PDF לעומת PDF/A: מה ההבדל?
למד מדוע פרופיל PDF קשת יש דרישות שונות של PDF רגיל.
מבוא
ייתכן שתתבקש להגיש מסמך בפורמט PDF/A במקום PDF רגיל. השניים יכולים להיראות זהים, אך הם משרתים מטרות שונות. PDF מיועד לחילופי מסמכים גמישים; PDF/A היא משפחה של סטנדרטים שנועדו לתמוך בשמירת לטווח ארוך.
הבנת ההבחנה חשובה לרשומות משפטיות, לארכיונים מוסדיים ולמסמכים שצריכים להישאר קריאים במשך שנים.
מה זה PDF?
פורמט מסמך נייד (PDF) מתאר דפים קבועים המכילים טקסט, תמונות, גופנים, גרפיקה ואלמנטים אחרים. הוא תומך במגוון רחב של תכונות, כולל טפסים, סטיות, הצפנה וקבצים מצורפים. תכונות אלה הופכות את PDF לשימוש לשיתוף יומיומי, אך יכולות לסבך את השימור אם תוכנה עתידית לא תוכל לשחזר אותם.
מה זה PDF/A?
PDF/A מוגדר על ידי משפחת ISO 19005 של סטנדרטים. דרישותיו מגבילות או לציין תכונות PDF לשיפור האמינות של עריכת בעתיד. לדוגמה, גופנים נדרשים חייבים להיות מוטבעים בהתאם לפרופיל שנבחר, וההצפנה אסורה. מסמך אינו תואם רק משום ששם הקובץ או המטנתונים שלו אומר "PDF/A"; יש לאמת את ההתאמה.
PDF לעומת PDF/A
| תכונות | PDF/A | |
|---|---|---|
| מטרה ראשונית | שיתוף כללי | קשת ארוכת טווח |
| המונחים: | תלוי בקובץ | דרושים לפי פרופיל |
| הצפנה | תמיכה | איסור |
| תוכן אינטראקטיבי | תמיכה רחבה | מוגבל על ידי פרופיל |
| תלות חיצונית | יכול להתקיים | מוגבל |
| בדיקות Compliance | צפייה רגילה | אימות ספציפי לפרופיל |
PDF/A Versions
PDF/A-1 מבוסס על PDF 1.4 ומגביל תכונות כגון שקיפות. PDF/A-2 בונה על יכולות PDF ומאפשר שקיפות לפי הכללים שלה. PDF/A-3 מאפשר החזקות מוטבעות שרירותיות, אם כי החזקות אלה אינן בהכרח ארכאיות עצמן. PDF/A-4 מבוסס על PDF 2.0 ומעדכן את מודל ההתאמה.
כמה גרסאות גם מגדירות רמות התאמה הקשורות למיפוי טקסט ולמבנה המסמך. תמיד לעקוב אחר הפרופיל הנדרש על ידי הארגון המקבל, במקום להניח גרסה אחת היא הטובה ביותר.
מתי כדאי להשתמש ב- PDF/A?
בחר PDF/A כאשר מדיניות רשומות, סוכנות ממשלתית, ארכיון או לקוח באופן מפורש דורש שימור לטווח ארוך. רגיל PDF הוא לעתים קרובות מספיק עבור חשבוניות, מצגות ודיווחים המיועדים לשיתוף מיידי.
PDF/A הוא לא פורמט הצפנה, כלי OCR אוטומטי, או ערובה לכך שלא ניתן לשנות את המסמך.
כיצד ליצור ולקבוע PDF/A
- לזהות את הפרופיל הנדרש. שואל אם PDF/A-1, 2, 3, או - 4 נדרש והאם רמת התאמה מוגדרת.
- השתמש בייצוא תואם. A רגיל "Save as PDF" לא בהכרח לייצר PDF/A.
- עיין בגופנים ובמשאבים. מבטיח כי גופנים יכולים להיות מוטבעים ונדרש תוכן הוא המכיל את עצמו.
- ייצוא עותק נפרד. שומרת על המקור לחידושים עתידיים.
- לאמת את הפלט השתמש ב- PDF/A תוקף התומך בפרופיל הנבחר ותקן כל כשלים מדיווח.
טעויות נפוצות
PDF שנפתח בהצלחה הוא לא בהכרח PDF/A תואם. כמו כן, ביצוע PDF תואם לא באופן אוטומטי להפוך את הטקסט שלו לחיפוש. חיבורי PDF/A-3 עשויים להיות שימושיים עבור זרימות עבודה כגון שמירה על גיליון אלקטרוני מקורי, אבל הם צריכים להיות נשלטים על ידי מדיניות ארכאיבית.
שאלות נפוצות
האם קוראי PDF יכולים לפתוח PDF/A?
בדרך כלל כן, למרות שהם לא יכולים לאמת את הקונפורציה.
האם PDF/A קטן יותר מ- PDF?
לא בהכרח. משאבים מוגזים עשויים להגדיל את גודלם.
האם אני יכול להגן על קובץ PDF/A?
PDF/A אוסר על הצפנה.
PDF/A כולל OCR?
לא. OCR הוא תהליך נפרד.
איזו גירסה PDF/A צריכה לבחור?
השתמש בפרופיל שצוין על ידי המוסד המקבל או מדיניות השימור של הארגון שלך.
מסקנה
PDF הוא פורמט מסמך גמיש; PDF/A מוסיף דרישות לשימור לטווח ארוך. בחר את הפרופיל הנכון ולא לאמת אותו במקום להסתמך על תווית. עבור רגיל PDF המרה והארגון, לחקור PDFreevert.