PDF 與 PDF/A 有什麼區別？
瞭解長期歸檔規範與普通 PDF 在要求上的區別。
引言
你可能被要求以 PDF/A 格式提交文件，而不是普通 PDF。兩者看起來可以完全一樣，但用途不同。普通 PDF 用於靈活地交換文件；PDF/A 則是一系列支援長期儲存的標準。
對於法律記錄、機構檔案，以及需要多年保持可讀的文件，理解兩者的區別十分重要。
什麼是 PDF？
行動式文件格式（PDF）描述由文字、圖片、字型、圖形及其他元素組成的固定版式頁面。它支援表單、批註、加密、附件等豐富功能。這些功能讓 PDF 適合日常分享，但如果未來的軟體無法重現它們，也會增加長期儲存的難度。
什麼是 PDF/A？
PDF/A 由 ISO 19005 系列標準定義。它透過限制或規定 PDF 功能，提高未來可靠呈現文件的可能性。例如，所需字型必須按選定規範嵌入，而且禁止加密。檔名或後設資料寫著“PDF/A”並不代表文件符合標準，合規性必須經過驗證。
PDF 與 PDF/A 對比
| 特性 | 普通 PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| 主要用途 | 日常分享 | 長期歸檔 |
| 字型嵌入 | 取決於檔案 | 按所選規範要求嵌入 |
| 加密 | 支援 | 禁止 |
| 互動內容 | 支援範圍廣 | 受所選規範限制 |
| 外部依賴 | 可能存在 | 受到限制 |
| 合規檢查 | 普通檢視 | 針對具體規範進行驗證 |
PDF/A 各版本說明
PDF/A-1 基於 PDF 1.4，會限制透明度等功能。PDF/A-2 基於更新的 PDF 功能，並允許在其規則範圍內使用透明度。PDF/A-3 允許嵌入任意型別的附件，但這些附件本身未必適合長期歸檔。PDF/A-4 基於 PDF 2.0，並更新了合規性模型。
部分版本還定義了與文字對映、文件結構有關的合規級別。應遵循接收機構要求的具體規範，不要認為某個版本適用於所有情況。
什麼時候應該使用 PDF/A？
當記錄管理政策、政府機構、檔案館或客戶明確要求長期儲存時，選擇 PDF/A。對於需要立即分享的發票、簡報和報告，普通 PDF 通常已經足夠。
PDF/A 不是加密格式，不是自動 OCR 工具，也不能保證文件不會被修改。
如何建立並驗證 PDF/A
- 確認所需規範。 詢問需要 PDF/A-1、-2、-3 還是 -4，以及是否指定合規級別。
- 使用符合標準的匯出工具。 普通“另存為 PDF”命令不一定生成 PDF/A。
- 檢查字型和資源。 確保字型可以嵌入，且所需內容不依賴外部資源。
- 匯出獨立副本。 保留可編輯原稿，以便將來修改。
- 驗證輸出。 使用支援所選規範的 PDF/A 驗證器，並修復報告中的不符合項。
常見誤區
能正常開啟的 PDF 不一定符合 PDF/A 標準。同樣，讓掃描版 PDF 符合歸檔規範，也不會自動讓文字變得可搜尋。PDF/A-3 附件可用於儲存原始電子表格等工作流程，但應由相應的歸檔政策管理。
常見問題
普通 PDF 閱讀器能開啟 PDF/A 嗎？
通常可以，但閱讀器可能不會驗證其合規性。
PDF/A 比 PDF 更小嗎？
不一定。嵌入資源可能會增加檔案大小。
可以給 PDF/A 檔案設定密碼保護嗎？
PDF/A 禁止加密。
PDF/A 包含 OCR 嗎？
不包含。OCR 是獨立的處理過程。
應該選擇哪個 PDF/A 版本？
使用接收機構或組織儲存政策指定的規範。
結語
PDF 是一種靈活的文件格式，PDF/A 則增加了長期儲存的要求。選擇正確的規範並進行驗證，不要僅憑標籤判斷。若要進行日常 PDF 轉換和整理，可以瞭解 PDFreevert。