Mis on PDF fail? Algaja juhend

PDF on üks enim kasutatavaid dokumendivorminguid maailmas. Alates ärilepingutest ja kooliülesannetest kuni arvete, e-raamatute ja valitsuse vormideni kasutatakse PDF-faile teabe jagamiseks erinevate seadmete ja operatsioonisüsteemide vahel.

Aga mis on PDF fail ja miks see on nii populaarne?

Kui olete kunagi alla laadinud dokumendi, mis lõpeb .pdf-ga, olete ilmselt märganud, et see näeb tavaliselt välja sama, kas avate selle Windows arvutis, Macis või nutitelefonis.

See järjepidevus on üks peamisi põhjusi, miks PDF sai dokumendijagamise standardvorminguks.

Selles algajasõbralikus juhendis selgitame, mida PDF tähendab, kuidas PDF failid töötavad, nende eelised ja piirangud ning kuidas neid luua, avada, redigeerida ja teisendada.

Mida tähendab PDF?

PDF tähistab Portable Document Format.

See on Adobe poolt varajases 1990-s välja töötatud failivorming, et lihtsustada dokumentide jagamist, säilitades samal ajal nende visuaalse välimuse.

PDF fail võib sisaldada:

• Tekst
• Pildid
• Lauad
• Vektorgraafika
• Fonts
• Hüperlingid
• Vormid
• Annotatsioonid
• Digitaalallkirjad
• Põimitud manused

Erinevalt lihtsast tekstifailist salvestab PDF teavet selle kohta, kuidas sisu peaks lehel ilmuma.

See võimaldab dokumendil säilitada järjepidevat paigutust erinevates süsteemides.

PDF on nüüd rahvusvaheliselt standardiseeritud ISO 32000 standardite perekonna kaudu.

Mis on PDF faili kasutatakse?

PDF faile kasutatakse alati, kui on oluline järjepidev dokumendi esitamine.

1. Äridokumendid

Ettevõtted kasutavad PDF-faile lepingute, arvete, aruannete, ettepanekute ja ametliku kirjavahetuse jaoks.

PDF aitab tagada, et saajad näevad järjepidevat dokumendipaigutust.

2. Haridus

Õpilased ja õpetajad kasutavad PDF-e ülesannete, uurimistööde, loengute ja õppematerjalide jaoks.

PDF dokumente saab vaadata paljudes seadmetes, ilma et oleks vaja algset redigeerimisrakendust.

3. Valitsuse ja juriidilised dokumendid

Riigiasutused ja juriidilised organisatsioonid levitavad sageli vorme, teateid ja ametlikke dokumente PDF-failidena.

Mõned PDF töövood toetavad ka digitaalallkirju ja dokumendi turvafunktsioone.

4. E-raamatud ja käsiraamatud

PDF-i kasutatakse tavaliselt tehniliste käsiraamatute, toote dokumentatsiooni ja väljaannete jaoks, kus on oluline lehe paigutus.

5. Trükkimine ja kirjastamine

PDF on laialdaselt kasutusel professionaalses trükkimises, sest see suudab säilitada lehe mõõtmeid, fonte, graafikat ja muud järjepidevaks väljundiks vajalikku teavet.

Trükitöövoogudes kasutatakse ka spetsiaalseid PDF standardeid.

Kuidas PDF fail töötab?

PDF kirjeldab, kuidas sisu kuvatakse ühel või mitmel lehel.

Selle asemel, et tugineda täielikult algsele rakendusele, salvestab see lehega seotud teavet struktureeritud vormingus.

PDF lugeja tõlgendab seda teavet ja renderdab dokumendi.

Tekst ja fondid

PDF võib salvestada teksti koos teabega fondi valiku, positsioneerimise ja välimuse kohta.

Võimalik on lisada fonte, mis aitavad säilitada kavandatud välimust.

Pildid

PDF failid võivad sisaldada rasterpilte, näiteks fotosid ja skaneeritud lehti.

Pildid võivad kasutada erinevaid pakkimismeetodeid sõltuvalt sellest, kuidas PDF loodi.

Vektorgraafika

PDF toetab vektorgraafikat, sealhulgas jooni, kujundeid ja teid.

