Kas ir PDF fails? Iesācēja rokasgrāmata

PDF ir viens no visplašāk izmantotajiem dokumentu formātiem pasaulē. Sākot ar uzņēmējdarbības līgumiem un skolas uzdevumiem un beidzot ar rēķiniem, ebooks un valdības veidlapām, PDF faili tiek izmantoti informācijas apmaiņai dažādās ierīcēs un operētājsistēm.

Bet kas tieši ir PDF fails, un kāpēc tas ir tik populārs?

Ja esat lejuplādējis dokumentu, kas beidzas ar .pdf, jūs, iespējams, esat ievērojis, ka parasti tas izskatās pats, vai jūs atvērt to uz Windows datora, Mac, vai viedtālrunis.

Šī konsekvence ir viens no galvenajiem iemesliem PDF kļuva par standarta formātu dokumentu koplietošanai.

Šajā iesācējam draudzīgs guide, mēs paskaidrosim, ko PDF nozīmē, kā PDF faili darbojas, to priekšrocības un ierobežojumus, un kā izveidot, atvērt, rediģēt, un pārvērst tos.

Ko nozīmē PDF?

PDF ir portatīvais dokumentu formāts.

Tas ir faila formāts, ko izstrādājis Adobe agrīnā 1990, lai atvieglotu dokumentu koplietošanu, vienlaikus saglabājot to vizuālo izskatu.

PDF fails var saturēt:

• Teksts
• Attēli
• Tabulas
• Vektoru grafika
• Fonti
• Hipersaites
• Veidlapas
• Anotācijas
• Ciparu paraksti
• Iegultie pielikumi

Atšķirībā no vienkārša teksta faila, PDF saglabā informāciju par to, kā saturam būtu jāparādās lapā.

Tas ļauj dokumentam saglabāt konsekventu izkārtojumu dažādās sistēmās.

PDF tagad ir standartizēts starptautiski, izmantojot ISO 32000 standartu grupu.

Kam ir PDF fails izmantots?

PDF faili tiek lietoti vienmēr, kad ir svarīga konsekventa dokumentu prezentācija.

1. Darba dokumenti

Uzņēmumi izmanto PDF līgumiem, rēķiniem, ziņojumiem, priekšlikumiem, un oficiālā sarakste.

PDF palīdz nodrošināt, ka saņēmēji redz konsekventu dokumentu izkārtojumu.

2. Izglītība

Studenti un skolotāji izmanto PDF uzdevumus, pētījumu dokumentus, lekciju piezīmes un mācību materiālus.

PDF dokumentus var apskatīt daudzās ierīcēs, neprasot oriģinālo rediģēšanas programmu.

3. Valdības un juridiskie dokumenti

Valdības aģentūras un juridiskās organizācijas bieži izplata veidlapas, paziņojumus un oficiālos dokumentus kā PDF.

Dažas PDF darbplūsmas atbalsta arī digitālos parakstus un dokumentu drošības elementus.

4. Ebooks un rokasgrāmatas

PDF parasti izmanto tehniskās rokasgrāmatas, produkta dokumentāciju, un publikācijas, kur lapas izkārtojums ir svarīgi.

5. Poligrāfija un izdevējdarbība

PDF tiek plaši izmantots profesionālajā drukāšanā, jo tas var saglabāt lapas izmērus, fontus, grafikus un citu informāciju, kas nepieciešama konsekventai izvadei.

Specializētos PDF standartus izmanto arī drukas darbplūsmās.

Kā PDF fails darbojas?

A PDF apraksta, kā saturu rādīt vienā vai vairākās lapās.

Tā vietā, lai pilnībā paļauties uz sākotnējo pieteikumu, tas glabā ar lapu saistītu informāciju strukturētā formātā.

A PDF lasītājs interpretē šo informāciju un renderē dokumentu.

Teksts un fonti

PDF var uzglabāt tekstu kopā ar informāciju par fontu izvēli, novietojumu un izskatu.

Fonti var būt iegulti, lai palīdzētu saglabāt paredzēto izskatu.

Attēli

PDF faili var saturēt rastra attēlus, piemēram, fotogrāfijas un skenētas lapas.

Attēlus var izmantot dažādas saspiešanas metodes atkarībā no tā, kā tika izveidots PDF.

Vektoru grafika

PDF atbalsta vektorgrafiku, tostarp līnijas, formas un ceļus.

