Kas yra PDF failas? Pradžios vadovas

PDF yra vienas iš labiausiai paplitusių pasaulyje naudojamų dokumentų formatų. Nuo verslo sutarčių ir mokyklos užduočių sąskaitų, ebooks, ir vyriausybės formas, PDF failai yra naudojami dalytis informacija tarp įvairių įrenginių ir operacinių sistemų.

Bet kas tiksliai yra PDF failas, ir kodėl jis toks populiarus?

Jei kada nors atsisiuntėte dokumentą, kuris baigiasi .pdf, tikriausiai pastebėjote, kad jis paprastai atrodo tas pats, ar jį atidarote ant Windows kompiuterio, Mac, arba išmaniojo telefono.

Tas nuoseklumas yra viena iš pagrindinių priežasčių, PDF tapo standartiniu formatu, kuriuo dalijamasi dokumentais.

Šiame pradžioje draugiškame vadove mes paaiškinsime, ką reiškia PDF, kaip PDF failai veikia, jų privalumai ir apribojimai, ir kaip juos kurti, atidaryti, redaguoti ir konvertuoti.

Kam PDF stovi?

PDF reiškia Portable Document Format.

Tai failo formatas, sukurtas Adobe pradžioje 1990, kad būtų lengviau dalintis dokumentais išsaugant jų išvaizdą.

PDF faile gali būti:

• Tekstas
• Paveikslėliai
• Lentelės
• Vektorinė grafika
• Šriftai
• Hipersaitai
• Formos
• Anotacijos
• Skaitmeniniai parašai
• Įterptieji priedai

Skirtingai nuo paprasto teksto failo, PDF saugo informaciją apie tai, kaip turinys turėtų pasirodyti puslapyje.

Tai leidžia dokumentui išlaikyti nuoseklų išdėstymą skirtingose sistemose.

PDF yra dabar standartizuotas tarptautiniu mastu per ISO 32000 šeimos standartus.

Kam naudojamas PDF failas?

PDF failai naudojami, kai svarbu, kad dokumentas būtų pateiktas nuosekliai.

1. Verslo dokumentai

Įmonės naudoja PVF sutartims, sąskaitoms faktūroms, ataskaitoms, pasiūlymams ir oficialiam susirašinėjimui.

PDF padeda užtikrinti, kad recipientai matytų nuoseklų dokumentų išdėstymą.

2. Švietimas

Studentai ir mokytojai naudoja PNF užduotims, mokslinių tyrimų dokumentams, paskaitų pažymoms ir studijų medžiagai.

PDF dokumentus galima peržiūrėti daugelyje įrenginių, nereikalaujant originalios redagavimo programos.

3. Vyriausybės ir teisiniai dokumentai

Vyriausybės agentūros ir teisinės organizacijos dažnai išplatina formas, pranešimus ir oficialius dokumentus kaip PVF.

Kai PDF darbo srautai taip pat palaiko skaitmeninius parašus ir dokumentų saugumo funkcijas.

4. Ebook ir vadovai

PDF paprastai naudojamas techninių vadovų, produkto dokumentacijos ir leidinių, kur puslapis išdėstymas yra svarbus.

5. Spausdinimas ir leidyba

PDF plačiai naudojamas profesionaliam spausdinimui, nes jis gali išsaugoti puslapių matmenis, šriftus, grafiką ir kitą informaciją, reikalingą nuosekliai produkcijai.

Specializuoti PDF standartai taip pat naudojami spausdinimo darbų srautams.

Kaip veikia PDF failas?

PDF apibūdina, kaip turinys turėtų būti rodomas viename ar daugiau puslapių.

Vietoj to, kad pasikliautų vien tik originalia programa, ji saugo su puslapiais susijusią informaciją struktūrizuotu formatu.

PDF skaitytojas interpretuoja šią informaciją ir pateikia dokumentą.

Tekstas ir šriftai

PDF gali saugoti tekstą kartu su informacija apie šriftų pasirinkimą, išdėstymą ir išvaizdą.

Šriftai gali būti įterptas padėti išsaugoti numatytą išvaizdą.

Paveikslėliai

PDF failai gali turėti rastrinius vaizdus, pavyzdžiui, nuotraukas ir nuskaitytus puslapius.

Vaizdai gali naudoti skirtingus suspaudimo metodus, priklausomai nuo to, kaip PDF buvo sukurta.

