PDF vs PDF/A: Jaka jest różnica?

Wprowadzenie

Użytkownik mógł zostać poproszony o przedłożenie dokumentu w formacie PDF/A zamiast zwykłego PDF. Te dwa mogą wyglądać identycznie, ale służą innym celom. Regularny PDF przeznaczony jest do elastycznej wymiany dokumentów; PDF/A jest rodziną standardów zaprojektowanych do wspierania długoterminowej konserwacji.

Zrozumienie tego rozróżnienia jest ważne dla dokumentacji prawnej, archiwów instytucjonalnych i dokumentów, które muszą być czytelne przez lata.

Co to jest PDF?

Portable Document Format (PDF) opisuje utrwalone strony z tekstem, obrazami, czcionkami, grafiką i innymi elementami. Obsługuje szeroki zakres funkcji, w tym formy, adnotacje, szyfrowanie i załączniki. Dzięki tym cechom PDF jest przydatny do codziennego udostępniania, ale może utrudnić zachowanie, jeśli przyszłe oprogramowanie nie będzie w stanie ich odtworzyć.

Co to jest PDF/A?

PDF/A jest zdefiniowany przez rodzinę norm ISO 19005. Jego wymagania ograniczają lub określają funkcje PDF w celu poprawy niezawodności przyszłego renderowania. Na przykład wymagane czcionki muszą być wbudowane zgodnie z wybranym profilem, a szyfrowanie jest zabronione. Dokument nie jest zgodny tylko dlatego, że jego nazwa pliku lub metadane mówi PDF/A conformance conformance musi być zatwierdzony.

PDF vs PDF/A Porównanie

Wersje PDF/A Wyjaśnione

PDF/A-1 opiera się na PDF 1.4 i ogranicza funkcje takie jak przejrzystość. PDF/A-2 opiera się na nowszych możliwościach PDF i pozwala na przejrzystość zgodnie z jego zasadami. PDF/A-3 pozwala na arbitralne wbudowane załączniki, chociaż te załączniki nie muszą być same w sobie archiwalne. PDF/A-4 jest oparty na PDF 2.0 i aktualizuje model konformancji.

Niektóre wersje określają również poziomy zgodności związane z mapowaniem tekstu i strukturą dokumentów. Zawsze postępuj zgodnie z profilem wymaganym przez organizację przyjmującą, zamiast zakładać, że jedna wersja jest powszechnie najlepsza.

Kiedy należy stosować PDF/A?

Wybierz PDF/A, gdy polityka rekordów, agencja rządowa, archiwum lub klient wyraźnie wymaga długoterminowej konserwacji. Zwyczajne PDF jest często wystarczające dla faktur, prezentacji i raportów przeznaczonych do natychmiastowego udostępniania.

PDF/A nie jest formatem szyfrującym, automatycznym narzędziem OCR ani gwarancją, że dokument nie może zostać zmieniony.

Jak tworzyć i zatwierdzać PDF/A

1. Określić wymagany profil. Pytaj, czy potrzebny jest PDF/A-1, -2, -3, czy -4 i czy określono poziom zgodności.
2. Należy stosować eksportera spełniającego wymogi. Normalne zapisanie jako polecenie PDF nie musi wytwarzać PDF/A.
3. Czcionki Przejrzyj czcionki i zasoby. Suche mogą być wbudowane, a wymagana zawartość jest samodzielna.
4. Eksportuj osobną kopię. Zachowaj edytowalny oryginał dla przyszłych poprawek.
5. Potwierdź wyjście. Użyj walidatora PDF/A, który obsługuje wybrany profil i koryguje wszelkie zgłoszone błędy.

Częste błędy

PDF, który otwiera się pomyślnie, niekoniecznie jest zgodny z PDF/A. Podobnie, wykonanie zeskanowanej zgodności PDF nie powoduje automatycznego przeszukiwania tekstu. Załączniki PDF/A-3 mogą być przydatne dla przepływów pracy, takich jak zachowanie oryginalnego arkusza kalkulacyjnego, ale powinny być regulowane polityką archiwalną.

Często zadawane pytania

Czy zwykłe czytniki PDF mogą otworzyć PDF/A?

Ogólnie tak, chociaż mogą nie potwierdzić zgodności.

Czy PDF/A jest mniejsze niż PDF?

Niekoniecznie. Osadzone zasoby mogą zwiększyć wielkość.

Czy mogę chronić plik PDF/A hasłem?

PDF/A zabrania szyfrowania.

Czy PDF/A zawiera OCR?

Nie. OCR jest oddzielnym procesem.

Którą wersję PDF/A należy wybrać?

Użyj profilu określonego przez instytucję przyjmującą lub twoją organizację, która narusza politykę retencji.

Wniosek

PDF to elastyczny format dokumentu; PDF/A dodaje wymagania dotyczące długotrwałej konserwacji. Wybierz właściwy profil i go potwierdzić zamiast polegać na etykiecie. Dla zwykłego konwersji i organizacji PDF, odkryj PDFreevert.