PDF vs PDF/A: mis vahe on?

Sissejuhatus

Teil võib olla palutud esitada dokument PDF/A vormingus tavalise PDF asemel. Need kaks võivad tunduda identsed, kuid neil on erinevad eesmärgid. Regulaarne PDF on mõeldud paindlikuks dokumendivahetuseks; PDF/A on standardite perekond, mille eesmärk on toetada pikaajalist säilitamist.

Erinevuse mõistmine on oluline juriidiliste dokumentide, institutsiooniliste arhiivide ja dokumentide puhul, mis peavad jääma loetavaks aastaid.

Mis on PDF?

Portable Document Format (PDF) kirjeldab fikseeritud paigutusega lehti, mis sisaldavad teksti, pilte, fonte, graafikat ja muid elemente. See toetab laia valikut funktsioone, sealhulgas vorme, annotatsioone, krüpteerimist ja manuseid. Need funktsioonid muudavad PDF-i igapäevaseks jagamiseks kasulikuks, kuid võivad säilitamise keeruliseks muuta, kui tulevane tarkvara ei suuda neid reprodutseerida.

Mis on PDF/A?

PDF/A on määratletud ISO 19005 standardite perekonnaga. Selle nõuded piiravad või täpsustavad PDF funktsioone, et parandada tulevase renderdamise usaldusväärsust. Näiteks peavad vajalikud fondid olema põimitud vastavalt valitud profiilile ja krüpteerimine on keelatud. Dokument ei vasta nõuetele ainult seetõttu, et selle failinimi või metaandmed ütlevad „PDF/A; vastavus tuleb valideerida.

PDF vs PDF/A võrdlus

PDF/A versioonid selgitatud

PDF/A-1 põhineb PDF 1.4-l ja piirab selliseid funktsioone nagu läbipaistvus. PDF/A-2 põhineb uuematel PDF võimalustel ja võimaldab läbipaistvust vastavalt oma reeglitele. PDF/A-3 lubab suvalisi manuseid, kuigi need manused ei pruugi ise arhiveerida. PDF/A-4 põhineb PDF 2.0 ja uuendab vastavusmudelit.

Mõned versioonid määratlevad ka teksti kaardistamise ja dokumendi struktuuriga seotud vastavustasemed. Alati järgige vastuvõtva organisatsiooni nõutavat profiili, selle asemel, et eeldada, et üks versioon on üldiselt parim.

Millal peaks PDF/A-i kasutama?

Valige PDF/A, kui dokumendipoliitika, valitsusasutus, arhiiv või klient nõuab selgesõnaliselt pikaajalist säilitamist. Tavaline PDF on sageli piisav arvete, esitluste ja aruannete jaoks, mis on mõeldud koheseks jagamiseks.

PDF/A ei ole krüpteerimisvorming, automaatne OCR tööriist ega garantii, et dokumenti ei saa muuta.

Kuidas luua ja valideerida PDF/A

1. Teha kindlaks vajalik profiil. Küsige, kas PDF/A-1, -2, -3 või -4 on vajalik ja kas vastavustase on kindlaks määratud.
2. Kasutada nõuetele vastavat eksportijat. Tavaline "Save as PDF" käsk ei pruugi tingimata tekitada PDF/A.
3. Fondide ja ressursside läbivaatamine. Veenduge, et fonte saab põimida ja nõutav sisu on iseseisev.
4. Ekspordib eraldi koopia. Säilitage redigeeritav originaal tulevasteks versioonideks.
5. Valideeri väljund. Kasuta PDF/A validaatorit, mis toetab valitud profiili ja parandab kõik teatatud vead.

Tavalised vead

Edukalt avanev PDF ei pruugi tingimata ühilduda PDF/A-ga. Samamoodi ei muuda skannitud PDF ühilduva teksti automaatselt otsitavaks. PDF/A-3 manused võivad olla kasulikud töövoogude jaoks, näiteks algse arvutustabeli säilitamiseks, kuid neid peaks reguleerima arhiivipoliitika.

Korduma kippuvad küsimused

Kas tavalised PDF lugejad saavad avada PDF/A?

Üldiselt jah, kuigi nad ei pruugi vastavust kinnitada.

Kas PDF/A on väiksem kui PDF?

Mitte tingimata. Sisseehitatud ressursid võivad suurendada suurust.

Kas ma saan PDF/A faili parooli kaitsta?

PDF/A keelab krüpteerimise.

Kas PDF/A sisaldab OCR?

Ei. OCR on eraldiseisev protsess.

Millist PDF/A versiooni valida?

Kasutage vastuvõtva asutuse määratud profiili või oma organisatsiooni säilitamispoliitikat.

Järeldus

PDF on paindlik dokumendivorming; PDF/A lisab nõuded pikaajaliseks säilitamiseks. Valige õige profiil ja kinnitage see, mitte tuginedes etiketile. Tavalise PDF konversiooni ja organiseerimise jaoks uurige PDFreevert-i.