Vektorinė grafika

PDF palaiko vektorinę grafiką, įskaitant linijas, formas ir kelius.

Skirtingai nuo rastrinių vaizdų, vektorinė grafika paprastai gali būti padalinta netampant pikseliais.

Puslapio išdėstymas

PDF apibrėžia puslapių matmenis ir turinio išdėstymą.

Tai kodėl tinkamai sukurta PDF paprastai išlaiko savo išdėstymą įvairiuose įrenginiuose.

Interaktyvūs elementai

PDF taip pat gali palaikyti formas, hipersaitus, anotacijas ir kitas interaktyvias funkcijas.

Tačiau ne kiekvienas "PDF" skaitytuvas palaiko visas pažangias funkcijas vienodai.

Koks yra skirtumas tarp PDF ir Word?

PDF ir Microsoft Word dokumentai yra skirti įvairiems tikslams.

Word pirmiausia yra redaguojamas dokumento formatas.

PDF pirmiausia skirtas nuosekliam pateikimui ir platinimui.

Kada reikia vartoti PDF?

Pasirinkite PDF, kai:

• Dalijimasis baigtu dokumentu
• Užduoties vykdymas
• Peržiūros sutarties siuntimas
• Ataskaitos platinimas
• Dokumento spausdinimui parengimas
• Stacionaraus puslapio išdėstymo išsaugojimas

Kada reikia vartoti Word?

Pasirinkite Word, kai:

• Turinio įrašymas arba peržiūra
• Bendradarbiavimas rengiant projektus
• Punktų ir lentelių redagavimas
• Pritaikyti dokumentų stilius
• Dažnai vykstantys struktūriniai pokyčiai

Daugelyje darbų srautai, dokumentai yra sukurta Word ir eksportuojami į PDF, kai jie tikrai pasirengę pasidalinti.

Kokie yra PDF failų privalumai?

PDF turi keletą svarbių pranašumų.

1. Nuosekli dokumento išvaizda

PDF padeda išsaugoti puslapių išdėstymą, šriftus, vaizdus ir grafiką per suderinamus žiūrovus.

2. Platus suderinamumas

PDF skaitytuvai yra prieinami Windows, macOS, Linux, Android, iOS, ir interneto naršyklės.

3. Skirtingų turinio tipų palaikymas

Vienas PDF gali būti tekstas, vaizdai, vektorinė grafika, lentelės, formos, ir hipersaitai.

4. Spausdinimo palaikymas

PDF puikiai tinka dokumentams, kurie reikalauja nuspėjamų puslapių matmenų ir išdėstymo.

5. Dokumentų saugumo funkcijos

PDF palaiko šifravimo, prieigos teisių ir skaitmeninių parašų funkcijas.

Tačiau tikrasis dokumento saugumas priklauso nuo to, kaip šios funkcijos yra įgyvendinamos ir naudojamos.

6. Ilgalaikio dokumento išsaugojimas

Specializuoti standartai, pavyzdžiui, PDF/A yra skirti ilgalaikiam archyvavimui.

Ne kiekvienas paprastas PDF automatiškai atitinka PDF/A reikalavimus.

Kokie yra PDF failų trūkumai?

Nepaisant savo privalumų, PDF taip pat turi apribojimų.

1. Redaguoti gali būti sunku

PDF nėra visų pirma skirtas plataus turinio redagavimui.

Pakeitus dalis, lenteles ar puslapio maketus gali prireikti specializuotos programinės įrangos.

2. Sudėtingi PDF gali būti dideli

High-resolution vaizdai, nuskaityti puslapiai, įmontuoti šriftai, ir kiti ištekliai gali padidinti failo dydį.

3. Mobilus skaitymas gali būti nepatogus

PDF, skirtas A4 arba Laiškinis popierius gali būti sunku skaityti mažame išmaniajame ekrane.

4. NAME OF TRANSLATORS

Nuskaitytas PDF gali turėti teksto atvaizdus, o ne tikruosius teksto simbolius.

OCR gali būti reikalaujama, kad turinys būtų ieškomas arba redaguojamas.

5. Pažangios funkcijos gali nedirbti visur

Interaktyviosios formos, multimedija ir specializuotos PDF funkcijos gali skirtingai veikti PDF skaitytojams.

Kaip atverti PDF failą

PDF atidarymas paprastai yra paprastas.

