Czym jest plik PDF? Przewodnik dla początkujących

PDF jest jednym z najczęściej używanych formatów dokumentów na świecie. Pliki PDF są wykorzystywane do wymiany informacji na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.

Ale czym dokładnie jest plik PDF i dlaczego jest on tak popularny?

Jeśli kiedykolwiek pobrałeś dokument kończący się w .pdf, prawdopodobnie zauważyłeś, że zazwyczaj wygląda to tak samo, niezależnie od tego, czy otworzysz go na komputerze Windows, Mac, czy smartfonie.

Spójność ta jest jednym z głównych powodów, dla których PDF stał się standardowym formatem do udostępniania dokumentów.

W tym przyjaznym dla początkujących przewodniku wyjaśnimy, co oznacza PDF, jak działają pliki PDF, ich zalety i ograniczenia oraz jak je tworzyć, otwierać, edytować i konwertować.

Po co stoi PDF?

PDF oznacza przenośny format dokumentu.

Jest to format plików opracowany przez Adobe na początku 1990, aby ułatwić udostępnianie dokumentów przy zachowaniu ich wyglądu wizualnego.

Plik PDF może zawierać:

• Tekst
• Obrazy
• Tabele
• Grafika wektorowa
• Czcionki
• Hyperlinks
• Formularze
• Przypisy
• Podpisy cyfrowe
• Zamontowane załączniki

W przeciwieństwie do prostego pliku tekstowego, PDF przechowuje informacje o tym, jak zawartość powinna pojawić się na stronie.

Pozwala to na utrzymanie spójnego układu w różnych systemach.

PDF jest obecnie standaryzowany na arenie międzynarodowej poprzez rodzinę norm ISO 32000.

Do czego służy plik PDF?

Pliki PDF są używane zawsze, gdy ważna jest spójna prezentacja dokumentu.

1. Dokumenty handlowe

Przedsiębiorstwa korzystają z PDF w odniesieniu do umów, faktur, sprawozdań, propozycji i korespondencji służbowej.

PDF pomaga zapewnić, że odbiorcy widzą spójny układ dokumentu.

2. Edukacja

Uczniowie i nauczyciele wykorzystują PDF do zadań, prac badawczych, notatek do wykładów i materiałów do nauki.

Dokumenty PDF można przeglądać na wielu urządzeniach bez konieczności edycji oryginalnej aplikacji.

3. Dokumenty rządowe i prawne

Agencje rządowe i organizacje prawne często rozprowadzają formularze, ogłoszenia i oficjalne dokumenty jako PDF.

Niektóre strumienie robocze PDF obsługują również podpisy cyfrowe i zabezpieczenia dokumentów.

4. Ebooks and instructions

PDF jest powszechnie stosowany do podręczników technicznych, dokumentacji produktu i publikacji, gdzie układ strony ma znaczenie.

5. Drukowanie i publikowanie

PDF jest szeroko stosowany w profesjonalnym drukowaniu, ponieważ może zachować wymiary stron, czcionki, grafiki i inne informacje wymagane dla spójnego wyjścia.

Specjalizowane standardy PDF są również stosowane w drukarskich przepływach pracy.

Jak działa plik PDF?

PDF opisuje, w jaki sposób zawartość powinna być wyświetlana na jednej lub kilku stronach.

Zamiast całkowicie polegać na pierwotnej aplikacji, przechowuje informacje związane z konkursami w formie ustrukturyzowanej.

Czytnik PDF interpretuje te informacje i renderuje dokument.

Tekst i czcionki

PDF może przechowywać tekst wraz z informacjami o wyborze czcionki, pozycjonowaniu i wyglądzie.

Czcionki mogą być wbudowane w celu zachowania zamierzonego wyglądu.

Obrazy

Pliki PDF mogą zawierać grafiki rasterowe, takie jak fotografie i zeskanowane strony.

Obrazy mogą stosować różne metody kompresji w zależności od tego, jak został stworzony PDF.

Grafika wektorowa

PDF obsługuje grafikę wektorową, w tym linie, kształty i ścieżki.

