PDF와 PDF/A의 차이점은 무엇인가요?
장기 보존용 PDF 프로필이 일반 PDF와 다른 요구 사항을 갖는 이유를 알아봅니다.
소개
일반 PDF 대신 PDF/A 형식으로 문서를 제출하라는 요청을 받을 수 있습니다. 두 형식은 똑같이 보일 수 있지만 목적이 다릅니다. 일반 PDF는 유연한 문서 교환을 위해 설계되었고, PDF/A는 장기 보존을 지원하기 위한 표준 모음입니다.
법적 기록, 기관의 보관 자료, 여러 해 동안 읽을 수 있어야 하는 문서에서는 이 차이를 이해하는 것이 중요합니다.
PDF란 무엇인가요?
Portable Document Format, 즉 PDF는 텍스트, 이미지, 글꼴, 그래픽 등을 포함한 고정 레이아웃 페이지를 표현합니다. 양식, 주석, 암호화, 첨부 파일 등 다양한 기능을 지원합니다. 이러한 기능은 일상적인 공유에 유용하지만, 미래의 소프트웨어가 재현할 수 없다면 보존을 복잡하게 만들 수 있습니다.
PDF/A란 무엇인가요?
PDF/A는 ISO 19005 표준 모음으로 정의됩니다. 미래에 문서를 안정적으로 표시할 수 있도록 PDF 기능을 제한하거나 조건을 지정합니다. 예를 들어, 필요한 글꼴은 선택한 프로필에 따라 포함되어야 하며 암호화는 금지됩니다. 파일 이름이나 메타데이터에 “PDF/A”라고 적혀 있다고 적합한 문서가 되는 것은 아닙니다. 적합성을 검증해야 합니다.
PDF와 PDF/A 비교
| 항목 | 일반 PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| 주요 목적 | 일반적인 공유 | 장기 보관 |
| 글꼴 포함 | 파일에 따라 다름 | 프로필에 따라 필요 |
| 암호화 | 지원 | 금지 |
| 대화형 콘텐츠 | 폭넓게 지원 | 프로필에 따라 제한 |
| 외부 의존성 | 있을 수 있음 | 제한 |
| 적합성 확인 | 일반적인 열람 | 프로필별 검증 |
PDF/A 버전 설명
PDF/A-1은 PDF 1.4를 기반으로 하며 투명도 등의 기능을 제한합니다. PDF/A-2는 더 새로운 PDF 기능을 기반으로 하며 규칙에 따라 투명도를 허용합니다. PDF/A-3는 임의 형식의 첨부 파일을 포함할 수 있지만, 첨부 파일 자체가 보존 요구 사항을 충족하는 것은 아닐 수 있습니다. PDF/A-4는 PDF 2.0을 기반으로 하며 적합성 모델을 갱신합니다.
일부 버전은 텍스트 매핑과 문서 구조에 관한 적합성 수준도 정의합니다. 특정 버전이 항상 가장 좋다고 가정하지 말고, 받는 기관이 요구하는 프로필을 따르세요.
PDF/A를 사용해야 하는 경우
기록 관리 정책, 정부 기관, 보관 기관 또는 고객이 장기 보존을 명시적으로 요구하면 PDF/A를 선택합니다. 바로 공유할 청구서, 프레젠테이션, 보고서에는 일반 PDF로 충분한 경우가 많습니다.
PDF/A는 암호화 형식이나 자동 OCR 도구가 아니며, 문서를 변경할 수 없다는 보장도 아닙니다.
PDF/A를 만들고 검증하는 방법
- 필요한 프로필을 확인합니다. PDF/A-1, -2, -3, -4 중 어떤 버전이 필요한지, 적합성 수준이 지정되어 있는지 문의하세요.
- 지원하는 내보내기 기능을 사용합니다. 일반적인 “PDF로 저장” 명령이 반드시 PDF/A를 만드는 것은 아닙니다.
- 글꼴과 리소스를 검토합니다. 글꼴을 포함할 수 있고 필요한 내용이 파일 안에 모두 들어 있는지 확인하세요.
- 별도의 사본을 내보냅니다. 나중에 수정할 수 있도록 편집 가능한 원본을 보관하세요.
- 결과를 검증합니다. 선택한 프로필을 지원하는 PDF/A 검증 도구를 사용하고 보고된 실패 항목을 수정하세요.
흔한 실수
정상적으로 열리는 PDF가 반드시 PDF/A에 적합한 것은 아닙니다. 마찬가지로 스캔한 PDF를 규격에 맞춘다고 텍스트가 자동으로 검색 가능해지지는 않습니다. PDF/A-3 첨부 파일은 원본 스프레드시트 보관 등에 유용할 수 있지만, 보관 정책에 따라 관리해야 합니다.
자주 묻는 질문
일반 PDF 리더로 PDF/A를 열 수 있나요?
대체로 가능합니다. 하지만 리더가 적합성까지 검증하지는 않을 수 있습니다.
PDF/A는 일반 PDF보다 작은가요?
반드시 그렇지는 않습니다. 리소스를 포함하면 크기가 늘어날 수 있습니다.
PDF/A 파일에 암호를 설정할 수 있나요?
PDF/A는 암호화를 금지합니다.
PDF/A에 OCR이 포함되나요?
아니요. OCR은 별도의 과정입니다.
어떤 PDF/A 버전을 선택해야 하나요?
받는 기관이나 조직의 보존 정책이 지정한 프로필을 사용하세요.
마무리
PDF는 유연한 문서 형식이고, PDF/A는 장기 보존을 위한 요구 사항을 추가합니다. 이름만 믿지 말고 올바른 프로필을 선택한 뒤 검증하세요. 일반적인 PDF 변환과 정리 작업에는 PDFreevert를 사용하세요.