Tập tin PDF là gì? Hướng dẫn của người mới bắt đầu
Hiểu những gì PDF Bảo tồn và khi nào một định dạng khác dễ sửa đổi hơn.
PDF là một trong những định dạng tài liệu được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Từ hợp đồng kinh doanh và bài tập trường học cho đến hóa đơn, ebook, và hình thức chính phủ, PDF Tập tin được dùng để chia sẻ thông tin qua các thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
Nhưng chính xác thì hồ sơ của PDF là gì, và tại sao nó lại phổ biến đến thế?
Nếu bạn đã từng tải về một tài liệu trong .pdf, bạn có thể đã nhận thấy rằng nó thường trông giống nhau cho dù bạn mở nó trên một máy tính Windows, Mac, hoặc điện thoại thông minh.
Sự nhất quán đó là một trong những lý do chính tại sao PDF trở thành một định dạng chuẩn cho việc chia sẻ tài liệu.
Trong hướng dẫn thân thiện với người mới bắt đầu này, chúng tôi sẽ giải thích điều mà PDF có nghĩa là gì, làm thế nào các tập tin PDF hoạt động, lợi thế và giới hạn của chúng, và làm thế nào để tạo ra, mở, chỉnh sửa, và chuyển đổi chúng.
PDF là gì?
PDF là viết tắt của định dạng Tài liệu.
Đó là định dạng tập tin được phát triển bởi Adobe lúc đầu 1990Để dễ dàng chia sẻ tài liệu hơn trong khi bảo tồn ngoại hình của họ.
Một tập tin PDF có thể chứa:
- Văn bản
- Ảnh
- Bảng
- Đồ hoạ véc- tơ
- Phông
- Siêu liên kết
- Đơn
- Chú giải
- Chữ ký số
- Sự kết nối đã nhúng
Không giống như một tập tin văn bản đơn giản, PDF nơi chứa thông tin về nội dung nên xuất hiện như thế nào trên trang web.
Tùy chọn này cho phép tài liệu có khả năng duy trì bố trí nhất định trên các hệ thống khác nhau.
PDF bây giờ được tiêu chuẩn hóa quốc tế thông qua các họ ISO 32000 tiêu chuẩn.
Tập tin PDF được dùng để làm gì?
Các tập tin PDF được dùng khi trình diễn tài liệu nhất quán là quan trọng.
1. Tài liệu kinh doanh
Các công ty dùng PDF để ký hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, đề nghị và thư từ chính thức.
PDF giúp đảm bảo người nhận thấy một bố trí tài liệu nhất định.
2. Giáo dục
Học sinh và giáo viên dùng PDF để làm bài tập, bài nghiên cứu, ghi chú giảng bài và vật liệu học.
Các tài liệu PDF có thể được xem trên nhiều thiết bị mà không cần thiết ứng dụng hiệu chỉnh gốc.
3. Tài liệu pháp lý và chính phủ
Các cơ quan chính phủ và các tổ chức pháp lý thường phân phối các giấy tờ, giấy thông báo và tài liệu chính thức như PDFs.
Một số luồng công việc PDF cũng hỗ trợ chữ ký kỹ thuật số và tính năng bảo mật tài liệu.
4. Ebooks và Sổ tay
PDF thường được dùng cho sách hướng dẫn kỹ thuật, tài liệu sản phẩm và ấn phẩm nơi mà việc bố trí trang web quan trọng.
5. In ấn và xuất bản
PDF được sử dụng rộng rãi trong in chuyên nghiệp vì nó có thể bảo tồn các chiều không gian trang, phông chữ, đồ họa và các thông tin cần thiết để xuất nhất quán.
Các tiêu chuẩn PDF chuyên biệt cũng được dùng trong việc in ấn dòng chảy công việc.
Tập tin PDF hoạt động như thế nào?
Một PDF mô tả nội dung nên được hiển thị như thế nào trên một hoặc nhiều trang.
Thay vì hoàn toàn phụ thuộc vào ứng dụng ban đầu, nó lưu trữ thông tin liên quan đến trang web theo định dạng cấu trúc.
Một độc giả PDF giải thích rằng thông tin và dịch tài liệu.
Văn bản và Phông chữ
Một PDF có thể lưu văn bản cùng với thông tin về việc chọn phông chữ, định vị và xuất hiện.
Có thể nhúng phông chữ vào để bảo tồn diện mạo đã định.
Ảnh
Tập tin PDF có thể chứa ảnh thô, chẳng hạn như ảnh chụp và trang quét.
Các hình ảnh có thể sử dụng phương pháp nén khác nhau tùy thuộc vào cách thức PDF được tạo ra.