W przeciwieństwie do rastrowych obrazów, grafika wektorowa może być ogólnie skalowana bez stawania się pikselowana.

Układ strony

PDF definiuje wymiary stron i pozycjonowanie treści.

Dlatego właściwie utworzony PDF zazwyczaj utrzymuje swój układ na różnych urządzeniach.

Elementy interaktywne

PDF może również obsługiwać formularze, hiperłącza, adnotacje i inne funkcje interaktywne.

Jednak nie każdy czytnik PDF obsługuje wszystkie zaawansowane funkcje w równym stopniu.

Jaka jest różnica między PDF a Word?

Dokumenty PDF i Microsoft Word są przeznaczone do różnych celów.

Word jest przede wszystkim edytowalnym formatem dokumentu.

PDF jest przeznaczony przede wszystkim do konsekwentnej prezentacji i dystrybucji.

Kiedy należy stosować PDF?

Wybierz PDF, kiedy:

• Udostępnianie gotowego dokumentu
• Złożenie przydziału
• Wysyłanie umowy do ponownego rozpatrzenia
• Dystrybucja sprawozdania
• Przygotowanie dokumentu do drukowania
• Zachowanie ustalonego układu strony

Kiedy należy stosować Word?

Wybierz Word, kiedy:

• Pisanie lub przeglądanie treści
• Współpraca w zakresie projektów
• Edycja akapitów i tabel
• Stosowanie stylów dokumentów
• Częste zmiany strukturalne

W wielu przepływach roboczych, dokumenty są tworzone w Word i eksportowane do PDF, gdy są gotowe do udostępniania.

Jakie są zalety plików PDF?

PDF ma kilka ważnych zalet.

1. Spójny wygląd dokumentu

PDF pomaga zachować układ strony, czcionki, obrazy i grafiki w kompatybilnych widzów.

2. Szeroka kompatybilność

Czytniki PDF są dostępne dla przeglądarek Windows, macOS, Linux, Android, iOS i przeglądarek internetowych.

3. Wsparcie dla różnych typów treści

Pojedyncze PDF może zawierać tekst, obrazy, grafikę wektorową, tabele, formularze i hiperłącza.

4. Wsparcie drukowania

PDF nadaje się do dokumentów wymagających przewidywalnych wymiarów stron i układu.

5. Cechy bezpieczeństwa dokumentu

PDF obsługuje takie funkcje jak szyfrowanie, uprawnienia dostępu i podpisy cyfrowe.

Rzeczywiste bezpieczeństwo dokumentu zależy jednak od tego, w jaki sposób są one wdrażane i wykorzystywane.

6. Długoterminowa ochrona dokumentów

Specjalistyczne standardy, takie jak PDF/A, są przeznaczone do archiwizacji długoterminowej.

Nie każdy zwykły PDF automatycznie spełnia wymagania PDF/A.

Jakie są wady plików PDF?

Pomimo swoich zalet, PDF również ma ograniczenia.

1. Edycja może być trudna

PDF nie jest przeznaczony głównie do szerokiej edycji treści.

Zmiana punktów, tabel lub układów stron może wymagać specjalistycznego oprogramowania.

2. Złożone PDF mogą być duże

Obrazy wysokiej rozdzielczości, zeskanowane strony, wbudowane czcionki i inne zasoby mogą zwiększyć rozmiar pliku.

3. Mobilny czytanie może być niewygodne

PDF przeznaczony do A4 lub papieru listowego może być trudne do odczytania na małym ekranie smartfona.

4. Skanowane PDF mogą nie zawierać tekstu wyszukiwania

Zeskanowany PDF może zawierać obrazy tekstu zamiast rzeczywistych znaków tekstowych.

OCR może być wymagane, aby zawartość była przeszukiwana lub edytowana.

5. Zaawansowane funkcje mogą nie działać wszędzie

Interaktywne formy, multimedia i specjalistyczne funkcje PDF mogą zachowywać się inaczej w czytnikach PDF.

Jak otworzyć plik PDF

Otwarcie PDF jest zwykle proste.

