PDF vs PDF/A: Ποια είναι η διαφορά;

Εισαγωγή

Μπορεί να σας ζητήθηκε να υποβάλετε ένα έγγραφο σε μορφή PDF/A αντί για ένα συνηθισμένο PDF. Τα δύο μπορούν να φαίνονται πανομοιότυπα, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Τακτική PDF έχει σχεδιαστεί για ευέλικτη ανταλλαγή εγγράφων; PDF/A είναι μια οικογένεια προτύπων που έχουν σχεδιαστεί για την υποστήριξη της μακροπρόθεσμης διατήρησης.

Η κατανόηση της διάκρισης είναι σημαντική για τα νομικά αρχεία, τα θεσμικά αρχεία και τα έγγραφα που πρέπει να παραμένουν αναγνώσιμα για χρόνια.

Τι είναι το PDF;

Η φορητή μορφή εγγράφου (PDF) περιγράφει τις σελίδες σταθερής διάταξης που περιέχουν κείμενο, εικόνες, γραμματοσειρές, γραφικά και άλλα στοιχεία. Υποστηρίζει ένα ευρύ φάσμα χαρακτηριστικών, συμπεριλαμβανομένων των εντύπων, των σχολίων, της κρυπτογράφησης και των συνημμένων. Αυτά τα χαρακτηριστικά καθιστούν το PDF χρήσιμο για την καθημερινή κοινή χρήση, αλλά μπορεί να περιπλέξει τη διατήρηση αν το μελλοντικό λογισμικό δεν μπορεί να τα αναπαράγει.

Τι είναι το PDF/A;

Το PDF/A ορίζεται από την οικογένεια προτύπων ISO 19005. Οι απαιτήσεις του περιορίζουν ή καθορίζουν τα χαρακτηριστικά PDF για να βελτιώσουν την αξιοπιστία της μελλοντικής απόδοσης. Για παράδειγμα, οι απαιτούμενες γραμματοσειρές πρέπει να είναι ενσωματωμένες σύμφωνα με το επιλεγμένο προφίλ, και η κρυπτογράφηση απαγορεύεται. Ένα έγγραφο δεν είναι συμβατό μόνο και μόνο επειδή το όνομα του αρχείου ή τα μεταδεδομένα του λένε “PDF/A”. Η συμμόρφωση πρέπει να επικυρωθεί.

Σύγκριση PDF έναντι PDF/A

Εξηγημένες εκδόσεις PDF/A

Το PDF/A-1 βασίζεται στο PDF 1.4 και περιορίζει χαρακτηριστικά όπως η διαφάνεια. Η PDF/A-2 βασίζεται σε νεότερες δυνατότητες PDF και επιτρέπει τη διαφάνεια σύμφωνα με τους κανόνες της. Το PDF/A-3 επιτρέπει αυθαίρετα ενσωματωμένα συνημμένα, αν και αυτά τα συνημμένα δεν είναι απαραίτητα αρχειοθετούμενα από μόνα τους. Το PDF/A-4 βασίζεται στο PDF 2.0 και ενημερώνει το μοντέλο συμμόρφωσης.

Ορισμένες εκδόσεις ορίζουν επίσης επίπεδα συμμόρφωσης που σχετίζονται με τη χαρτογράφηση κειμένου και τη δομή εγγράφου. Πάντα να ακολουθείτε το προφίλ που απαιτείται από τον οργανισμό λήψης αντί να υποθέτετε ότι μια έκδοση είναι καθολικά καλύτερη.

Πότε Πρέπει να Χρησιμοποιείτε το PDF/A;

Επιλέξτε PDF/A όταν μια πολιτική αρχείων, κυβερνητική υπηρεσία, αρχείο, ή πελάτης απαιτεί ρητά μακροπρόθεσμη διατήρηση. Το συνηθισμένο PDF είναι συχνά επαρκές για τιμολόγια, παρουσιάσεις και εκθέσεις που προορίζονται για άμεση ανταλλαγή.

PDF/A δεν είναι μια μορφή κρυπτογράφησης, ένα αυτόματο εργαλείο OCR, ή μια εγγύηση ότι το έγγραφο δεν μπορεί να αλλάξει.

Πώς να δημιουργήσετε και να επικυρώσετε PDF/A

1. Προσδιορίστε το απαιτούμενο προφίλ. Ρωτήστε αν PDF/A-1, -2, -3, ή -4 είναι απαραίτητη και αν καθορίζεται ένα επίπεδο συμμόρφωσης.
2. Χρησιμοποιήστε έναν συμβατό εξαγωγέα. Μια κανονική εντολή “Αποθήκευση ως PDF” δεν παράγει απαραίτητα PDF/A.
3. Επανεξέταση γραμματοσειρών και πόρων. Εξασφαλίστε ότι οι γραμματοσειρές μπορούν να ενσωματωθούν και το απαιτούμενο περιεχόμενο είναι αυτοτελές.
4. Εξαγωγή ξεχωριστού αντιγράφου. Διατηρήστε το πρωτότυπο που μπορεί να επεξεργαστείτε για μελλοντικές αναθεωρήσεις.
5. Επαλήθευση εξόδου. Χρησιμοποιήστε έναν επικυρωτή PDF/A που υποστηρίζει το επιλεγμένο προφίλ και διορθώνει τυχόν αναφερόμενες αποτυχίες.

Συχνές Λάθη

Ένα PDF που ανοίγει με επιτυχία δεν είναι απαραίτητα συμβατό με PDF/A. Ομοίως, κάνοντας ένα σαρωμένο PDF συμβατό δεν καθιστά αυτόματα αναζητήσιμο το κείμενο του. Τα συνημμένα PDF/A-3 μπορεί να είναι χρήσιμα για ροές εργασίας όπως η διατήρηση ενός αρχικού υπολογιστικού φύλλου, αλλά θα πρέπει να διέπονται από μια αρχειακή πολιτική.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορούν οι συνηθισμένοι αναγνώστες PDF να ανοίξουν το PDF/A;

Γενικά ναι, αν και δεν μπορούν να επικυρώσουν τη συμμόρφωση.

Το PDF/A είναι μικρότερο από το PDF;

Όχι απαραίτητα. Ενσωματωμένοι πόροι μπορεί να αυξήσουν το μέγεθος.

Μπορώ να προστατεύσω με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο PDF/A;

Το PDF/A απαγορεύει την κρυπτογράφηση.

Το PDF/A περιλαμβάνει το OCR;

Όχι. OCR είναι μια ξεχωριστή διαδικασία.

Ποια έκδοση PDF/A πρέπει να διαλέξω;

Χρησιμοποιήστε το προφίλ που καθορίζεται από το ίδρυμα υποδοχής ή την πολιτική διατήρησης του οργανισμού σας.

Συμπέρασμα

PDF είναι μια ευέλικτη μορφή εγγράφου; PDF/A προσθέτει απαιτήσεις για τη μακροπρόθεσμη διατήρηση. Επιλέξτε το σωστό προφίλ και επικυρώστε το αντί να βασίζεστε σε μια ετικέτα. Για τη συνηθισμένη μετατροπή και οργάνωση PDF, εξερευνήστε PDFreevert.