Đồ họa véc-tơ
PDF hỗ trợ đồ họa véc tơ, bao gồm các đường thẳng, hình dạng và đường dẫn.
Không giống như hình ảnh giả, đồ họa véc tơ thường có thể được phóng đại mà không trở thành điểm ảnh.
Bố trí Trang
Một PDF định nghĩa kích thước trang và định vị nội dung.
Đó là lý do tại sao một PDF được tạo ra đúng cách thường duy trì bố trí của nó thông qua các thiết bị khác nhau.
Các phần tử tương tác
PDF cũng có thể hỗ trợ các hình thức, siêu liên kết, chú thích, và các tính năng tương tác khác.
Tuy nhiên, không phải mỗi độc giả PDF đều ủng hộ tất cả các tính năng tiên tiến như nhau.
Sự khác biệt giữa PDF và Word là gì?
PDF và Microsoft Word tài liệu được thiết kế cho những mục đích khác nhau.
Word chủ yếu là một định dạng tài liệu có thể chỉnh sửa.
PDF chủ yếu được thiết kế để trình bày và phân phối nhất định.
| Tính năng | Word (DOCX) | |
|---|---|---|
| Mục đích chính | Chia sẻ và trình bày | Đang tạo và biên tập |
| Độ đều đặn của bố trí | Thường thì cao | Phụ thuộc vào phần mềm và phông chữ |
| Sửa... | Cần thiết công cụ tương thích | Thiết kế để sửa |
| Xem dạng chữ nhật chéo | Hỗ trợ rộng rãi | Cần thiết phần mềm tương thích |
| In ấn | Rất hợp | Đã hỗ trợ |
| Dạng tương tác | Đã hỗ trợ | Đã hỗ trợ thông qua tính năng Word |
| Phần mở rộng tập tin | .pdf | .docx |
Khi nào bạn nên dùng PDF?
Chọn PDF khi:
- Chia sẻ tài liệu hoàn tất
- phái đi một nhiệm vụ
- Gửi một hợp đồng để xem xét lại
- Phân phát báo cáo
- Đang chuẩn bị tài liệu để in
- Phụ phí một bố trí trang cố định
Khi nào bạn nên dùng Word?
Chọn Word khi:
- Viết hoặc sửa nội dung
- Hợp tác về các bản nháp
- Sửa đoạn và bảng
- Đang áp dụng kiểu tài liệu
- Thay đổi cấu trúc thường xuyên
Trong nhiều luồng công việc, tài liệu được tạo ra trong Word và xuất khẩu đến PDF khi chúng sẵn sàng chia sẻ.
Lợi ích của việc này PDF Hồ sơ?
PDF có một số lợi thế quan trọng.
1. Diện mạo tài liệu thống nhất
PDF giúp bảo tồn bố trí trang, phông chữ, ảnh và đồ họa trên các trình xem tương thích.
2. Tương thích rộng
PDF, Windows, macOS, Linux, Android, iOS, và trình duyệt web.
3. Hỗ trợ kiểu nội dung khác
Một PDF có thể chứa văn bản, hình ảnh, đồ họa véc tơ, bảng, hình thức và siêu liên kết.
4. Hỗ trợ in ấn
PDF rất phù hợp với tài liệu cần thiết kích thước và bố trí trang có thể đoán trước.
5. Tính năng bảo mật tài liệu
PDF hỗ trợ tính năng như mã hóa, quyền truy cập và ký hiệu số.
Tuy nhiên, sự an toàn thật sự của tài liệu tùy thuộc vào cách thực hiện và sử dụng các tính năng này.
6. Bảo tồn tài liệu dài
Các tiêu chuẩn chuyên biệt như PDF/A được thiết kế để thu hút lâu dài.
Không phải mọi thông thường PDF tự động đáp ứng các yêu cầu PDF/A.
Lợi ích của việc này PDF Hồ sơ?
Dù có những lợi thế, PDF cũng có giới hạn.
1. Việc sửa chữa có thể khó khăn
PDF không được thiết kế chủ yếu cho việc sửa đổi nội dung rộng lớn.
Thay đổi đoạn, bảng hoặc bố trí trang có thể đòi hỏi phần mềm đặc biệt.
2. Các PDF phức tạp có thể lớn
Ảnh phân giải cao, trang quét, phông chữ nhúng và các nguồn tài nguyên khác có thể tăng kích cỡ tập tin.
3. Đọc di động có thể là điều không thể
Một tờ báo PDF được thiết kế cho A4 hoặc Letter có thể khó đọc trên màn hình điện thoại thông minh nhỏ.
4. PDF đã quét có thể không chứa văn bản tìm kiếm
Một PDF quét có thể chứa ảnh của văn bản thay vì thực tế ký tự văn bản.
