PDF बनाम PDF/A: अंतर क्या है?

परिचय

आपको एक साधारण PDF के बजाय PDF/A प्रारूप में एक दस्तावेज़ जमा करने के लिए कहा जा सकता है। दोनों समान दिख सकते हैं, लेकिन वे अलग-अलग उद्देश्यों की सेवा करते हैं। नियमित PDF लचीला दस्तावेज़ विनिमय के लिए डिज़ाइन किया गया है; PDF/A लंबी अवधि के संरक्षण का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किए गए मानकों का एक परिवार है।

कानूनी रिकॉर्ड, संस्थागत अभिलेखागार और उन दस्तावेजों के लिए भेद को समझना महत्वपूर्ण है जो वर्षों तक पठनीय बने रहें।

एक PDF क्या है?

पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप (Pertical Document Format)PDF) पाठ, छवियों, फोंट, ग्राफिक्स और अन्य तत्वों वाले निश्चित लेआउट पृष्ठों का वर्णन करता है। यह सुविधाओं की एक विस्तृत श्रृंखला का समर्थन करता है, जिसमें फॉर्म, एनोटेशन, एन्क्रिप्शन और अटैचमेंट शामिल हैं। ये सुविधाएँ बनाते हैं PDF दैनिक आदान-प्रदान के लिए उपयोगी है लेकिन भविष्य के सॉफ्टवेयर उन्हें पुन: उत्पन्न नहीं कर सकते हैं तो संरक्षण को जटिल कर सकते हैं।

PDF/A क्या है?

PDF/A को ISO 19005 परिवार के मानकों द्वारा परिभाषित किया गया है। इसकी आवश्यकताओं को सीमित करने या भविष्य के प्रतिपादन की विश्वसनीयता में सुधार के लिए PDF सुविधाओं को निर्दिष्ट करने के लिए। उदाहरण के लिए, चयनित प्रोफाइल के अनुसार आवश्यक फ़ॉन्ट्स को एम्बेडेड किया जाना चाहिए, और एन्क्रिप्शन प्रतिबंधित है। एक दस्तावेज़ केवल अनुरूप नहीं है क्योंकि इसका फ़ाइल नाम या मेटाडाटा "PDF/A" कहता है; अनुरूपता को मान्य किया जाना चाहिए।

PDF बनाम PDF/A तुलना

PDF/A संस्करण समझाया

PDF/A-1 PDF 1.4 पर आधारित है और पारदर्शिता जैसी सुविधाओं को प्रतिबंधित करता है। PDF/A-2 नए PDF क्षमताओं पर निर्माण करता है और इसके नियमों के तहत पारदर्शिता की अनुमति देता है। PDF/A-3 मनमाने ढंग से एम्बेडेड संलग्नक की अनुमति देता है, हालांकि उन संलग्नकों को जरूरी नहीं है खुद को मेहराब। PDF/A-4 PDF 2.0 पर आधारित है और अनुरूपता मॉडल अद्यतन करता है।

कुछ संस्करण पाठ मानचित्रण और दस्तावेज़ संरचना से संबंधित अनुरूपता स्तर को भी परिभाषित करते हैं। हमेशा एक संस्करण को संभालने के बजाय प्राप्त करने वाले संगठन द्वारा आवश्यक प्रोफ़ाइल का पालन करें सार्वभौमिक रूप से सबसे अच्छा है।

आपको PDF/A का उपयोग कब करना चाहिए?

जब एक रिकॉर्ड नीति, सरकारी एजेंसी, पुरालेख या क्लाइंट को स्पष्ट रूप से दीर्घकालिक संरक्षण की आवश्यकता होती है तो PDF/A चुनें। साधारण PDF अक्सर चालान, प्रस्तुतियों और तत्काल साझा करने के लिए इरादा रिपोर्ट के लिए पर्याप्त है।

PDF/A एक एन्क्रिप्शन प्रारूप नहीं है, एक स्वचालित OCR उपकरण, या एक गारंटी है कि दस्तावेज़ को बदला नहीं जा सकता है।

कैसे बनाने और सत्यापित करने के लिए PDF/A

1. आवश्यक प्रोफ़ाइल की पहचान करें। पूछो कि क्या PDF/A-1, -2, -3, या -4 की आवश्यकता है और क्या एक अनुरूपता स्तर निर्दिष्ट है।
2. एक अनुपालन निर्यातक का उपयोग करें। एक सामान्य "Save as PDF" आदेश जरूरी नहीं कि PDF/A का उत्पादन।
3. फ़ॉन्ट्स और संसाधनों की समीक्षा करें। सुनिश्चित फ़ॉन्ट्स को एम्बेडेड किया जा सकता है और आवश्यक सामग्री स्वयं निर्मित है।
4. एक अलग प्रतिलिपि निर्यात करें। भविष्य के संशोधनों के लिए संपादन योग्य मूल को संरक्षित करता है।
5. उत्पादन को मान्य करें। एक PDF/A सत्यापनकर्ता का उपयोग करता है जो चुनी गई प्रोफाइल का समर्थन करता है और किसी भी रिपोर्ट की गई विफलताओं को सही करता है।

कॉमन मिस्टेक

एक PDF जो सफलतापूर्वक खुलता है, जरूरी नहीं कि PDF/A अनुरूप है। इसी तरह, एक स्कैन्ड PDF का अनुपालन करने से स्वचालित रूप से इसकी टेक्स्ट खोज योग्य नहीं होती है। PDF/A-3 संलग्नक कार्यप्रवाहों के लिए उपयोगी हो सकता है जैसे कि एक मूल स्प्रेडशीट को संरक्षित करना, लेकिन उन्हें एक अभिलेखीय नीति द्वारा नियंत्रित किया जाना चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या साधारण PDF रीडर PDF/A खोल सकते हैं?

आम तौर पर हाँ, हालांकि वे अनुरूपता को मान्य नहीं कर सकते हैं।

क्या PDF/A PDF से छोटा है?

जरूरी नहीं। एम्बेडेड संसाधन आकार बढ़ा सकते हैं।

क्या मैं एक PDF/A फ़ाइल पासवर्ड-सुरक्षा कर सकता हूं?

PDF/A एन्क्रिप्शन को प्रतिबंधित करता है।

क्या PDF/A में OCR शामिल है?

नहीं। OCR एक अलग प्रक्रिया है।

कौन से PDF/A संस्करण का चयन करना चाहिए?

प्राप्त संस्थान या आपके संगठन की अवधारण नीति द्वारा निर्दिष्ट प्रोफ़ाइल का उपयोग करें।

निष्कर्ष

PDF एक लचीला दस्तावेज़ प्रारूप है; PDF/A दीर्घकालिक संरक्षण के लिए आवश्यकताओं को जोड़ता है। सही प्रोफ़ाइल चुनें और लेबल पर भरोसा करने के बजाय इसे मान्य करें। साधारण PDF रूपांतरण और संगठन के लिए, PDFreevert का पता लगाएं।