Atšķirībā no rastra attēliem vektorgrafiku parasti var mērogot, nekļūstot pikseļveida.

Lapas izkārtojums

A PDF definē lapas izmērus un satura pozicionēšanu.

Tas ir iemesls, kāpēc pareizi izveidots PDF parasti uztur savu izkārtojumu dažādās ierīcēs.

Interaktīvi elementi

PDF var atbalstīt arī formas, hipersaites, anotācijas un citas interaktīvas funkcijas.

Tomēr ne katrs PDF lasītājs atbalsta visas uzlabotās funkcijas vienādi.

Kāda ir atšķirība starp PDF un Word?

PDF un Microsoft Word dokumenti ir paredzēti dažādiem mērķiem.

Word galvenokārt ir rediģējams dokumenta formāts.

PDF galvenokārt paredzēts konsekventai prezentācijai un izplatīšanai.

Kad jums vajadzētu lietot PDF?

Izvēlieties PDF, kad:

• Koplietojam pabeigtu dokumentu
• Piešķiršanas iesniegšana
• Līguma nosūtīšana pārskatīšanai
• Ziņojuma izplatīšana
• Sagatavo dokumentu drukāšanai
• Saglabā fiksētu lapas izkārtojumu

Kad jums vajadzētu lietot Word?

Izvēlieties Word, kad:

• Satura rakstīšana vai pārskatīšana
• Sadarboties ar projektiem
• Rediģē punktus un tabulas
• Pielieto dokumentu stilus
• Biežu strukturālu pārmaiņu veikšana

Daudzās darbplūsmās dokumenti tiek izveidoti Word un eksportēti uz PDF, kad tie ir gatavi dalīties.

Kādas ir PDF failu priekšrocības?

PDF ir vairākas nozīmīgas priekšrocības.

1. Konsekventa dokumenta izskats

PDF palīdz saglabāt lapas izkārtojumu, fontus, attēlus un grafikus savietojamiem skatītājiem.

2. Plaša savietojamība

PDF lasītāji ir pieejami Windows, macOS, Linux, Android, iOS un tīmekļa pārlūkprogrammām.

3. Dažādu satura veidu atbalsts

Viens PDF var saturēt tekstu, attēlus, vektorgrafiku, tabulas, formas un hipersaites.

4. Drukas atbalsts

PDF ir labi piemērots dokumentiem, kas prasa paredzamus lapas izmērus un izkārtojumu.

5. Dokumentu drošības elementi

PDF atbalsta tādas funkcijas kā šifrēšanu, piekļuves atļaujas un digitālos parakstus.

Tomēr dokumenta faktiskā drošība ir atkarīga no tā, kā šie elementi tiek īstenoti un izmantoti.

6. Dokumentu ilgtermiņa saglabāšana

Specializēti standarti, piemēram, PDF/A ir paredzēti ilgtermiņa arhivēšanai.

Ne visi parastie PDF automātiski atbilst PDF/A prasībām.

Kādas ir PDF failu priekšrocības?

Neskatoties uz savām priekšrocībām, PDF ir arī ierobežojumi.

1. Rediģēšana var būt sarežģīta

PDF galvenokārt nav paredzēts plašai satura rediģēšanai.

Mainot rindkopas, tabulas, vai lapas izkārtojumu var pieprasīt specializētu programmatūru.

2. Sarežģīti PDF var būt lieli

Augstas izšķirtspējas attēli, skenētas lapas, iegultie fonti, un citi resursi var palielināt faila izmēru.

3. Mobilā lasīšana var sagādāt neērtības

PDF, kas paredzēts A4 vai Letter paper, var būt grūti lasīt uz neliela viedtālruņa ekrāna.

4. Skenētie PDF nedrīkst saturēt meklējamu tekstu

Skenētā PDF var saturēt teksta attēlus, nevis teksta rakstzīmes.

OCR var būt nepieciešams, lai padarītu saturu pārmeklējamu vai rediģējamu.

5. Uzlabotas funkcijas var nedarboties visur

Interaktīvas formas, multimediji un specializētas PDF funkcijas PDF lasītāju vidū var uzvesties atšķirīgi.

Kā atvērt PDF failu

PDF atvēršana parasti ir vienkārša.