Erinevalt rasterpiltidest saab vektorgraafikat üldiselt skaleerida, ilma et see muutuks pikseliks.

Lehekülje paigutus

PDF määratleb lehekülje mõõtmed ja sisu positsioneerimise.

Seetõttu säilitab korralikult loodud PDF tavaliselt oma paigutuse erinevates seadmetes.

Interaktiivsed elemendid

PDF võib toetada ka vorme, hüperlinke, annotatsioone ja muid interaktiivseid funktsioone.

Kuid mitte iga PDF lugeja toetab kõiki täiustatud funktsioone võrdselt.

Mis vahe on PDF ja Word vahel?

PDF ja Microsoft Word dokumendid on loodud erinevatel eesmärkidel.

Word on peamiselt redigeeritav dokumendivorming.

PDF on peamiselt mõeldud järjepidevaks esituseks ja levitamiseks.

Millal peaks PDF-i kasutama?

Vali PDF, kui:

• Lõpetatud dokumendi jagamine
• Ülesande esitamine
• Läbivaatamislepingu saatmine
• Aruande levitamine
• Dokumendi ettevalmistamine trükkimiseks
• Fikseeritud leheküljepaigutuse säilitamine

Millal peaks Word-i kasutama?

Vali Word, kui:

• Sisu kirjutamine või revideerimine
• Koostöö eelnõude osas
• Paragrahvide ja tabelite muutmine
• Dokumendistiilide rakendamine
• Sagedased struktuurimuutused

Paljudes töövoogudes luuakse dokumendid Word-is ja eksporditakse PDF-i, kui nad on valmis jagama.

Millised on PDF failide eelised?

PDF-l on mitmeid olulisi eeliseid.

1. Dokumentide järjepidev välimus

PDF aitab säilitada lehepaigutust, fonte, pilte ja graafikat ühilduvate vaatajate jaoks.

2. Lai ühilduvus

PDF lugejad on saadaval Windows, macOS, Linux, Android, iOS ja veebibrauserite jaoks.

3. Toetus erinevatele sisutüüpidele

Üks PDF võib sisaldada teksti, pilte, vektorgraafikat, tabeleid, vorme ja hüperlinke.

4. Trükitoetus

PDF sobib hästi dokumentide jaoks, mis nõuavad prognoositavaid lehekülje mõõtmeid ja paigutust.

5. Dokumendi turvaelemendid

PDF toetab selliseid funktsioone nagu krüpteerimine, juurdepääsuõigused ja digitaalallkirjad.

Kuid dokumendi tegelik turvalisus sõltub sellest, kuidas neid funktsioone rakendatakse ja kasutatakse.

6. Dokumendi pikaajaline säilitamine

Spetsiaalsed standardid nagu PDF/A on mõeldud pikaajaliseks arhiveerimiseks.

Mitte iga tavaline PDF ei vasta automaatselt PDF/A nõuetele.

Millised on PDF failide puudused?

Vaatamata oma eelistele on PDF-l ka piirangud.

1. Toimetamine võib olla keeruline

PDF ei ole mõeldud peamiselt ulatusliku sisu redigeerimiseks.

Lõigete, tabelite või leheküljepaigutuste muutmine võib nõuda spetsiaalset tarkvara.

2. PDF-failid võivad olla suured

Suure eraldusvõimega pildid, skannitud lehed, manustatud fondid ja muud ressursid võivad faili suurust suurendada.

3. Mobiilne lugemine võib olla ebamugav

A4 või kirjapaberi jaoks mõeldud PDF võib olla väikesel nutitelefoni ekraanil raske lugeda.

4. Skaneeritud PDF-failid ei pruugi sisaldada otsitavat teksti

Skaneeritud PDF võib sisaldada teksti pilte, mitte tegelikke tekstimärke.

OCR võib olla vajalik, et muuta sisu otsitavaks või redigeeritavaks.

5. Täiustatud funktsioonid ei pruugi kõikjal töötada

Interaktiivsed vormid, multimeedia ja spetsiaalsed PDF funktsioonid võivad PDF-i lugejates käituda erinevalt.

Kuidas avada PDF faili

PDF avamine on tavaliselt lihtne.

