PDF đấu với Word: Bạn nên dùng định dạng nào?
Chọn giữa một trang cố định có thể gửi đi và một tài liệu có thể sửa đổi được.
Giới thiệu
Bạn có nên nộp hồ sơ của mình như là PDF hay Word tài liệu? Định dạng nào là tốt nhất cho một báo cáo mà một số đồng nghiệp phải chỉnh sửa? Câu trả lời phụ thuộc vào việc bạn muốn người nhận làm gì. Word được thiết kế để tạo và sửa đổi tài liệu, trong khi PDF được thiết kế để trình bày và trao đổi chúng với một bố trí ổn định.
Tài liệu Word là gì?
Một tài liệu Word, thường lưu dạng .docx, chứa các đoạn, kiểu dáng, bảng, ảnh và các cấu trúc khác. Nội dung của nó có thể chảy lại khi các phông chữ, lề hay thiết lập ứng dụng thay đổi. Tính linh động đó rất có giá trị cho việc soạn thảo và hợp tác.
Cái gì là cái gì PDF?
PDF mô tả trang với kích thước cố định và định vị nội dung. Nó được sử dụng rộng rãi cho các báo cáo cuối cùng, sách hướng dẫn, hóa đơn, hình thức và tài liệu để in. PDF cũng có thể chứa chú thích, trường hình thành và chữ ký, nhưng việc sửa đổi nội dung quy mô lớn thường ít tiện lợi hơn trong Word.
So sánh
| Cần thiết | Word | |
|---|---|---|
| Sửa đoạn | Cần thiết công cụ thích hợp | Chức năng lõi |
| Hợp tác về các bản nháp | Chú giải | Chú thích và các thay đổi theo dõi |
| Bố trí cố định | Thường thì mạnh mẽ. | Có thể chảy lại |
| In tài liệu cuối | Rất hợp | Đã hỗ trợ |
| Xem rộng | Hỗ trợ rộng rãi | Cần thiết phần mềm tương thích |
| Chữ ký số | Đã hỗ trợ | Được hỗ trợ trong một số luồng công việc |
| Khả năng truy cập | Yêu cầu đánh dấu đúng | Cần thiết cấu trúc tài liệu đúng |
Không có định dạng nào tự động bảo mật hay có thể truy cập. Kết quả tùy thuộc vào cách tài liệu được soạn thảo.
Khi để chọn PDF
Hoàn tất việc tiếp tục
PDF thường bảo tồn phông chữ và khoảng cách khi người chủ xem. Tuy nhiên, luôn luôn theo định dạng tập tin yêu cầu của người chủ; một số hệ thống ứng dụng yêu cầu DOCX.
Báo cáo cuối cùng và thủ công
Khi người nhận chủ yếu cần đọc hoặc in một tài liệu, PDF thuận tiện vì các trang của nó ít có khả năng được in lại.
Mẫu có khả năng in
PDF là hữu ích khi kích thước trang chính xác và vị trí yếu tố quan trọng. Các trường hình thức tương tác có thể được bao gồm khi được hỗ trợ bởi sự sáng tạo và các công cụ quan sát.
Khi để chọn Word
Ghi và soạn thảo
Word tốt hơn khi bạn mong đợi sửa đổi quan trọng, các phần được tổ chức lại, hoặc thường xuyên cập nhật nội dung.
Lập lại nhóm
Theo dõi các thay đổi và chú thích đang hỗ trợ soạn thảo hợp tác. Giữ lại nguồn có thể sửa đổi cho đến khi tài liệu được hoàn tất.
Name
Một mẫu DOCX thường dễ dàng cập nhật cho các chữ cái, báo cáo và đề xuất.
Tốc độ làm việc được khuyến khích: Nháp in Word, chia sẻ như PDF
- Tạo tài liệu bằng các kiểu và kiểu dáng thích hợp.
- Xem lại các bảng, hình ảnh, chính tả, và trang ngắt.
- Lưu khả năng sửa DOCX Nguồn gốc.
- Xuất một bản sao PDF riêng biệt.
- Mở PDF và kiểm tra các phông chữ, liên kết, ảnh và số đếm trang.
- Gửi thông tin người nhận yêu cầu.
Điều này cho bạn cả sự linh hoạt lẫn sự ổn định để phân phối.
Điều gì xảy ra khi bạn chuyển đổi giữa các dạng?
Word- để...PDF Nói chung, sự cải đạo được thấy rõ khi nguồn gốc được cấu trúc chặt chẽ. PDF- để...Word Sự cải đạo khó khăn hơn bởi vì PDF có thể không bảo tồn cấu trúc văn bản và bảng gốc. Người cải đạo phải tái tạo chúng, và các phông chữ hoặc các vết nứt trang có thể thay đổi.
Đối với một PDF quét, OCR có thể cần thiết để phục hồi văn bản có thể sửa đổi. Đối với sách mỏng phức tạp hoặc những hình vẽ kỹ thuật, việc xây dựng lại những phần của bố trí có thể là điều không thể tránh được.
Những câu hỏi thường xuyên
PDF có phải luôn tốt hơn cho các bản tóm tắt?
Không. PDF thường bảo tồn bố trí, nhưng làm theo yêu cầu của người chủ.
Tôi có thể chỉnh sửa PDF không?
Vâng, với phần mềm thích hợp, mặc dù biên tập phức tạp có thể dễ dàng hơn trong Word.
Có phải chuyển đổi Word sang PDF khiến nó không thể sửa đổi?
Không. PDF vẫn có thể được sửa đổi với các công cụ và quyền hạn thích hợp.
Loại nào tốt hơn để in?
PDF thường được ưa thích cho kết xuất cố định, nhưng kiểm tra kích cỡ giấy và thiết lập in.
PDF và Word có thể truy cập được không?
Đúng vậy, khi tài liệu được biên soạn với cấu trúc thích hợp và những thực hành có thể truy cập được.
Kết thúc
Chọn Word để tạo ra và hợp tác, và PDF cho sự trình bày và phân phối nhất quán. Giữ một bản gốc có thể sửa đổi và xuất khẩu một PDF khi tài liệu sẵn sàng chia sẻ. Khám phá chuyển đổi tài liệu ở PDFreevert.