什麼是 PDF 檔案？新手指南

PDF 是世界上最常用的文件格式之一。從商務合同、學校作業，到發票、電子書和政府表單，人們用 PDF 在不同裝置和作業系統間分享資訊。

那麼，PDF 檔案究竟是什麼，為什麼如此流行？

如果你下載過以 .pdf 結尾的文件，可能發現無論在 Windows 電腦、Mac 還是手機上開啟，它通常看起來都一樣。

這種一致性，是 PDF 成為文件分享標準格式的主要原因之一。

本新手指南介紹 PDF 的含義、工作方式、優點和限制，以及如何建立、開啟、編輯和轉換 PDF。

PDF 是什麼的縮寫？

PDF 是 Portable Document Format（行動式文件格式）的縮寫。

Adobe 在 20 世紀 90 年代初開發了這一檔案格式，旨在讓文件更容易分享，同時保留視覺外觀。

PDF 可以包含：

• 文字
• 圖片
• 表格
• 向量圖形
• 字型
• 超連結
• 表單
• 批註
• 數字簽名
• 嵌入附件

與簡單文字檔案不同，PDF 儲存內容在頁面上應如何顯示的資訊。

這讓文件能夠在不同系統上保持一致的版式。

如今，PDF 已透過 ISO 32000 系列標準實現國際標準化。

PDF 檔案有哪些用途？

需要一致的文件顯示時，人們會使用 PDF。

1. 商務文件

企業使用 PDF 處理合同、發票、報告、提案和正式函件。

PDF 有助於確保收件人看到一致的文件版式。

2. 教育

學生和教師使用 PDF 分享作業、研究論文、課堂筆記和學習資料。

PDF 可在許多裝置上檢視，無需原始編輯應用。

3. 政府和法律文件

政府機構和法律組織經常以 PDF 分發表單、通知和正式檔案。

部分 PDF 流程還支援數字簽名和文件安全功能。

4. 電子書和手冊

PDF 常用於技術手冊、產品文件和重視頁面版式的出版物。

5. 列印和出版

PDF 廣泛用於專業印刷，因為它可以保留頁面尺寸、字型、圖形和一致輸出所需的其他資訊。

印刷流程還會使用專門的 PDF 標準。

PDF 檔案如何工作？

PDF 描述內容應如何顯示在一個或多個頁面上。

它以結構化格式儲存頁面相關資訊，無需完全依賴原始應用。

PDF 閱讀器解釋這些資訊並渲染文件。

文字和字型

PDF 可以儲存文字，以及字型選擇、定位和外觀資訊。

嵌入字型有助於保留預期外觀。

圖片

PDF 可以包含照片、掃描頁面等柵格圖片。

根據 PDF 建立方式，圖片可能採用不同壓縮方法。

向量圖形

PDF 支援線條、形狀和路徑等向量圖形。

與柵格圖片不同，向量圖形通常可以縮放而不出現畫素化。

頁面版式

PDF 定義頁面尺寸和內容位置。

因此，正確建立的 PDF 通常能在不同裝置上保持版式。

互動元素

PDF 還可以支援表單、超連結、批註和其他互動功能。

不過，並非每款閱讀器對所有高階功能的支援都相同。

PDF 與 Word 有什麼區別？

PDF 和 Microsoft Word 文件的設計用途不同。

Word 主要是一種可編輯文件格式。

PDF 主要用於一致的顯示和分發。

什麼時候應該使用 PDF？

以下情況可以選擇 PDF：

• 分享完成的文件
• 提交作業
• 傳送合同供審閱
• 分發報告
• 為列印準備文件
• 保留固定頁面版式

什麼時候應該使用 Word？

以下情況可以選擇 Word：

• 撰寫或修訂內容
• 協作處理草稿
• 編輯段落和表格
• 應用文件樣式
• 頻繁修改結構

許多流程會先在 Word 中建立文件，準備分享時再匯出為 PDF。

PDF 檔案有哪些優點？

PDF 有幾個重要優點。

1. 文件外觀一致

PDF 有助於在相容檢視器中保留頁面版式、字型、圖片和圖形。

2. 相容性廣泛

Windows、macOS、Linux、Android、iOS 和瀏覽器都有 PDF 閱讀器。

3. 支援多種內容型別

單個 PDF 可以包含文字、圖片、向量圖形、表格、表單和超連結。

4. 支援列印

PDF 適合需要可預期頁面尺寸和版式的文件。

5. 文件安全功能

PDF 支援加密、訪問許可權和數字簽名等功能。

不過，實際安全性取決於這些功能的實現和使用方式。

6. 長期文件儲存

PDF/A 等專門標準用於長期歸檔。

普通 PDF 並不會自動滿足 PDF/A 要求。

PDF 檔案有哪些缺點？

雖然有許多優點，PDF 也有侷限。

1. 編輯可能困難

PDF 主要不是為大幅編輯內容而設計。

更改段落、表格或頁面版式，可能需要專門軟體。

2. 複雜 PDF 可能很大

高解析度圖片、掃描頁面、嵌入字型和其他資源，都可能增加檔案大小。

3. 手機閱讀可能不方便

為 A4 或 Letter 紙張設計的 PDF，在較小的手機螢幕上可能難以閱讀。

4. 掃描版 PDF 可能沒有可搜尋文字

掃描版 PDF 可能只有文字圖片，而沒有實際文字字元。

可能需要 OCR 才能讓內容可搜尋或可編輯。

5. 高階功能未必在各處都可用

互動式表單、多媒體和特殊 PDF 功能，在不同閱讀器中的行為可能不同。

如何開啟 PDF 檔案

開啟 PDF 通常很簡單。

Windows

可以使用以下應用開啟 PDF：

• Microsoft Edge
• Google Chrome
