PDF vs PDF/A: Perbedaan apa?

Perkenalan

Anda mungkin telah diminta untuk mengirimkan dokumen dalam format PDF/A bukan PDF biasa. Keduanya bisa terlihat identik, tapi mereka melayani tujuan yang berbeda. PDF biasa dirancang untuk pertukaran dokumen yang fleksibel; PDF/A adalah keluarga standar yang dirancang untuk mendukung pelestarian jangka panjang.

Memahami perbedaan penting untuk catatan hukum, arsip institusi, dan dokumen yang harus tetap dibaca selama bertahun-tahun.

Apa itu PDF?

Portable Document Format (PDF) menjelaskan halaman-halaman layout yang berisi teks, gambar, fonta, grafis, dan elemen lain. Ini mendukung berbagai fitur, termasuk bentuk, coretan, enkripsi, dan lampiran. Fitur ini membuat PDF berguna untuk berbagi sehari-hari tetapi dapat memperumit pelestarian jika perangkat lunak masa depan tidak dapat mereproduksi mereka.

Apa itu PDF/A?

PDF/A didefinisikan oleh ISO 19005 keluarga standar. Batas persyaratan nya atau menentukan fitur PDF untuk meningkatkan keandalan rendering masa depan. Misalnya, fonta yang diperlukan harus tertanam sesuai dengan profil yang dipilih, dan enkripsi dilarang. Sebuah dokumen tidak hanya mematuhi karena nama berkas atau metadatanya mengatakan bahwa PDF/A; konformance harus disahkan.

PDF vs PDF/A Perbandingan

Versi PDF/A Dieksplained

PDF/A-1 didasarkan pada PDF 1.4 dan fitur yang membatasi seperti transparansi. PDF/A-2 membangun pada kemampuan baru PDF dan mengizinkan transparansi di bawah aturan-aturannya. PDF/A-3 mengijinkan sewenang-wenang memberikan lampiran yang tertanam, walaupun lampiran tersebut tidak selalu bersifat arsip sendiri. PDF/A-4 didasarkan pada PDF 2.0 dan update model konformance.

Beberapa versi juga mendefinisikan tingkat kinerja yang berhubungan dengan pemetaan teks dan struktur dokumen. Selalu ikuti profil yang dibutuhkan oleh organisasi penerima bukannya menganggap satu versi secara universal yang terbaik.

Kapan kau harus menggunakan PDF/A?

Pilih PDF/A ketika sebuah kebijakan catatan, lembaga pemerintah, arsip, atau klien secara eksplisit membutuhkan pelestarian jangka panjang. PDF biasa sering cukup untuk faktur, presentasi, dan laporan yang ditujukan untuk berbagi langsung.

PDF/A bukan sebuah format enkripsi, sebuah perangkat OCR otomatis, atau sebuah jaminan bahwa dokumen tidak dapat diubah.

Cara Membuat dan Validate PDF/A

1. Identifikasi profil yang diperlukan. Tanyakan apakah PDF/A-1, -2, -3, atau -4 diperlukan dan apakah tingkat konformance ditentukan.
2. Gunakan pengekspor compliant. A normal Simpan sebagai perintah PDF tidak selalu menghasilkan PDF/A.
3. Ulasan fonta dan sumber daya. Pastikan fonta dapat ditanamkan dan isi yang diperlukan adalah diri-berisi.
4. Ekspor salinan terpisah. Mempertahankan yang dapat diedit asli untuk revisi masa depan.
5. Validasi output. Gunakan sebuah validator PDF/A yang mendukung profil terpilih dan memperbaiki kegagalan yang dilaporkan.

Kesalahan Umum

A PDF yang membuka sukses belum tentu PDF/A compliant. Demikian juga, membuat scan PDF compliant tidak secara otomatis membuat teks dapat dicari. PDF/A-3 lampiran mungkin berguna untuk arus kerja seperti melestarikan lembar kerja asli, tetapi mereka harus diatur oleh kebijakan arsip.

Pertanyaan Yang Sering Muncul

Dapatkah pembaca PDF biasa membuka PDF/A?

Umumnya ya, meskipun mereka mungkin tidak memvalidasi konformance.

Apakah PDF/A lebih kecil dari PDF?

Belum tentu. Sumber daya yang tertanam dapat meningkatkan ukuran.

Dapatkah aku membunuh... melindungi berkas PDF/A?

PDF/A melarang enkripsi.

Apakah PDF/A termasuk OCR?

Tidak. OCR adalah proses yang terpisah.

PDF/A versi mana yang harus kupilih?

Gunakan profil yang ditentukan oleh institusi penerima atau organisasi Anda, dengan kebijakan penahanan.

Kesimpulan

PDF adalah format dokumen yang fleksibel; PDF/A menambah persyaratan untuk pelestarian jangka panjang. Pilih profil yang benar dan mengesahkan itu daripada mengandalkan label. Untuk konversi PDF biasa dan organisasi, jelajahi PDFreevert.