PDF проти PDF/A: Що таке різниця?

Вступ

Ви можете подати документ у форматі PDF/A замість звичайної PDF. Два можуть виглядати ідентично, але вони служать різним призначенням. PDF призначений для гнучкого обміну документами; PDF/A є сім'єю стандартів, призначених для підтримки довгострокового збереження.

Розуміння відмінності є важливим для юридичних записів, інституційних архівів та документів, які повинні залишатися читаними протягом багатьох років.

Що таке PDF?

Портативний формат документа (PDF) описує сторінки фіксованого розміщення, що містять текст, зображення, шрифти, графіку та інші елементи. Підтримує широкий спектр функцій, включаючи форми, анотації, шифрування та навіски. Ці функції роблять PDF корисним для щоденного використання, але можуть ускладнити збереження, якщо майбутні програмне забезпечення не може відтворювати їх.

Що таке PDF/A?

PDF/A призначений для сімейства стандартів ISO 19005. Його вимоги обмежити або вказати PDF функції для підвищення надійності майбутнього рендерингу. Наприклад, необхідні шрифти повинні бути вбудовані відповідно до вибраного профілю, а шифрування заборонено. Документ не відповідає за те, що його ім'я файлу або метаданих говорить “PDF/A”; конформа повинна бути дійсна.

PDF проти PDF/A Порівняння

PDF/A версії

PDF/A-1 базується на PDF 1.4 і обмежує функції, такі як прозорість. PDF/A-2 будує нові можливості PDF і дозволяє прозоро реагувати на її правила. PDF/A-3 дозволяє довільним вбудованим вкладенням, хоча ці вкладення не обов'язково самі архівні. PDF/A-4 базується на PDF 2.0 і оновлюється модель конформацій.

Деякі версії також визначають рівні відповідності, пов’язані з текстовим картуванням та структурою документів. Завжди слідувати за профілем, необхідною організацією, а не припустимо одну версію є універсально кращим.

Коли ви використовуєте PDF/A?

Оберіть PDF/A, коли політика записів, державне агентство, архів або клієнт явно вимагає тривалого збереження. Ординарні PDF часто є достатнім для рахунків-фактур, презентацій і звітів, призначених для негайного спільного доступу.

PDF/A не є форматом шифрування, автоматичним інструментом OCR або гарантією, що документ не може бути змінений.

Як створити і валідувати PDF/A

1. Визначити необхідний профіль. Запитати, чи потрібен PDF/A-1, -2, -3, або -4 і чи вказано рівень конформацій.
2. Використовуйте сумісний експортер. Нормальний «Зберегти як PDF» команда не обов'язково виробляє PDF/A.
3. Перегляд шрифтів та ресурсів. Забезпечити шрифти можна вбудовувати і потрібного контенту.
4. Експорт окремої копії. Забезпечує редагований оригінальний для майбутніх редакцій.
5. Визначити вихід. Використовуйте активатор PDF/A, який підтримує обраний профіль і коригує будь-які подані збої.

Загальні збори

А.А. PDF не обов'язково відкривати PDF/A Стійкість. Точно, що робить сканування PDF не автоматично робить його текстовим пошуком. PDF/A-3 Накладення можуть бути корисними для робочих процесів, таких як збереження оригінального аркуша, але їх слід регулювати архіальної політики.

Питання та відповіді

Чи може звичайні зчитувачі PDF відкрити PDF/A?

Зазвичай так, хоча вони не можуть бути дійсними.

Чи є PDF/A менше, ніж PDF?

Не обов'язково. Вбудовувані ресурси можуть збільшити розмір.

Чи можу я захистити файл PDF/A?

PDF/A забороняє шифрування.

Чи є PDF/A OCR?

Ні. OCR є окремим процесом.

Яка версія PDF/A повинна вибрати?

Використовуйте анкету, зазначений приймальною установою або політикою збереження вашої організації.

Висновок

PDF є гнучким форматом документа; PDF/A додає вимоги до довгострокового збереження. Виберіть правильний профіль і перевірте його, а не повторювати на етикетці. Для звичайного перетворення PDF і організації, дослідження PDFreevert.