PDF đấu với PDF/A: Khác biệt là gì?

Giới thiệu

Có lẽ bạn đã được yêu cầu gửi một tài liệu theo định dạng PDF/A thay vì một PDF bình thường. Cả hai có thể trông giống hệt nhau, nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau. PDF thường được thiết kế để trao đổi tài liệu linh hoạt; PDF/A là một họ những tiêu chuẩn được thiết kế để hỗ trợ bảo tồn lâu dài.

Hiểu được sự khác biệt này là quan trọng đối với hồ sơ pháp lý, văn bản lưu trữ và tài liệu cần phải được đọc trong nhiều năm.

Cái gì là cái gì PDF?

Định dạng tài liệu chuyển động (PDF) miêu tả những trang cố định chứa văn bản, ảnh, phông chữ, đồ họa và các yếu tố khác. Nó hỗ trợ một loạt các tính năng, bao gồm các hình thức, chú thích, mã hóa và các đính kèm. Những tính năng này làm cho PDF hữu ích cho việc chia sẻ hàng ngày nhưng có thể phức tạp bảo tồn nếu phần mềm tương lai không thể tái tạo chúng.

PDF/A là gì?

PDF/A được định nghĩa bởi ISO 19005 gia đình có tiêu chuẩn. Giới hạn hay chỉ ra yêu cầu của nó PDF có những đặc điểm để cải thiện tính đáng tin cậy của việc dịch trong tương lai. Ví dụ, các phông chữ cần thiết phải được nhúng theo hồ sơ đã chọn, và bị cấm mã hóa. Một tài liệu không phải chỉ có tính cách thích hợp chỉ vì nó nói: “Một tên tập tin hoặc siêu dữ liệu trong đó nói:PDF/ACần phải có hiệu lực để làm theo ý mình ”.

PDF vs PDF/A So sánh

PDF/A Các phiên bản được giải thích

PDF/A-1 được dựa trên PDF 1.4 và hạn chế các tính năng như độ trong suốt. PDF/A-2 Xây dựng trên mới hơn PDF Khả năng và cho phép minh bạch theo quy tắc. PDF/A-3 Cho phép sự gắn bó tùy ý, mặc dù chính những sự gắn bó đó không nhất thiết là rất quan trọng. PDF/A-4 được dựa trên PDF 2.0 và cập nhật mô hình thích hợp.

Một số bản dịch cũng định nghĩa mức độ phù hợp liên quan đến việc lập bản đồ và cấu trúc tài liệu. Luôn luôn làm theo hồ sơ yêu cầu của tổ chức nhận được thay vì giả sử một phiên bản là tốt nhất trên toàn cầu.

Khi nào bạn nên dùng PDF/A?

Chọn PDF/A khi một chính sách ghi chép, cơ quan chính phủ, kho lưu trữ, hoặc khách hàng rõ ràng yêu cầu bảo tồn dài hạn. Thông thường, PDF thường là đủ để nhận hóa đơn, trình bày và báo cáo dự định chia sẻ ngay lập tức.

PDF/A không phải là một định dạng mã hóa, một công cụ OCR tự động, hoặc một bảo đảm rằng tài liệu không thể thay đổi.

Cách tạo và thẩm tra PDF/A

1. Xác định hồ sơ cần thiết. Hỏi xem có cần PDF/A-1, -2, -3, hay -4 và nếu mức độ phù hợp được xác định.
2. Sử dụng một người xuất khẩu nhất. Một người bình thường “cứu như PDF” Không nhất thiết phải ra lệnh PDF/A.
3. Xem lại phông chữ và tài nguyên. Các phông chữ bảo mật có thể được nhúng và cần thiết nội dung được tự bảo quản.
4. Xuất ra một bản riêng. bảo tồn bản gốc có thể sửa đổi cho bản sửa đổi trong tương lai.
5. Kiểm tra kết xuất. Dùng a PDF/A Bộ ký tự hỗ trợ hồ sơ đã chọn và sửa lỗi đã báo cáo.

Lỗi thường gặp

A PDF mà mở thành công không nhất thiết là cần thiết PDF/A Hãy tin tưởng. Tương tự, quét PDF Tính kiên trì không tự động làm cho việc tra cứu văn bản của nó được dễ dàng. PDF/A-3 Những sự gắn bó có thể hữu ích cho dòng chảy công việc như bảo tồn một bảng tính nguyên thủy, nhưng nên được chi phối bởi một chính sách chung.

Những câu hỏi thường xuyên

Độc giả PDF có thể mở PDF/A không?

Nói chung là có, mặc dù họ có thể không xác nhận sự hòa hợp.

PDF/A nhỏ hơn PDF?

Không nhất thiết. Nguồn tài nguyên nhúng có thể tăng kích thước.

Tôi có thể mật khẩu một PDF/A Hồ sơ?

PDF/A cấm mã hóa.

PDF/A có OCR không?

Không. OCR là một quá trình riêng biệt.

Mà PDF/A Tôi có nên chọn phiên bản nào không?

Sử dụng hồ sơ được chỉ định bởi cơ quan nhận hoặc chính sách lưu trữ của tổ chức bạn.

Kết thúc

PDF là một định dạng tài liệu linh hoạt; PDF/A thêm những yêu cầu để bảo tồn lâu dài. Chọn hồ sơ chính xác và xác nhận nó thay vì phụ thuộc vào nhãn. Đối với sự chuyển đổi và tổ chức thông thường của PDF, hãy khám phá PDFreevert.