PDF vs. PDF/A: Mitä eroa?

Johdanto

Sinua on ehkä pyydetty lähettämään asiakirja PDF/A-muodossa tavallisen PDF-muodon sijaan. Ne voivat näyttää samalta, mutta niillä on eri tarkoitus. Säännöllinen PDF on suunniteltu joustavaan asiakirjojen vaihtoon; PDF/A on standardiperhe, joka on suunniteltu tukemaan pitkäaikaista säilyttämistä.

Eron ymmärtäminen on tärkeää oikeudellisten arkistojen, institutionaalisten arkistojen ja vuosien ajan luettavien asiakirjojen kannalta.

Mikä on PDF?

Kannettava asiakirjamuoto (PDF) kuvaa kiinteä-layout-sivuja, jotka sisältävät tekstiä, kuvia, fontteja, grafiikkaa ja muita osia. Se tukee monenlaisia ominaisuuksia, kuten lomakkeita, huomautuksia, salausta ja liitteitä. Nämä ominaisuudet tekevät PDF:stä hyödyllisen jokapäiväisen jakamisen kannalta, mutta voivat vaikeuttaa säilyttämistä, jos tulevat ohjelmistot eivät pysty toistamaan niitä.

Mikä on PDF/A?

PDF/A on määritelty ISO:ssä 19005 standardiperhe. Sen vaatimukset rajoittavat tai täsmentävät PDF piirteet parantaa luotettavuutta tulevan renderoinnin. Esimerkiksi vaaditut kirjasimet on upotettava valitun profiilin mukaan ja salaus on kielletty. Asiakirja ei ole vaatimustenmukainen vain siksi, että sen tiedostonimi tai metadata sanoo ...PDF/A.

PDF vs. PDF/A-vertailu

PDF/A-versiot selitetty

PDF/A-1 perustuu PDF 1.4 ja rajoittaa ominaisuuksia, kuten avoimuutta. PDF/A-2 rakentuu uudemmille PDF-ominaisuuksille ja mahdollistaa läpinäkyvyyden sääntöjensä mukaisesti. PDF/A-3 sallii mielivaltaiset upotetut liitteet, vaikka nämä liitteet eivät välttämättä arkistoida itseään. PDF/A-4 perustuu PDF 2.0 ja päivittää conformance malli.

Joissakin versioissa määritellään myös tekstin kartoitukseen ja asiakirjarakenteeseen liittyvät vaatimustenmukaisuustasot. Noudata aina vastaanottavan organisaation vaatimaa profiilia sen sijaan, että oletetaan, että yksi versio on yleisesti paras.

Milloin sinun pitäisi käyttää PDF/A?

Valitse PDF/A, kun tiedostot politiikka, valtion virasto, arkisto, tai asiakas nimenomaisesti vaatii pitkäaikaista säilyttämistä. Tavallinen PDF riittää usein laskuihin, esittelyihin ja raportteihin, jotka on tarkoitettu välittömästi jaettavaksi.

PDF/A ei ole salausmuoto, automaattinen OCR-työkalu tai takuu siitä, ettei asiakirjaa voi muuttaa.

Miten luoda ja validoida PDF/A

1. Tunnista vaadittu profiili. Kysy, tarvitaanko PDF/A-1, -2, -3 vai -4 ja onko vaatimustenmukaisuustaso määritetty.
2. Käytä vaatimustenmukaista viejää. Normaalin PDF... -komennona ei välttämättä tuota PDF/A:ää.
3. Tarkista kirjasimet ja resurssit. Varmista, että kirjasimet voidaan upottaa ja että sisältö on itseisarvoista.
4. Vie erillinen kopio. Säilytä muokattavissa oleva alkuperäinen tulevia korjauksia varten.
5. Validoidaan tuloste. Käytä PDF/A-validaattoria, joka tukee valittua profiilia ja korjaa raportoidut viat.

Yleiset virheet

PDF, joka avautuu onnistuneesti, ei välttämättä ole PDF/A-yhteensopiva. Samoin skannatun PDF-yhteensopivuuden tekeminen ei automaattisesti tee sen tekstistä hakukelpoinen. PDF/A-3 liitetiedostot voivat olla hyödyllisiä työnkulussa, kuten alkuperäisen laskentataulukon säilyttämisessä, mutta niihin tulisi soveltaa arkistokäytäntöä.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tavalliset PDF-lukijat avata PDF/A:n?

Yleensä kyllä, vaikka ne eivät välttämättä vahvista vaatimustenmukaisuutta.

Onko PDF/A pienempi kuin PDF?

Ei välttämättä. Sulautetut resurssit voivat lisätä kokoa.

Voinko suojata salasanalla PDF/A-tiedoston?

PDF/A kieltää salauksen.

Sisältyykö PDF/A:hen OCR?

Ei. OCR on erillinen prosessi.

Minkä PDF/A-version valitsen?

Käytä vastaanottavan laitoksen määrittelemää profiilia tai organisaatiosi säilytyskäytäntöä.

Päätelmä

PDF on joustava asiakirjamuoto; PDF/A lisää vaatimuksia pitkäaikaista säilyttämistä varten. Valitse oikea profiili ja validoi se sen sijaan, että luottaisit etikettiin. Tavallisen PDF muuntaminen ja organisaatio, tutkia PDFreevert.