OCR có thể cần thiết để làm cho nội dung tìm kiếm hoặc sửa đổi được.
5. Những đặc tính cao cấp có thể không hoạt động ở khắp mọi nơi
Các hình thức tương tác, đa phương tiện và chuyên môn PDF Tính năng có thể làm khác đi. PDF Độc giả.
Cách mở tập tin PDF
Mở một PDF thường là đơn giản.
Trên Windows
Bạn có thể mở tập tin PDF bằng:
- Theo cạnh Microsoft
- Google Chrome
- Trình đọc Adobe Acrobat
- Sự tương thích khác PDF Đầu đọc
Nhấn đúp vào tập tin để mở nó bằng ứng dụng mặc định.
Trên Mac
macOS bao gồm xem thử, hỗ trợ xem PDF.
Bạn cũng có thể mở các PDFs bằng cách sử dụng các trình duyệt tương thích và các ứng dụng phần ba.
Trên Android
Nhiều thiết bị Android có thể mở PDF qua trình duyệt, ứng dụng tài liệu, hoặc tương thích với độc giả PDF.
Name
iOS và iPadOS hỗ trợ PDF xem thông qua các ứng dụng như tập tin, Safari, và Books.
Các tính năng sẵn có phụ thuộc vào phiên bản ứng dụng và điều hành của hệ thống.
Cách tạo tập tin PDF
Có nhiều cách để tạo ra a PDF.
Phương pháp 1: Xuất từ Microsoft Word
- Mở tài liệu trong Word.
- Chọn Tập tin > Lưu dạng hay Tập tin > Xuất.
- Chọn PDF dạng định dạng đầu ra.
- Lưu tài liệu.
- Mở PDF để xác minh kết quả.
Phương pháp 2: Dùng Print tới PDF
Nhiều hệ điều hành và ứng dụng cung cấp một hệ thống ảo PDF Máy in.
Thay vì in trên giấy, ứng dụng này lưu tài liệu là PDF.
Phương pháp 3: Chuyển đổi ảnh sang PDF
Bạn có thể chuyển đổi JPG, PNG, và các định dạng ảnh khác được hỗ trợ thành tài liệu PDF.
Cái này có ích cho giấy tờ quét, biên lai và hình ảnh.
Phương pháp 4: Dùng bộ chuyển đổi PDF trên mạng
Các công cụ PDF dựa trên duyệt có thể chuyển đổi các định dạng tài liệu được hỗ trợ thành PDF.
Ví dụ, bạn có thể khám phá công cụ chuyển đổi tài liệu trên PDFreevert.
Làm thế nào để sửa một tập tin PDF
Sửa chữa một PDF phụ thuộc vào những gì bạn muốn thay đổi.
Thêm chú thích
Nhiều độc giả PDF ủng hộ việc tô sáng, bình luận và chú thích.
Điền các đơn
Một số PDF chứa các trường đơn tương tác.
Bạn có khả năng nhập thông tin với thông tin tương thích PDF đọc sách.
Đổi đoạn tồn tại
Sửa đổi văn bản PDF đã có, có lẽ cần thiết một trình biên tập PDF tận tụy.
Chuyển đổi PDF sang Word
Nếu bạn cần thay đổi rất nhiều, chuyển đổi a PDF phải Word Có lẽ sẽ tiện lợi hơn.
Tuy nhiên, các bố trí phức tạp có thể không hoàn toàn thay đổi.
Trang & mới
Công cụ tổ chức PDF có thể giúp hợp nhất, tách rời, xoay hoặc gỡ bỏ trang.
Các tính năng sẵn sàng phụ thuộc vào ứng dụng đã chọn.
Các loại khác nhau của tập tin PDF là gì?
Không phải mọi PDFs chứa cùng một loại thông tin.
Văn bản- Bassed PDF
Một văn bản dựa trên PDF chứa các ký tự văn bản thật.
Người dùng có thể thường xuyên tìm kiếm, chọn và sao chép văn bản.
Quét PDF
Một PDF quét chứa hình ảnh của tài liệu giấy.
Không có OCR, văn bản thấy được có lẽ không thể chọn được.
Tìm kiếm PDF
Một PDF tìm kiếm có thông tin văn bản cho phép người dùng tìm kiếm từ.
Một số PDF có thể tìm kiếm được tạo bằng cách thêm lớp văn bản OCR vào ảnh quét.
Tương tác PDF
Một PDF tương tác có thể chứa các hình thức, nút, liên kết hoặc các yếu tố tương tác khác.
PDF/A
PDF/A là một họ của tiêu chuẩn PDF được thiết kế cho việc bảo tồn tài liệu lâu dài.