Na Windows

Możesz otworzyć pliki PDF za pomocą:

• Microsoft Krawędź
• Google Chrome
• Adobe Acrobat Czytnik
• Inne kompatybilne czytniki PDF

Double- kliknij plik, aby go otworzyć używając domyślnej aplikacji.

Na Mac

macOS zawiera podgląd, który obsługuje wyświetlanie PDF.

Możesz również otworzyć PDF za pomocą kompatybilnych przeglądarek i aplikacji trzeciej strony.

Na Android

Wiele urządzeń Android może otwierać PDF za pośrednictwem przeglądarek, aplikacji dokumentujących lub kompatybilnych czytników PDF.

Na iPhone i iPad

iOS i iPados obsługują przeglądanie PDF poprzez aplikacje takie jak Pliki, Safari i Książki.

Dostępne funkcje zależą od wersji aplikacji i systemu operacyjnego.

Jak utworzyć plik PDF

Istnieje kilka sposobów na stworzenie PDF.

Metoda 1: Wywóz z Microsoft Word

1. Otwórz dokument w Word.
2. Wybierz Plik Uzyskiwanie Zapisz jako lub Plik Plik Wywóz.
3. Wybierz PDF jako format wyjściowy.
4. Zapisz dokument.
5. Otwórz PDF, aby zweryfikować wynik.

Metoda 2: Drukuj na PDF

Wiele systemów operacyjnych i aplikacji zapewnia wirtualną drukarkę PDF.

Zamiast drukowania na papierze aplikacja zapisuje dokument jako PDF.

Metoda 3: Konwersja obrazów na PDF

Możesz przekonwertować JPG, PNG i inne obsługiwane formaty obrazów do dokumentów PDF.

Jest to przydatne do zeskanowania dokumentów, paragonów i fotografii.

Metoda 4: Internetowy konwerter PDF

Narzędzia oparte na przeglądarce PDF mogą konwertować obsługiwane formaty dokumentów na PDF.

Na przykład, można zbadać narzędzia do konwersji dokumentów na PDFreevert.

Jak edytować plik PDF

Edycja PDF zależy od tego, co chcesz zmienić.

Dodaj komentarze lub przypisy

Wielu czytelników PDF wspiera podświetlanie, komentowanie i adnotacje.

Wypełnij formularze

Niektóre PDF zawierają interaktywne pola formularzy.

Informacje można wprowadzić za pomocą kompatybilnego czytnika PDF.

Zmień istniejący tekst

Edycja istniejącego tekstu PDF może wymagać dedykowanego edytora PDF.

Przelicz PDF do Word

Jeśli musisz dokonać obszernych zmian, konwersja PDF na Word może być wygodniejsza.

Jednak złożone układy mogą nie przekształcić się idealnie.

Zasięg wsteczny

Narzędzia organizacji PDF mogą pomóc w łączeniu, dzieleniu, rotacji lub usuwaniu stron.

Dostępne funkcje zależą od wybranej aplikacji.

Jakie są różne typy plików PDF?

Nie wszystkie PDF zawierają ten sam rodzaj informacji.

Text- based PDF

Podręcznikowy PDF zawiera rzeczywiste znaki tekstowe.

Użytkownicy mogą często wyszukać, wybrać i skopiować tekst.

Skanowane PDF

Zeskanowany PDF zawiera obrazy dokumentów papierowych.

Bez OCR widoczny tekst nie może być zaznaczony.

Wyszukiwanie plików PDF

Wyszukiwarka PDF zawiera informacje tekstowe, które pozwalają użytkownikom na wyszukiwanie słów.

Niektóre przeszukiwalne pliki PDF są tworzone przez dodanie warstwy tekstowej OCR do skanowanych obrazów.

Interaktywny PDF

Interaktywny PDF może zawierać wypełnialne formularze, przyciski, linki lub inne interaktywne elementy.

PDF/A

PDF/A jest rodziną norm PDF zaprojektowanych do długotrwałego przechowywania dokumentów.

PDF / X

PDF / X to rodzina standardów przeznaczonych do niektórych profesjonalnych procesów druku i wymiany graficznej.

