PDF vs PDF/A: Hvad er forskellen?

Indledning

Du kan være blevet bedt om at indsende et dokument i PDF/A format i stedet for en almindelig PDF. De to kan se ens ud, men de tjener forskellige formål. Regelmæssig PDF er designet til fleksibel dokumentudveksling; PDF/A er en familie af standarder designet til at understøtte langtidsopbevaring.

At forstå sondringen er vigtigt for juridiske registre, institutionelle arkiver og dokumenter, der skal forblive læselige i årevis.

Hvad er en PDF?

Portable Document Format (PDF) beskriver fixed- layout sider, der indeholder tekst, billeder, skrifttyper, grafik og andre elementer. Det understøtter en bred vifte af funktioner, herunder formularer, annotationer, kryptering, og vedhæftede filer. Disse funktioner gør PDF nyttigt for hverdagsdeling, men kan komplicere opbevaring, hvis fremtidig software ikke kan reproducere dem.

Hvad er PDF/A?

PDF/A defineres af ISO 19005-standardfamilien. Dens krav begrænser eller specificerer PDF funktioner til at forbedre pålideligheden af fremtidig rendering. For eksempel skal krævede skrifttyper indlejres i henhold til den valgte profil, og kryptering er forbudt. Et dokument er ikke i overensstemmelse med blot fordi dets filnavn eller metadata siger PDF/A; overensstemmelse skal valideres.

PDF vs PDF/A Sammenligning

PDF/A Versioner forklaret

PDF/A-1 er baseret på PDF 1.4 og begrænser funktioner såsom gennemsigtighed. PDF/A-2 bygger på nyere PDF kapaciteter og tillader gennemsigtighed i henhold til sine regler. PDF/A-3 tillader vilkårlig indlejret vedhæftede filer, selv om disse vedhæftede filer ikke nødvendigvis er arkivalier selv. PDF/A-4 er baseret på PDF 2.0 og opdaterer overensstemmelsesmodellen.

Nogle versioner definerer også overensstemmelsesniveauer i forbindelse med tekstkortlægning og dokumentstruktur. Følg altid den profil, der kræves af den modtagende organisation i stedet for at antage en version er universelt bedst.

Hvornår skal du bruge PDF/A?

Vælg PDF/A når en registrering politik, offentlige agentur, arkiv, eller klient udtrykkeligt kræver langsigtet opbevaring. Almindelige PDF er ofte tilstrækkeligt til fakturaer, præsentationer og rapporter, der er beregnet til øjeblikkelig deling.

PDF/A er ikke et krypteringsformat, et automatisk OCR værktøj, eller en garanti for, at dokumentet ikke kan ændres.

Sådan oprettes og valideres PDF/A

1. Identificer den ønskede profil. Spørg om der er behov for PDF/A-1, -2, -3 eller -4, og om et overensstemmelsesniveau er angivet.
2. Brug en eksportør, der opfylder kravene. En normal Name Save som PDF Kommandoen producerer ikke nødvendigvis PDF/A.
3. Gennemgå skrifttyper og ressourcer. Sikre skrifttyper kan indlejres og det nødvendige indhold er selvbehersket.
4. Eksportér en separat kopi. Bevar den redigerbare original for fremtidige revisioner.
5. Validér uddata. Brug en PDF/A validator, der understøtter den valgte profil og retter eventuelle rapporterede fejl.

Almindelige fejl

En PDF, der åbner med succes, er ikke nødvendigvis PDF/A kompatibel. Ligeledes gør en scannet PDF kompatibel ikke automatisk sin tekst søgbar. PDF/A-3 vedhæftede filer kan være nyttige for arbejdsgange såsom at bevare et originalt regneark, men de bør styres af en arkivpolitik.

Ofte stillede spørgsmål

Kan almindelige PDF læsere åbne PDF/A?

Generelt ja, selv om de ikke kan validere overensstemmelse.

Er PDF/A mindre end PDF?

Ikke nødvendigvis. Indlejrede ressourcer kan øge størrelsen.

Kan jeg password- beskytte en PDF/A fil?

PDF/A forbyder kryptering.

Omfatter PDF/A også OCR?

Nej. OCR er en separat proces.

Hvilken PDF/A version skal jeg vælge?

Brug den profil, som den modtagende institution eller din organisation har angivet.

Konklusion

PDF er et fleksibelt dokumentformat; PDF/A tilføjer krav til langtidsopbevaring. Vælg den korrekte profil og validere det i stedet for at stole på en etiket. For almindelig PDF konvertering og organisation, udforske PDFreevert.