PDF vs PDF/A: Mi a különbség?
Ismerje meg, hogy egy archívum PDF profilnak miért vannak eltérései egy átlagos PDF-től.
Bevezetés
Lehet, hogy felkérték, hogy nyújtson be egy dokumentumot PDF/A formátumban helyett egy közönséges PDF. A kettő egyformának tűnhet, de különböző célokat szolgálnak. A reguláris PDF-t rugalmas dokumentumcserére tervezték; a PDF/A a hosszú távú megőrzést támogató szabványok családja.
A megkülönböztetés megértése fontos a jogi feljegyzések, az intézményi archívumok és a dokumentumok számára, amelyeknek éveken át olvashatóknak kell maradniuk.
Mi az a PDF?
Portable Document Format (PDF) leírja fixed-elrendezés oldalak, amelyek szöveget, képeket, betűtípusokat, grafikákat és egyéb elemeket tartalmaznak. A program a funkciók széles skáláját támogatja, beleértve a formákat, megjegyzéseket, titkosítást és csatolmányokat. Ezek a funkciók teszik PDF hasznos mindennapi megosztás, de bonyolíthatja a megőrzés, ha a jövőbeli szoftver nem reprodukálja őket.
Mi az a PDF/A?
A PDF/A-t az ISO 19005 szabványcsalád határozza meg. Követelményei korlátozzák vagy meghatározzák a PDF funkciókat, hogy javítsák a jövőbeli renderelés megbízhatóságát. Például a szükséges betűtípusokat a kiválasztott profil szerint kell beágyazni, és a titkosítás tilos. Egy dokumentum nem felel meg pusztán azért, mert a fájlneve vagy metaadatai azt mondják, hogy a PDF/A.; A megfeleltetés érvényesítendő.
PDF vs PDF/A Összehasonlítás
| Jellemzők | Rendszeres PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Elsődleges cél | Általános megosztás | Hosszú távú archiválás |
| Betűbeágyazás | A fájl függvényében | A profilnak megfelelően szükséges |
| Titkosítás | Támogatva | Tiltott |
| Interaktív tartalom | Széles sávú támogatás | Profillal korlátozva |
| Külső függések | Létezhet | Korlátozott |
| Megfelelési vizsgálat | Normál megtekintés | Profilspecifikus validálás |
PDF/A Verziók
A PDF/A-1 a PDF 1.4-n alapul, és korlátozza az olyan jellemzőket, mint az átláthatóság. A PDF/A-2 újabb PDF képességekre épül, és a szabályai szerint átláthatóságot tesz lehetővé. A PDF/A-3 lehetővé teszi az önkényes beágyazott csatolásokat, bár ezek a csatolások nem feltétlenül archiválják magukat. A PDF/A-4 a PDF 2.0-n alapul, és frissíti a konformance modellt.
Egyes verziók a szövegfeltérképezéshez és a dokumentumszerkezethez kapcsolódó konformitási szinteket is meghatározzák. Mindig kövesse a fogadó szervezet által megkövetelt profilt, ahelyett, hogy egy változatot feltételezne, az egyetemesen a legjobb.
Mikor kell használnod a PDF/A-t?
Válassza ki a PDF/A-t, ha egy rekordpolitika, kormányzati ügynökség, archívum vagy ügyfél kifejezetten hosszú távú megőrzést igényel. Az általános PDF gyakran elegendő a számlák, prezentációk és jelentések azonnali megosztására.
A PDF/A nem titkosítási formátum, nem automatikus OCR eszköz, vagy garancia arra, hogy a dokumentumot nem lehet megváltoztatni.
Hogyan lehet létrehozni és érvényesíteni a PDF/A
- Azonosítsa a szükséges profilt. Kérdezze meg, hogy szükség van-e a PDF/A-1, -2, -3 vagy -4, és hogy meg van-e adva a konformance szint.
- A Alkalmazzon megfelelő exportőrt. A normál mentés a PDF parancsként nem feltétlenül gyártja a PDF/A-t.
- Áttekintés betűtípusok és erőforrások. Győződjön meg róla, hogy a betűtípusok beágyazhatók, és a szükséges tartalom önmagukban van.
- A Külön példány exportálása. fenntartja a szerkeszthető eredetit a későbbi revíziókhoz.
- Igazolja a kimenetet. Használjon egy PDF/A validátort, amely támogatja a kiválasztott profilt, és korrigálja a jelentett hibákat.
Általános hibák
A PDF, amely sikeresen megnyílik, nem feltétlenül PDF/A kompatibilis. Hasonlóképpen, a szkennelt PDF-kompatibilis nem teszi automatikusan a szöveges kereshetőséget. A PDF/A-3-csatlakozások hasznosak lehetnek olyan munkafolyamatoknál, mint például az eredeti táblázat megőrzése, de azokat archiválási politikának kell szabályoznia.
Gyakran ismételt kérdések
Meg tudja nyitni az átlagos PDF olvasók PDF/A?
Általánosságban igen, bár nem feltétlenül érvényesítik a megfelelőséget.
A PDF/A kisebb, mint a PDF?
Nem feltétlenül. A beágyazott erőforrások növelhetik a méretüket.
Tudok jelszót - védi a PDF/A fájlt?
A PDF/A tiltja a titkosítást.
A PDF/A tartalmazza a OCR-t?
Nem. A OCR egy külön folyamat.
Melyik PDF/A verziót válasszam?
Használja a fogadó intézmény vagy a szervezet által meghatározott profilt.
Következtetés
A PDF egy rugalmas dokumentumformátum; a PDF/A a hosszú távú megőrzésre vonatkozó követelményeket egészít ki. Válassza ki a megfelelő profilt, és érvényesítse azt ahelyett, hogy egy címkére hagyatkozna. A PDF konverziót és szervezést a PDFreevert.