Uz Windows

Jūs varat atvērt PDF failus, izmantojot:

• Microsoft mala
• Google Chrome
• Adobe Acrobat lasītājs
• Citi saderīgi PDF lasītāji

Dubultklikšķis uz faila, lai to atvērtu, izmantojot noklusēto programmu.

Mak. dienā

macOS ietver priekšapskati, kas atbalsta PDF skatīšanos.

Jūs varat arī atvērt PDF, izmantojot saderīgus pārlūkprogrammas un trešās puses lietojumprogrammas.

Uz Android

Daudzas Android ierīces var atvērt PDFs, izmantojot pārlūkprogrammas, dokumentu programmas vai savietojamus PDF lasītājus.

Par iPhone un iPad

iOS un iPadOS atbalsta PDF apskatīšanu, izmantojot tādas programmas kā Files, Safari un Books.

Pieejamās funkcijas ir atkarīgas no lietojumprogrammas un operētājsistēmas versijas.

Kā izveidot PDF failu

Ir vairāki veidi, kā izveidot PDF.

Metode 1: Eksportēt no Microsoft Word

1. Atvērt dokumentu Word.
2. Izvēlieties Fails > Saglabāt kā vai Fails > Eksportēt.
3. Izvēlieties PDF kā izejas formātu.
4. Saglabāt dokumentu.
5. Atveriet PDF, lai pārbaudītu rezultātu.

Metode 2: Izmantojiet Druku uz PDF

Daudzas operētājsistēmas un lietojumprogrammas nodrošina virtuālu PDF printeri.

Tā vietā, lai drukātu uz papīra, programma saglabā dokumentu kā PDF.

Metode 3: Pārveidot attēlus uz PDF

Jūs varat konvertēt JPG, PNG un citus atbalstītos attēlu formātus PDF dokumentos.

Tas ir noderīgi skenētiem dokumentiem, čekiem un fotogrāfijām.

Metode 4: Izmantojiet tiešsaistes PDF pārveidotāju

Uz pārlūku balstīti PDF rīki var pārveidot atbalstītos dokumentu formātus PDF.

Piemēram, jūs varat izpētīt dokumentu konversijas rīkus PDFreevert.

Kā rediģēt PDF failu

Rediģēšana PDF ir atkarīga no tā, ko vēlaties mainīt.

Pievienot komentārus vai anotācijas

Daudzi PDF lasītāji atbalsta izcelšanu, komentārus un anotācijas.

Aizpildiet veidlapas

Daži PDF satur interaktīvu formu laukus.

Jūs varat ievadīt informāciju, izmantojot saderīgu PDF lasītāju.

Mainīt esošo tekstu

Esošā PDF teksta rediģēšanai var būt nepieciešams specializēts PDF redaktors.

Konvertēt PDF uz Word

Ja jāveic plašas izmaiņas, PDF pārveidošana par Word var būt ērtāka.

Tomēr sarežģīti izkārtojumi var nekļūdīgi pārvērsties.

Pārkārtot lapas

PDF organizācijas rīki var palīdzēt apvienot, sadalīt, pagriezt vai noņemt lapas.

Pieejamās funkcijas ir atkarīgas no izvēlētās programmas.

Kādi ir dažādie PDF failu veidi?

Ne visi PDF satur viena veida informāciju.

Teksta PDF

Tekstā balstītas PDF satur teksta rakstzīmes.

Lietotāji bieži var meklēt, izvēlēties un kopēt tekstu.

Skenēts PDF

Skenētā PDF satur attēlus papīra dokumentiem.

Bez OCR redzamais teksts var nebūt izvēlams.

Meklējams PDF

Meklējama PDF satur teksta informāciju, kas ļauj lietotājiem meklēt vārdus.

Daži meklējamie PDF ir izveidoti, skenētajiem attēliem pievienojot OCR teksta slāni.

Interaktīva PDF

Interaktīvā PDF var saturēt aizpildāmas formas, pogas, saites vai citus interaktīvus elementus.

PDF/A

PDF/A ir PDF standartu saime, kas paredzēta ilgtermiņa dokumentu saglabāšanai.

PDF/X

PDF/X ir standartu kopums, kas paredzēts noteiktām profesionālām drukas un grafikas apmaiņas darbplūsmām.

Vai PDF ir tāds pats kā PDF/A?

Nē.

PDF ir vispārējais dokumenta formāts.