Windows

PDF faile saab avada kasutades:

• Microsoft serv
• Google Chrome
• Adobe Acrobat lugeja
• Muud ühilduvad PDF lugejad

Topeltklõpsake failil selle avamiseks vaikerakenduse abil.

Macil

macOS sisaldab eelvaadet, mis toetab PDF vaatamist.

PDF-faile saate avada ka ühilduvate brauserite ja kolmandate osapoolte rakenduste abil.

Android

Paljud Android seadmed saavad avada PDF-faile brauserite, dokumendirakenduste või ühilduvate PDF lugejate kaudu.

iPhone'is ja iPadis

iOS ja iPadOS toetavad PDF-i vaatamist selliste rakenduste kaudu nagu failid, Safari ja raamatud.

Olemasolevad funktsioonid sõltuvad rakenduse ja operatsioonisüsteemi versioonist.

Kuidas luua PDF faili

PDF loomiseks on mitmeid viise.

Meetod 1: eksport Microsoft Word-st

1. Ava dokument Word-s.
2. Vali Fail > Salvesta kui või Fail > Eksport.
3. Vali väljundvorminguks PDF.
4. Salvesta dokument.
5. Tulemuse kontrollimiseks avage PDF.

Meetod 2: Printimine PDF-le

Paljud operatsioonisüsteemid ja rakendused pakuvad virtuaalset PDF printerit.

Paberile trükkimise asemel salvestab rakendus dokumendi PDF-na.

Meetod 3: teisenda pildid PDF-ks

Saate teisendada JPG, PNG ja muud toetatud pildivormingud PDF dokumentideks.

See on kasulik skaneeritud paberite, kviitungite ja fotode jaoks.

Meetod 4: kasutage online PDF konverterit

Brauseripõhised PDF tööriistad võivad teisendada toetatud dokumendivormingud PDF-iks.

Näiteks saate uurida dokumendi teisendamise tööriistu PDFreevert-is.

Kuidas muuta PDF faili

PDF redigeerimine sõltub sellest, mida soovite muuta.

Lisa kommentaare või annotatsioone

Paljud PDF lugejad toetavad esiletõstmist, kommentaare ja annotatsioone.

Vormide täitmine

Mõned PDF-failid sisaldavad interaktiivseid vormivälju.

Informatsiooni saab sisestada ühilduva PDF lugeja abil.

Olemasoleva teksti muutmine

Olemasoleva PDF teksti redigeerimine võib nõuda spetsiaalset PDF redaktorit.

Teisenda PDF Word- iks

Kui teil on vaja teha ulatuslikke muudatusi, võib PDF teisendamine Word-iks olla mugavam.

Kuid keerulised paigutused ei pruugi täiuslikult teisendada.

Lehekülgede ümberkorraldamine

PDF organisatsiooni tööriistad aitavad lehekülgi ühendada, jagada, pöörata või eemaldada.

Saadaolevad funktsioonid sõltuvad valitud rakendusest.

Millised on PDF failide erinevad tüübid?

Mitte kõik PDF-failid ei sisalda sama tüüpi teavet.

Tekstipõhine PDF

Tekstipõhine PDF sisaldab tegelikke tekstimärke.

Kasutajad saavad sageli otsida, valida ja kopeerida teksti.

Skaneeritud PDF

Skaneeritud PDF sisaldab paberdokumentide pilte.

Ilma OCR-ta ei pruugi nähtav tekst olla valitav.

Otsitav PDF

Otsitav PDF sisaldab tekstiteavet, mis võimaldab kasutajatel sõnu otsida.

Mõned otsitavad PDF-id luuakse OCR tekstikihi lisamisega skaneeritud piltidele.

Interaktiivne PDF

Interaktiivne PDF võib sisaldada täidetavaid vorme, nuppe, linke või muid interaktiivseid elemente.

PDF/A

PDF/A on PDF standardite perekond, mis on mõeldud dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks.

PDF/X

PDF/X on standardite perekond, mis on mõeldud teatud professionaalsetele trüki- ja graafikavahetuse töövoogudele.

Kas PDF on sama, mis PDF/A?

Ei.

