PDF vs PDF/A: Hva er forskjellen?

Introduksjon

Du kan ha blitt bedt om å sende inn et dokument i PDF/A-format i stedet for et vanlig PDF-format. De to kan se identiske ut, men de tjener forskjellige formål. Regular PDF er designet for fleksibel dokumentutveksling; PDF/A er en familie av standarder som er designet for å støtte langsiktig bevaring.

Å forstå forskjellen er viktig for juridiske journaler, institusjonelle arkiver og dokumenter som må være leselige i årevis.

Hva er en PDF?

Portable Document Format (PDF) beskriver faste lagutskrifter som inneholder tekst, bilder, skrifttyper, grafikk og andre elementer. Den støtter et bredt spekter av funksjoner, inkludert skjemaer, annotasjoner, kryptering og vedlegg. Disse funksjonene gjør PDF nyttig for hverdagsdeling, men kan komplicere bevaring hvis fremtidig programvare ikke kan reprodusere dem.

Hva er PDF/A?

PDF/A er definert av ISO 19005-familien av standarder. Dess krav begrenser eller angir PDF-funksjoner for å forbedre påliteligheten til fremtidig gjengivelse. For eksempel må de nødvendige skriftene være innebygd i henhold til den valgte profilen, og kryptering er forbudt. Et dokument er ikke kompatibelt bare fordi dets filnamn eller metadata sier \"PDF/A\"; Konformansen må valideres.

PDF vs PDF/A Sammenligning

PDF/A-versjoner Forklart

PDF/A-1 er basert på PDF 1.4 og begrenser funksjoner som åpenhet. PDF/A-2 bygger på nyere PDF-funksjoner og tillater åpenhet i henhold til sine regler. PDF/A-3 tillater vilkårlige innebygde vedlegg, selv om vedleggene ikke nødvendigvis arkiverer seg selv. PDF/A-4 er basert på PDF 2.0 og oppdaterer konformancemodellen.

Noen versjoner definerer også samsvarsnivåer relatert til tekstkartlegging og dokumentstruktur. Følg alltid profilen som kreves av mottakerorganisasjonen i stedet for å anta at én versjon er universell best.

Når bør du bruke PDF/A?

Velg PDF/A når en registerpolicy, regjeringsbyrå, arkiv eller klient krever eksplisitt langvarig bevaring. Vanlig PDF er ofte tilstrekkelig for fakturaer, presentasjoner og rapporter som er beregnet på umiddelbar deling.

PDF/A er ikke et krypteringsformat, et automatisk OCR-verktøy eller en garanti for at dokumentet ikke kan endres.

Hvordan du oppretter og validerer PDF/A

1. Identifiser den nødvendige profilen. Spør om PDF/A-1, -2, -3 eller -4 er nødvendig, og om det er spesifisert et samsvarsnivå.
2. Bruk en kompatibel eksportør. En normal \"Spara som PDF\" -kommando produserer ikke nødvendigvis PDF/A.
3. Se gjennom fonter og ressurser. Sørg for at skriftene kan plasseres og nødvendig innhold er selvstendig.
4. Eksporter en separat kopi. Bevar den redigerbare originalen for fremtidige revisjoner.
5. Valider utgangen. Bruk en PDF/A-validator som støtter den valgte profilen og korrigerer alle rapporterte feil.

Vanlige feil

En PDF som åpnes er ikke nødvendigvis PDF/A kompatibel. Å gjøre en skannet PDF-kompatibel gjør heller ikke teksten søkbar automatisk. PDF/A-3-vedlegg kan være nyttig for arbeidsflyter som å bevare et originalt regneark, men de bør styres av en arkiveringspolicy.

Ofte stilte spørsmål

Kan vanlige PDF-lesere åpne PDF/A?

Generelt ja, selv om de ikke kan validere samsvar.

Er PDF/A mindre enn PDF?

Ikke nødvendigvis. Innbyggede ressurser kan øke størrelsen.

Kan jeg passordbeskytte en PDF/A-fil?

PDF/A forbyr kryptering.

Inkluderer PDF/A OCR?

Nei. OCR er en separat prosess.

Hvilken PDF/A-versjon bør jeg velge?

Bruk profilen angitt av mottakerinstitusjonen eller organisasjonens vareholdspolicy.

Konklusjon

PDF er et fleksibelt dokumentformat; PDF/A legger til krav til langsiktig bevaring. Velg den riktige profilen og valider den i stedet for å stole på en etikett. For vanlig PDF konvertering og organisasjon, utforsk PDFreevert.