliauti etikete. Paprastam PDF konvertavimui ir organizacijai, tyrinėkite PDFreevert.