PDF vs PDF/A: Kāda ir atšķirība?

Ievads

Jums var būt lūgts iesniegt dokumentu PDF/A formātā parastā PDF vietā. Abi var izskatīties identiski, bet tie kalpo dažādiem mērķiem. Regulārs PDF ir paredzēts elastīgai dokumentu apmaiņai; PDF/A ir standartu kopums, kas paredzēts ilgtermiņa saglabāšanas atbalstam.

Izpratne par atšķirību ir svarīga juridiskajiem ierakstiem, institucionālajiem arhīviem un dokumentiem, kuriem jābūt lasāmiem gadiem ilgi.

Kas ir PDF?

Portable Document Format (PDF) apraksta fiksēta izvietojuma lapas, kurās ir teksts, attēli, fonti, grafika un citi elementi. Tas atbalsta plašu funkciju klāstu, tostarp formas, anotācijas, šifrēšanu un pielikumus. Šīs funkcijas padara PDF noderīgu ikdienas koplietošanai, bet var sarežģīt saglabāšanu, ja nākotnes programmatūra nespēj tās reproducēt.

Kas ir PDF/A?

PDF/A definē ISO 19005 standartu grupa. Tās prasības ierobežot vai norādīt PDF funkcijas, lai uzlabotu uzticamību nākotnes renderēšanu. Piemēram, nepieciešamajiem fontiem jābūt iestrādātiem atbilstoši izvēlētajam profilam, un šifrēšana ir aizliegta. Dokuments neatbilst tikai tāpēc, ka tā faila nosaukums vai metadati saka “PDF/A”; atbilstība ir jāapstiprina.

PDF salīdzinājumā ar PDF/A salīdzinājums

PDF/A versijas Izskaidrotās

PDF/A-1 ir balstīts uz PDF 1.4 un ierobežo tādas funkcijas kā caurspīdīgums. PDF/A-2 pamatā ir jaunākas PDF iespējas un nodrošina caurskatāmību saskaņā ar tā noteikumiem. PDF/A-3 pieļauj patvaļīgus iegultos pielikumus, lai gan šie pielikumi ne vienmēr paši ir arhivēti. PDF/A-4 ir balstīts uz PDF 2.0 un atjaunina atbilstības modeli.

Dažas versijas arī definē atbilstības līmeņus, kas saistīti ar teksta kartēšanu un dokumentu struktūru. Vienmēr sekojiet profilam, ko pieprasa saņēmēja organizācija, nevis pieņem, ka viena versija ir universāli labākā.

Kad jums vajadzētu lietot PDF/A?

Izvēlieties PDF/A, kad ierakstu politika, valsts aģentūra, arhīvs, vai klients skaidri prasa ilgtermiņa saglabāšanu. Parastā PDF bieži vien ir pietiekami, lai rēķinus, prezentācijas un ziņojumus, kas paredzēti tūlītējai kopīgošanai.

PDF/A nav šifrēšanas formāts, automātisks OCR rīks vai garantija, ka dokumentu nevar mainīt.

Kā izveidot un pārbaudīt PDF/A

1. Identificēt vajadzīgo profilu. Jautā, vai PDF/A-1, -2, -3 vai -4 ir nepieciešams un vai ir norādīts atbilstības līmenis.
2. Izmantot atbilstošo eksportētāju. Normāls “Saglabāt kā PDF” komandu ne vienmēr ražo PDF/A.
3. Pārskatīt fontus un resursus. Nodrošināt, ka fonti var būt iegulti un nepieciešamais saturs ir autonomi.
4. Eksportēt atsevišķu kopiju. saglabā rediģējamo oriģinālu turpmākai pārskatīšanai.
5. Pārbaudīt izvadi. Izmantojiet PDF/A validatoru, kas atbalsta izvēlēto profilu un labo visas ziņotās kļūdas.

Bieži pieļautās kļūdas

PDF, kas veiksmīgi atveras, ne vienmēr atbilst PDF/A. Līdzīgi, skenēta PDF savietošana automātiski nepadara tekstu pārmeklējamu. PDF/A-3 pielikumi var būt noderīgi darbplūsmām, piemēram, saglabājot oriģinālu izklājlapu, bet tie būtu jāreglamentē ar arhīvu politiku.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai parasti PDF lasītāji var atvērt PDF/A?

Parasti jā, lai gan tie var neapstiprināt atbilstību.

Vai PDF/A ir mazāks par PDF?

Ne vienmēr. Iegultie resursi var palielināt apjomu.

Vai es varu aizsargāt ar paroli PDF/A failu?

PDF/A aizliedz šifrēšanu.

Vai PDF/A ietver OCR?

Nē. OCR ir atsevišķs process.

Kura PDF/A versija man izvēlēties?

Izmantojiet saņēmējas iestādes norādīto profilu vai jūsu organizācijas saglabāšanas politiku.

Secinājums

PDF ir elastīgs dokumenta formāts; PDF/A pievieno prasības ilgtermiņa saglabāšanai. Izvēlieties pareizo profilu un apstiprināt to, nevis paļauties uz etiķeti. Parastai PDF konversijai un organizēšanai izpētīt PDFreevert.