Windows

PDF failus galite atidaryti naudodami:

• Microsoft Briauna
• "Google Chrome"
• Adobe Acrobat Skaitytojas
• Kiti suderinami PDF skaitytuvai

Dvigubai spustelėkite failą, kad jį atidarytumėte naudodami numatytą programą.

Mac

macOS apima peržiūros funkciją, kuri palaiko PDF peržiūrą.

Taip pat galite atidaryti PDF naudodami suderinamas naršykles ir trečiųjų šalių programas.

Android

Daugelis Android įrenginių gali atidaryti PDF per naršykles, dokumentų programas arba suderinamus PDF skaitytuvus.

Ant iPhone ir iPad

iOS ir iPados palaiko PDF peržiūras per programas, pavyzdžiui, failus, Safari, ir knygas.

Galimos funkcijos priklauso nuo programos ir operacinės sistemos versijos.

Kaip sukurti PDF failą

Yra keletas būdų sukurti PDF.

Metodas 1: Eksportas iš Microsoft Word

1. Atidarykite dokumentą Word.
2. Pasirinkite Failas įrašytas kaip arba Failo eksportavimas.
3. Pasirinkite PDF kaip išvesties formatą.
4. Išsaugoti dokumentą.
5. Atidarykite PDF, kad patikrintumėte rezultatą.

Metodas 2: Spausdinti į PDF

Daugelis operacinių sistemų ir programų suteikia virtualų PDF spausdintuvą.

Vietoje spausdinimo ant popieriaus, programa taupo dokumentą kaip PDF.

Metodas 3: Konvertuoti vaizdus į PDF

Jūs galite konvertuoti JPG, PNG, ir kitų palaikomų vaizdo formatus į PDF dokumentus.

Tai naudinga skenuojant dokumentus, kvitus ir nuotraukas.

Metodas 4: Naudokite internete PDF Converter

Naršyklės pagrindu PDF įrankiai gali konvertuoti palaikomus dokumentų formatus į PDF.

Pavyzdžiui, galite tyrinėti dokumentų konvertavimo įrankius PDFreevert.

Kaip redaguoti PDF failą

PDF redagavimas priklauso nuo to, ką norite pakeisti.

Pridėti komentarus arba anotacijas

Daugelis PDF skaitytuvai palaiko paryškinti, komentarai, ir anotacijas.

Užpildyti formas

Kai kuriuose PDF yra interaktyvios formos laukai.

Informaciją galite įvesti naudodami suderinamą PDF skaitytuvą.

Pakeisti esamą tekstą

Esamo teksto PDF redagavimui gali prireikti specialaus PDF redaktoriaus.

Keisti PDF į Word

Jei Jums reikia atlikti daug pakeitimų, pavertus PDF į Word gali būti patogiau.

Tačiau sudėtingos maketai negali konvertuoti puikiai.

Puslapiai

PDF organizacijos įrankiai gali padėti sujungti, padalinti, keisti arba pašalinti puslapius.

Prieinamos funkcijos priklauso nuo pasirinktos programos.

Kokie yra skirtingi tipai PDF failus?

Ne visuose PDF pateikiama tokio paties tipo informacija.

PDF

Teksto pagrindu PDF yra faktinio teksto simbolių.

Vartotojai dažnai gali ieškoti, pasirinkti ir kopijuoti tekstą.

Skenuotas PDF

Nuskaitytame PDF yra popierinių dokumentų vaizdai.

Be OCR matomo teksto galima nepasirinkti.

Ieškoma PDF

Ieškoma PDF yra tekstinė informacija, leidžianti vartotojams ieškoti žodžių.

Kai kurie ieškomi PDF yra sukurti pridedant OCR teksto sluoksnį nuskaitytiems vaizdams.

Interaktyvus PDF

Interaktyvus PDF gali turėti užpildomų formų, mygtukų, nuorodų ar kitų interaktyvių elementų.

PDF/A

PDF/A yra PDF standartų, skirtų ilgalaikiam dokumentų išsaugojimui, šeima.

PDF / X

PDF / X yra standartų, skirtų tam tikriems profesionaliam spausdinimui ir grafikos mainams, šeima.

Ar PDF tas pats kaip PDF/A?

Ne.

PDF yra bendrasis dokumento formatas.

PDF/A yra specializuota šeima standartų ilgalaikio archyvavimo.