PDF on üldine dokumendivorming.

PDF/A on pikaajalise arhiveerimise standardite spetsialiseerunud perekond.

PDF/A seab teatud funktsioonidele piirangud ja nõuded, et parandada tulevase dokumendi reprodutseerimise usaldusväärsust.

Näiteks kehtivad PDF/A profiilid nõuavad sobivat fontide lisamist ja keelavad teatud sõltuvused, mis võivad häirida pikaajalist säilitamist.

Kui salvestate dokumente mitu aastat, võib PDF/A olla väärt kaalumist.

Tavalise ühiskasutuse ja igapäevaste kontoriülesannete täitmiseks piisab tavaliselt standardsest PDF-st.

Kas PDF fail on turvaline?

PDF on laialdaselt kasutatav formaat, kuid ükski failivorming ei ole automaatselt turvaline.

PDF võib sisaldada linke, manuseid, skripte või muud potentsiaalselt riskantset sisu.

Turvalisus sõltub ka PDF lugejast ja sellest, kuidas see faili käsitleb.

Riskide vähendamiseks:

• PDF-failide allalaadimine usaldusväärsetest allikatest.
• Hoidke oma PDF lugeja värskendatud.
• Vältige ootamatute manuste avamist.
• Ole ettevaatlik manustatud linkide ja failidega.
• Kasutage asjakohaseid turvavahendeid.

Tundlike dokumentide puhul vaadake enne failide üleslaadimist üle mis tahes võrguteenuse privaatsus- ja turvatavad.

Korduma kippuvad küsimused

Mida tähendab PDF?

PDF tähistab Portable Document Format.

Kes lõi PDF vormingu?

Adobe arendas PDF varases 1990-s. PDF sai hiljem rahvusvaheliselt standarditud dokumendivorminguks.

Kas PDF on tasuta kasutada?

PDF on avatud standardiseeritud formaat ja paljud tasuta rakendused saavad luua ja lugeda PDF faile. Mõned täiustatud redigeerimisrakendused nõuavad makset.

Kas ma saan muuta PDF faili?

Jah, kuid saadaolevad redigeerimisvalikud sõltuvad tarkvarast ja dokumendi struktuurist. Ulatusliku teksti redigeerimise korral võib teisendamine Word-iks olla mugavam.

Miks on PDF failid nii populaarsed?

PDF failid on laialdaselt toetatud ja aitavad säilitada dokumendi välimust erinevates seadmetes ja operatsioonisüsteemides.

Kas PDF võib sisaldada pilte ja teksti?

Jah. PDF toetab teksti, pilte, vektorgraafikat, hüperlinke, vorme ja muid dokumendielemente.

Miks ma ei saa teksti kopeerida mõnest PDF-failist?

Mõned PDF-failid sisaldavad pigem skaneeritud pilte kui tegelikku teksti. Teistel võivad olla kopeerimispiirangud või märgi kodeerimisprobleemid.

Kas PDF on parem kui Word?

Kumbki formaat ei ole üldiselt parem. PDF on üldiselt eelistatav valmis dokumentide jagamiseks, samas kui Word on mõeldud redigeerimiseks ja koostööks.

Järeldus

PDF ehk Portable Document Format on laialt kasutatav failivorming, mille eesmärk on säilitada dokumendi välimus erinevates seadmetes ja operatsioonisüsteemides.

See toetab teksti, pilte, graafikat, vorme, hüperlinke ja muid dokumendi funktsioone.

PDF on eriti kasulik valmis dokumentide jagamiseks, printimiseks ja arhiveerimiseks, samas kui redigeeritavad vormingud nagu Word on sageli paremad sisu loomiseks ja muutmiseks.

PDF toimimise mõistmine aitab teil valida oma dokumentide jaoks õige vormingu ja vältida tavapäraseid konversiooniprobleeme.

Kui teil on vaja teisendada, tihendada, ühendada või organiseerida PDF faile, uurige PDFreevert-is saadaolevaid tööriistu.

Ükskõik, kas valmistate ette äriaruande, esitate ülesande või jagate skannitud dokumenti, õige PDF töövoo valimine võib dokumendihalduse lihtsamaks muuta.