PDF/A ir specializēta standartu grupa ilgtermiņa arhivēšanai.

PDF/A nosaka ierobežojumus un prasības atsevišķām funkcijām, lai uzlabotu turpmākās dokumentu reproducēšanas uzticamību.

Piemēram, piemērojamie PDF/A profili prasa piemērotu fontu ielīmēšanu un aizliedz noteiktas atkarības, kas varētu traucēt ilgtermiņa saglabāšanu.

Ja jūs glabājat dokumentus daudzus gadus, PDF/A var būt vērts apsvērt.

Parastiem koplietošanas un ikdienas biroja uzdevumiem parasti pietiek ar standarta PDF.

Vai PDF fails ir drošs?

PDF ir plaši izmantots formāts, bet neviens faila formāts nav automātiski drošs.

PDF var saturēt saites, pielikumus, skriptus vai citu potenciāli riskantu saturu.

Drošība ir atkarīga arī no PDF lasītāja un kā tas apstrādā failu.

Lai samazinātu riskus:

• Lejupielādēt PDF no uzticamiem avotiem.
• Turpiniet atjaunināt savu PDF lasītāju.
• Izvairieties atvērt negaidītus pielikumus.
• Esiet piesardzīgi ar iegultajām saitēm un failiem.
• Izmantot atbilstošus drošības rīkus.

Attiecībā uz slepeniem dokumentiem pirms failu augšupielādēšanas pārskatīt jebkura tiešsaistes pakalpojuma privātuma un drošības praksi.

Bieži uzdotie jautājumi

Ko nozīmē PDF?

PDF ir portatīvais dokumentu formāts.

Kas izveidoja PDF formātu?

Adobe izstrādāja PDF agrīnā 1990. PDF vēlāk kļuva par starptautiski standartizētu dokumentu formātu.

Vai PDF ir brīvs izmantot?

PDF ir atvērts standartizēts formāts, un daudzas bezmaksas programmas var izveidot un lasīt PDF failus. Dažas uzlabotas rediģēšanas programmas prasa samaksu.

Vai es varu rediģēt PDF failu?

Jā, bet pieejamās rediģēšanas iespējas ir atkarīgas no programmatūras un dokumentu struktūras. Plašai teksta rediģēšanai, pārveidošana uz Word var būt ērtāka.

Kāpēc PDF faili ir tik populāri?

PDF faili ir plaši atbalstīti un palīdz saglabāt dokumentu izskatu dažādās ierīcēs un operētājsistēmās.

Vai PDF var saturēt attēlus un tekstu?

Jā. PDF atbalsta tekstu, attēlus, vektorgrafiku, hipersaites, veidlapas un citus dokumentu elementus.

Kāpēc es nevaru kopēt tekstu no dažiem PDF?

Daži PDF satur skenētus attēlus, nevis faktisko tekstu. Citiem var būt kopēšanas ierobežojumi vai rakstzīmju kodēšanas problēmas.

Vai PDF ir labāks par Word?

Neviens formāts nav vispārīgs labāks. PDF parasti ir vēlams, lai dalītos ar pabeigtiem dokumentiem, bet Word ir paredzēts rediģēšanai un sadarbībai.

Secinājums

PDF, jeb Portable Document Format, ir plaši izmantots faila formāts, kas paredzēts, lai saglabātu dokumenta izskatu dažādās ierīcēs un operētājsistēm.

Tas atbalsta tekstu, attēlus, grafiku, veidlapas, hipersaites un citas dokumentu iezīmes.

PDF ir īpaši noderīgs, lai dalītos ar gataviem dokumentiem, drukāšanu un arhivēšanu, savukārt rediģējamie formāti, piemēram, Word, bieži vien ir labāki, lai izveidotu un pārskatītu saturu.

Izpratne par to, kā PDF darbojas, var palīdzēt jums izvēlēties pareizo formātu saviem dokumentiem un izvairīties no kopīgām konversijas problēmām.

Ja jums ir nepieciešams konvertēt, saspiest, apvienot, vai organizēt PDF failus, izpētīt instrumentus, kas pieejami PDFreevert.

Neatkarīgi no tā, vai gatavojat biznesa pārskatu, iesniedzat uzdevumu vai koplietojat skenētu dokumentu, izvēloties pareizo PDF darbplūsmu, dokumentu pārvaldība var būt vieglāka.