• Adobe Acrobat Reader
• 其他相容的 PDF 閱讀器

雙擊檔案，使用預設應用開啟。

Mac

macOS 內建“預覽”應用，支援檢視 PDF。

也可以使用相容瀏覽器和第三方應用開啟。

Android

許多 Android 裝置可以透過瀏覽器、文件應用或相容閱讀器開啟 PDF。

iPhone 和 iPad

iOS 和 iPadOS 支援透過“檔案”、Safari 和“圖書”等應用檢視 PDF。

可用功能取決於應用和作業系統版本。

如何建立 PDF 檔案

可以用多種方式建立 PDF。

方法一：從 Microsoft Word 匯出

1. 在 Word 中開啟文件。
2. 選擇檔案 > 另存為或檔案 > 匯出。
3. 選擇 PDF 輸出格式。
4. 儲存文件。
5. 開啟 PDF，核對結果。

方法二：使用列印到 PDF

許多作業系統和應用提供虛擬 PDF 印表機。

應用會將文件儲存為 PDF，而不是列印到紙上。

方法三：將圖片轉換為 PDF

可以將 JPG、PNG 和其他受支援圖片格式轉換為 PDF 文件。

這適合掃描材料、收據和照片。

方法四：使用線上 PDF 轉換器

瀏覽器中的 PDF 工具可以將受支援的文件格式轉換為 PDF。

例如，可以檢視 PDFreevert 的文件轉換工具。

如何編輯 PDF 檔案

編輯方法取決於你希望更改什麼。

新增評論或批註

許多閱讀器支援高亮、評論和批註。

填寫表單

部分 PDF 包含互動式表單欄位。

可以用相容閱讀器填寫資訊。

修改現有文字

編輯 PDF 現有文字，可能需要專門的 PDF 編輯器。

PDF 轉 Word

如果需要大幅修改，將 PDF 轉為 Word 可能更方便。

不過，複雜版式可能無法完美轉換。

重排頁面

PDF 整理工具可以幫助合併、拆分、旋轉或刪除頁面。

可用功能取決於所選應用。

PDF 檔案有哪些型別？

並非所有 PDF 都包含同類資訊。

文字型 PDF

文字型 PDF 包含實際文字字元。

使用者通常可以搜尋、選中和複製文字。

掃描版 PDF

掃描版 PDF 包含紙質文件的圖片。

沒有 OCR 時，可見文字可能無法選中。

可搜尋 PDF

可搜尋 PDF 包含文字資訊，允許使用者查詢詞語。

部分可搜尋 PDF 是透過向掃描圖片新增 OCR 文字層建立的。

互動式 PDF

互動式 PDF 可能包含可填寫表單、按鈕、連結或其他互動元素。

PDF/A

PDF/A 是用於長期儲存文件的一系列 PDF 標準。

PDF/X

PDF/X 是面向部分專業印刷和圖形交換流程的一系列標準。

PDF 與 PDF/A 是一回事嗎？

不是。

PDF 是通用文件格式。

PDF/A 是專門用於長期歸檔的一系列標準。

PDF/A 對某些功能作出限制和要求，以提高未來重現文件的可靠性。

例如，適用的 PDF/A 規範要求適當嵌入字型，並禁止某些可能妨礙長期儲存的外部依賴。

如果需要儲存文件很多年，可以考慮 PDF/A。

對於普通分享和日常辦公，標準 PDF 通常足夠。

PDF 檔案安全嗎？

PDF 廣泛使用，但任何檔案格式都不會自動安全。

PDF 可能包含連結、附件、指令碼或其他潛在風險內容。

安全性還取決於閱讀器及其處理檔案的方式。

為了降低風險：

• 從可信來源下載 PDF。
• 保持閱讀器更新。
• 避免開啟意外附件。
• 謹慎處理嵌入連結和檔案。
• 使用適當的安全工具。

上傳敏感文件前，請檢視線上服務的隱私和安全做法。

常見問題解答

PDF 是什麼的縮寫？

PDF 是 Portable Document Format（行動式文件格式）的縮寫。

誰建立了 PDF 格式？

Adobe 在 20 世紀 90 年代初開發了 PDF，之後 PDF 成為國際標準化的文件格式。

PDF 可以免費使用嗎？

PDF 是開放的標準化格式，許多免費應用可以建立和讀取 PDF。部分高階編輯應用需要付費。

可以編輯 PDF 檔案嗎？

可以，但可用編輯選項取決於軟體和文件結構。對於大量文字編輯，轉為 Word 可能更方便。

為什麼 PDF 這麼流行？

PDF 得到廣泛支援，有助於在不同裝置和作業系統上保留文件外觀。

PDF 可以同時包含圖片和文字嗎？

可以。PDF 支援文字、圖片、向量圖形、超連結、表單和其他文件元素。

為什麼部分 PDF 的文字無法複製？

部分 PDF 包含掃描圖片而非實際文字。其他 PDF 可能有複製限制或字元編碼問題。

PDF 比 Word 更好嗎？

沒有哪種格式在所有情況下都更好。PDF 通常更適合分享完成的文件，而 Word 用於編輯和協作。

結語

PDF，即行動式文件格式，是一種廣泛使用的檔案格式，用於在不同裝置和作業系統上保留文件外觀。

它支援文字、圖片、圖形、表單、超連結和其他文件功能。

PDF 特別適合分享最終文件、列印和歸檔，而 Word 等可編輯格式往往更適合建立與修訂內容。

理解 PDF 的工作方式，有助於選擇合適文件格式，並避免常見轉換問題。

如果需要轉換、壓縮、合併或整理 PDF，可以檢視 PDFreevert 的工具。

無論是準備商務報告、提交作業，還是分享掃描文件，選擇合適的 PDF 處理流程，都能讓文件管理更方便。