Czy PDF jest taki sam jak PDF/A?

Nie.

PDF jest ogólnym formatem dokumentu.

PDF/A jest wyspecjalizowaną rodziną standardów dla długookresowej archiwizacji.

PDF/A nakłada ograniczenia i wymagania na niektóre funkcje w celu poprawy niezawodności przyszłego powielania dokumentów.

Na przykład, mające zastosowanie profile PDF/A wymagają odpowiedniego osadzania czcionki i zakazują pewnych zależności, które mogłyby kolidować z długoterminową konserwacją.

Jeśli przechowujesz dokumenty przez wiele lat, PDF/A może być warte rozważenia.

Do zwykłego dzielenia się i codziennych zadań biurowych, standard PDF jest zwykle wystarczający.

Czy plik PDF jest bezpieczny?

PDF jest powszechnie używanym formatem, ale żaden format plików nie jest automatycznie bezpieczny.

PDF może zawierać linki, załączniki, skrypty lub inne potencjalnie ryzykowne treści.

Bezpieczeństwo zależy również od czytnika PDF i sposobu obsługi pliku.

Ograniczenie ryzyka:

• Pobieranie plików PDF z zaufanych źródeł.
• Należy uaktualniać czytnik PDF.
• Unikać otwierania nieoczekiwanych załączników.
• Bądź ostrożny z wbudowanymi linkami i plikami.
• Użyj odpowiednich narzędzi bezpieczeństwa.

W przypadku dokumentów sensytywnych przed załadowaniem plików należy zapoznać się z praktyką prywatności i bezpieczeństwa każdej usługi online.

Często zadawane pytania

Co oznacza PDF?

PDF oznacza przenośny format dokumentu.

Kto stworzył format PDF?

Adobe rozwinęła PDF we wczesnych 1990. PDF później stał się międzynarodowym standaryzowanym formatem dokumentów.

Czy PDF jest wolny do użytku?

PDF jest otwartym standaryzowanym formatem, a wiele darmowych aplikacji może tworzyć i czytać pliki PDF. Niektóre zaawansowane programy do edycji wymagają płatności.

Czy mogę edytować plik PDF?

Tak, ale dostępne opcje edycji zależą od oprogramowania i struktury dokumentów. Dla szerokiej edycji tekstu bardziej wygodne może być przekształcenie na Word.

Dlaczego pliki PDF są tak popularne?

Pliki PDF są szeroko obsługiwane i pomagają zachować wygląd dokumentu w różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.

Czy PDF może zawierać obrazy i tekst?

Tak. PDF obsługuje teksty, obrazy, grafikę wektorową, hiperłącza, formularze i inne elementy dokumentu.

Dlaczego nie mogę skopiować tekstu z niektórych PDF?

Niektóre PDF zawierają zeskanowane obrazy, a nie tekst. Inne mogą mieć ograniczenia dotyczące kopiowania lub kodowania znaków.

Czy PDF jest lepszy niż Word?

Żaden format nie jest powszechnie lepszy. PDF jest ogólnie preferowany do udostępniania gotowych dokumentów, natomiast Word jest przeznaczony do edycji i współpracy.

Wniosek

PDF, czyli Portable Document Format, jest szeroko używanym formatem plików zaprojektowanym w celu zachowania wyglądu dokumentu w różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.

Obsługuje teksty, obrazy, grafiki, formularze, hiperłącza i inne funkcje dokumentu.

PDF jest szczególnie przydatny do udostępniania gotowych dokumentów, drukowania i archiwizacji, podczas gdy edytowalne formaty, takie jak Word, są często lepsze do tworzenia i przeglądania treści.

Zrozumienie jak działa PDF może pomóc wybrać odpowiedni format dokumentów i uniknąć wspólnych problemów konwersji.

Jeśli chcesz przekonwertować, skompresować, połączyć lub zorganizować pliki PDF, poznaj narzędzia dostępne na PDFreevert.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz raport biznesowy, składasz przydział, czy dzielisz zeskanowany dokument, wybór odpowiedniego przepływu pracy PDF może ułatwić zarządzanie dokumentami.