PDF/A nustato apribojimus ir reikalavimus tam tikroms savybėms, kad būtų pagerintas būsimų dokumentų reprodukcijos patikimumas.

Pavyzdžiui, taikomuose PDF/A profiliuose reikalaujama tinkamai įkelti šriftus ir uždrausti tam tikras priklausomybes, kurios galėtų trukdyti ilgalaikiam išsaugojimui.

Jei jums reikia saugoti dokumentus daugelį metų, PDF/A gali būti verta apsvarstyti.

Įprastoms bendroms ir kasdienėms biuro užduotims atlikti paprastai pakanka PDF standarto.

Ar PDF failas saugus?

PDF yra plačiai naudojamas formatas, bet nėra failo formatas yra automatiškai saugus.

PDF gali būti nuorodos, priedai, scenarijai ar kitas potencialiai rizikingas turinys.

Saugumas taip pat priklauso nuo PDF skaitytuvas ir kaip jis tvarko failą.

Siekiant sumažinti riziką:

• Parsisiųsti PDF iš patikimų šaltinių.
• Atnaujinkite savo PDF skaitytuvą.
• Venkite atidaryti netikėtus priedus.
• Būkite atsargūs su įterptomis nuorodomis ir failais.
• Naudokite tinkamas saugumo priemones.

Prieš įkeldami failus, peržiūrėkite bet kokios internetinės paslaugos privatumo ir saugumo praktiką, jei tai slapti dokumentai.

Dažnai užduodami klausimai

Ką reiškia PDF?

PDF reiškia Portable Document Format.

Kas sukūrė PDF formatą?

Adobe išplėtota PDF ankstyvoje 1990"Programinė įranga", specialiai suprojektuota arba modifikuota "naudoti" įrangai, nurodytai 3A001. PDF vėliau tapo tarptautiniu mastu standartizuoto dokumento formatu.

Ar galima naudoti PDF?

PDF yra atviras standartizuotas formatas, ir daugelis nemokamų programų gali sukurti ir skaityti PDF failus. Kai kurioms pažangioms redagavimo programoms reikia mokėjimo.

Ar galiu redaguoti PDF failą?

Taip, bet galimi redagavimo variantai priklauso nuo programinės įrangos ir dokumentų struktūros. Plataus teksto redagavimui, konvertuoti į Word gali būti patogiau.

Kodėl PDF failai tokie populiarūs?

PDF failai yra plačiai palaikomi ir padeda išsaugoti dokumentų išvaizdą įvairiuose įrenginiuose ir operacinėse sistemose.

Ar PDF gali turėti vaizdų ir teksto?

Taip. PDF palaiko tekstą, vaizdus, vektorinę grafiką, hipersaitus, formas ir kitus dokumentų elementus.

Kodėl galiu nukopijuoti tekstą iš kai kurių FDF?

Kai kuriuose PDF yra nuskaitytų vaizdų, o ne tikrojo teksto. Kitos gali turėti kopijavimo apribojimus arba simbolių kodavimo problemas.

Ar PDF geresnis už Word?

Nei formatas nėra visuotinai geresnis. PDF paprastai yra pageidautina dalintis užbaigtais dokumentais, o Word yra skirtas redagavimui ir bendradarbiavimui.

Išvada

PDF arba nešiojamas dokumentų formatas yra plačiai naudojamas failo formatas, skirtas išsaugoti dokumentų išvaizdą įvairiuose įrenginiuose ir operacinėse sistemose.

Jis palaiko tekstą, vaizdus, grafiką, formas, hipersaitus ir kitas dokumentų funkcijas.

PDF yra ypač naudinga dalintis užbaigtais dokumentais, spausdinti ir archyvuoti, o redaguojami formatai, pavyzdžiui, Word, dažnai yra geriau kurti ir peržiūrėti turinį.

Suprasti, kaip PDF veikia gali padėti jums pasirinkti tinkamą formatą savo dokumentus ir išvengti bendrų konvertavimo problemų.

Jei jums reikia konvertuoti, suglaudinti, sujungti, arba organizuoti PDF failus, tyrinėkite priemones, prieinamas PDFreevert.

Nesvarbu, ar jums reikia parengti verslo ataskaitą, pateikti užduotį, ar dalintis nuskaitytą dokumentą, pasirenkant tinkamą PDF darbo srauto gali padaryti dokumentų valdymą lengviau.