PDF 与 PDF/A 有什么区别？
了解长期归档规范与普通 PDF 在要求上的区别。
引言
你可能被要求以 PDF/A 格式提交文档，而不是普通 PDF。两者看起来可以完全一样，但用途不同。普通 PDF 用于灵活地交换文档；PDF/A 则是一系列支持长期保存的标准。
对于法律记录、机构档案，以及需要多年保持可读的文档，理解两者的区别十分重要。
什么是 PDF？
便携式文档格式（PDF）描述由文字、图片、字体、图形及其他元素组成的固定版式页面。它支持表单、批注、加密、附件等丰富功能。这些功能让 PDF 适合日常分享，但如果未来的软件无法重现它们，也会增加长期保存的难度。
什么是 PDF/A？
PDF/A 由 ISO 19005 系列标准定义。它通过限制或规定 PDF 功能，提高未来可靠呈现文档的可能性。例如，所需字体必须按选定规范嵌入，而且禁止加密。文件名或元数据写着“PDF/A”并不代表文档符合标准，合规性必须经过验证。
PDF 与 PDF/A 对比
| 特性 | 普通 PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| 主要用途 | 日常分享 | 长期归档 |
| 字体嵌入 | 取决于文件 | 按所选规范要求嵌入 |
| 加密 | 支持 | 禁止 |
| 交互内容 | 支持范围广 | 受所选规范限制 |
| 外部依赖 | 可能存在 | 受到限制 |
| 合规检查 | 普通查看 | 针对具体规范进行验证 |
PDF/A 各版本说明
PDF/A-1 基于 PDF 1.4，会限制透明度等功能。PDF/A-2 基于更新的 PDF 功能，并允许在其规则范围内使用透明度。PDF/A-3 允许嵌入任意类型的附件，但这些附件本身未必适合长期归档。PDF/A-4 基于 PDF 2.0，并更新了合规性模型。
部分版本还定义了与文字映射、文档结构有关的合规级别。应遵循接收机构要求的具体规范，不要认为某个版本适用于所有情况。
什么时候应该使用 PDF/A？
当记录管理政策、政府机构、档案馆或客户明确要求长期保存时，选择 PDF/A。对于需要立即分享的发票、演示文稿和报告，普通 PDF 通常已经足够。
PDF/A 不是加密格式，不是自动 OCR 工具，也不能保证文档不会被修改。
如何创建并验证 PDF/A
- 确认所需规范。 询问需要 PDF/A-1、-2、-3 还是 -4，以及是否指定合规级别。
- 使用符合标准的导出工具。 普通“另存为 PDF”命令不一定生成 PDF/A。
- 检查字体和资源。 确保字体可以嵌入，且所需内容不依赖外部资源。
- 导出独立副本。 保留可编辑原稿，以便将来修改。
- 验证输出。 使用支持所选规范的 PDF/A 验证器，并修复报告中的不符合项。
常见误区
能正常打开的 PDF 不一定符合 PDF/A 标准。同样，让扫描版 PDF 符合归档规范，也不会自动让文字变得可搜索。PDF/A-3 附件可用于保存原始电子表格等工作流程，但应由相应的归档政策管理。
常见问题
普通 PDF 阅读器能打开 PDF/A 吗？
通常可以，但阅读器可能不会验证其合规性。
PDF/A 比 PDF 更小吗？
不一定。嵌入资源可能会增加文件大小。
可以给 PDF/A 文件设置密码保护吗？
PDF/A 禁止加密。
PDF/A 包含 OCR 吗？
不包含。OCR 是独立的处理过程。
应该选择哪个 PDF/A 版本？
使用接收机构或组织保存政策指定的规范。
结语
PDF 是一种灵活的文档格式，PDF/A 则增加了长期保存的要求。选择正确的规范并进行验证，不要仅凭标签判断。若要进行日常 PDF 转换和整理，可以了解 PDFreevert。