PDF/ X
PDF/X là một họ tiêu chuẩn dành cho việc in ấn chuyên nghiệp và trao đổi đồ họa.
PDF có giống PDF/A không?
Không.
PDF là định dạng tài liệu chung.
PDF/A là một gia đình đặc biệt của các tiêu chuẩn để thu hẹp lâu dài.
PDF/A đặt hạn chế và yêu cầu trên một số tính năng để cải thiện sự đáng tin cậy của văn bản trong tương lai.
Ví dụ, ứng dụng hồ sơ PDF/A yêu cầu việc nhúng phông chữ thích hợp và cấm một số quan hệ phụ thuộc có thể cản trở việc bảo tồn lâu dài.
Nếu bạn đang lưu trữ tài liệu trong nhiều năm, PDF/A có thể đáng giá.
Đối với việc chia sẻ thông thường và làm việc văn phòng hàng ngày, tiêu chuẩn PDF thường là đủ.
Tập tin PDF có an toàn không?
PDF là một định dạng được sử dụng rộng rãi, nhưng không có định dạng tập tin nào tự động an toàn.
Một PDF có thể chứa liên kết, đính kèm, văn lệnh hoặc những nội dung có khả năng rủi ro khác.
An ninh cũng phụ thuộc vào PDF đọc và cách nó xử lý tập tin.
Để giảm rủi ro:
- Tải PDF từ các nguồn đáng tin cậy.
- Giữ lấy PDF mới đọc.
- Tránh mở những mối quan hệ bất ngờ.
- Hãy cẩn thận với các liên kết và tập tin nhúng.
- Dùng những dụng cụ an ninh thích hợp.
Để xem xét các tài liệu nhạy cảm, hãy xem lại sự riêng tư và các thực hành an ninh của bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào trước khi tải lên tập tin.
Những câu hỏi thường xuyên
PDF là gì?
PDF là viết tắt của định dạng Tài liệu.
Ai đã tạo ra định dạng PDF?
Adobe đã phát triển PDF lúc đầu 1990s. PDF Sau này trở thành một dạng tài liệu được tiêu chuẩn hóa trên toàn thế giới.
PDF có được sử dụng không?
PDF là một định dạng chuẩn hoá mở, và nhiều ứng dụng miễn phí có thể tạo và đọc tập tin PDF. Một số ứng dụng sửa đổi cao cấp cần thiết tiền.
Tôi có thể chỉnh sửa một tập tin PDF không?
Vâng, nhưng các tùy chọn sửa đổi sẵn sàng phụ thuộc vào phần mềm và cấu trúc tài liệu. Để biên soạn văn bản mở rộng, chuyển sang Word Có lẽ sẽ tiện lợi hơn.
Tại sao tập tin PDF lại nổi tiếng đến thế?
PDF Các tập tin được hỗ trợ rộng rãi và giúp bảo tồn sự xuất hiện của tài liệu qua các thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
Một PDF có thể chứa ảnh và văn bản không?
Phải. PDF hỗ trợ văn bản, hình ảnh, đồ họa véc tơ, siêu liên kết, hình thức và các yếu tố tài liệu khác.
Tại sao tôi không thể sao chép văn bản từ một số PDFs?
Một số PDF chứa ảnh quét thay vì văn bản thật. Số khác có thể có những hạn chế hoặc vấn đề mã hóa ký tự.
PDF có tốt hơn Word không?
Cả hai định dạng đều không tốt hơn hoàn toàn. PDF thường được ưa thích để chia sẻ tài liệu hoàn tất, trong khi Word được thiết kế để chỉnh sửa và hợp tác.
Kết thúc
PDF, hoặc định dạng Tài liệu có thể cập nhật, là một định dạng tập tin được dùng rộng rãi được thiết kế để bảo tồn tài liệu xuất hiện trên các thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
Nó hỗ trợ văn bản, hình ảnh, đồ họa, hình thức, siêu liên kết và các tính năng tài liệu khác.
PDF đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ tài liệu hoàn tất, in ấn, và lưu trữ, trong khi các định dạng có thể sửa đổi như Word thường tốt hơn để tạo và sửa đổi nội dung.
Hiểu cách hoạt động của PDF có thể giúp bạn chọn đúng dạng thức cho tài liệu của mình và tránh các vấn đề chuyển đổi thông thường.
Nếu bạn cần chuyển đổi, nén, trộn hoặc sắp xếp tập tin PDF, hãy tìm kiếm những công cụ có sẵn trên PDFreevert.
Cho dù bạn đang chuẩn bị một báo cáo kinh doanh, gửi một bài tập, hoặc chia sẻ một tài liệu scan, chọn quyền PDF Việc lưu thông có thể giúp việc quản lý tài liệu dễ dàng hơn.