什么是 PDF 文件？新手指南

PDF 是世界上最常用的文档格式之一。从商务合同、学校作业，到发票、电子书和政府表单，人们用 PDF 在不同设备和操作系统间分享信息。

那么，PDF 文件究竟是什么，为什么如此流行？

如果你下载过以 .pdf 结尾的文档，可能发现无论在 Windows 电脑、Mac 还是手机上打开，它通常看起来都一样。

这种一致性，是 PDF 成为文档分享标准格式的主要原因之一。

本新手指南介绍 PDF 的含义、工作方式、优点和限制，以及如何创建、打开、编辑和转换 PDF。

PDF 是什么的缩写？

PDF 是 Portable Document Format（便携式文档格式）的缩写。

Adobe 在 20 世纪 90 年代初开发了这一文件格式，旨在让文档更容易分享，同时保留视觉外观。

PDF 可以包含：

• 文字
• 图片
• 表格
• 矢量图形
• 字体
• 超链接
• 表单
• 批注
• 数字签名
• 嵌入附件

与简单文本文件不同，PDF 存储内容在页面上应如何显示的信息。

这让文档能够在不同系统上保持一致的版式。

如今，PDF 已通过 ISO 32000 系列标准实现国际标准化。

PDF 文件有哪些用途？

需要一致的文档显示时，人们会使用 PDF。

1. 商务文档

企业使用 PDF 处理合同、发票、报告、提案和正式函件。

PDF 有助于确保收件人看到一致的文档版式。

2. 教育

学生和教师使用 PDF 分享作业、研究论文、课堂笔记和学习资料。

PDF 可在许多设备上查看，无需原始编辑应用。

3. 政府和法律文档

政府机构和法律组织经常以 PDF 分发表单、通知和正式文件。

部分 PDF 流程还支持数字签名和文档安全功能。

4. 电子书和手册

PDF 常用于技术手册、产品文档和重视页面版式的出版物。

5. 打印和出版

PDF 广泛用于专业印刷，因为它可以保留页面尺寸、字体、图形和一致输出所需的其他信息。

印刷流程还会使用专门的 PDF 标准。

PDF 文件如何工作？

PDF 描述内容应如何显示在一个或多个页面上。

它以结构化格式存储页面相关信息，无需完全依赖原始应用。

PDF 阅读器解释这些信息并渲染文档。

文字和字体

PDF 可以存储文字，以及字体选择、定位和外观信息。

嵌入字体有助于保留预期外观。

图片

PDF 可以包含照片、扫描页面等栅格图片。

根据 PDF 创建方式，图片可能采用不同压缩方法。

矢量图形

PDF 支持线条、形状和路径等矢量图形。

与栅格图片不同，矢量图形通常可以缩放而不出现像素化。

页面版式

PDF 定义页面尺寸和内容位置。

因此，正确创建的 PDF 通常能在不同设备上保持版式。

交互元素

PDF 还可以支持表单、超链接、批注和其他交互功能。

不过，并非每款阅读器对所有高级功能的支持都相同。

PDF 与 Word 有什么区别？

PDF 和 Microsoft Word 文档的设计用途不同。

Word 主要是一种可编辑文档格式。

PDF 主要用于一致的显示和分发。

什么时候应该使用 PDF？

以下情况可以选择 PDF：

• 分享完成的文档
• 提交作业
• 发送合同供审阅
• 分发报告
• 为打印准备文档
• 保留固定页面版式

什么时候应该使用 Word？

以下情况可以选择 Word：

• 撰写或修订内容
• 协作处理草稿
• 编辑段落和表格
• 应用文档样式
• 频繁修改结构

许多流程会先在 Word 中创建文档，准备分享时再导出为 PDF。

PDF 文件有哪些优点？

PDF 有几个重要优点。

1. 文档外观一致

PDF 有助于在兼容查看器中保留页面版式、字体、图片和图形。

2. 兼容性广泛

Windows、macOS、Linux、Android、iOS 和浏览器都有 PDF 阅读器。

3. 支持多种内容类型

单个 PDF 可以包含文字、图片、矢量图形、表格、表单和超链接。

4. 支持打印

PDF 适合需要可预期页面尺寸和版式的文档。

5. 文档安全功能

PDF 支持加密、访问权限和数字签名等功能。

不过，实际安全性取决于这些功能的实现和使用方式。

6. 长期文档保存

PDF/A 等专门标准用于长期归档。

普通 PDF 并不会自动满足 PDF/A 要求。

PDF 文件有哪些缺点？

虽然有许多优点，PDF 也有局限。

1. 编辑可能困难

PDF 主要不是为大幅编辑内容而设计。

更改段落、表格或页面版式，可能需要专门软件。

2. 复杂 PDF 可能很大

高分辨率图片、扫描页面、嵌入字体和其他资源，都可能增加文件大小。

3. 手机阅读可能不方便

为 A4 或 Letter 纸张设计的 PDF，在较小的手机屏幕上可能难以阅读。

4. 扫描版 PDF 可能没有可搜索文字

扫描版 PDF 可能只有文字图片，而没有实际文字字符。

可能需要 OCR 才能让内容可搜索或可编辑。

5. 高级功能未必在各处都可用

交互式表单、多媒体和特殊 PDF 功能，在不同阅读器中的行为可能不同。

如何打开 PDF 文件

打开 PDF 通常很简单。

Windows

可以使用以下应用打开 PDF：

• Microsoft Edge
• Google Chrome
• Adobe Acrobat Reader
• 其他兼容的 PDF 阅读器

双击文件，使用默认应用打开。

Mac

macOS 内置“预览”应用，支持查看 PDF。

也可以使用兼容浏览器和第三方应用打开。

Android

许多 Android 设备可以通过浏览器、文档应用或兼容阅读器打开 PDF。

iPhone 和 iPad

iOS 和 iPadOS 支持通过“文件”、Safari 和“图书”等应用查看 PDF。

可用功能取决于应用和操作系统版本。

如何创建 PDF 文件

可以用多种方式创建 PDF。

方法一：从 Microsoft Word 导出

1. 在 Word 中打开文档。
2. 选择文件 > 另存为或文件 > 导出。
3. 选择 PDF 输出格式。
4. 保存文档。
5. 打开 PDF，核对结果。

方法二：使用打印到 PDF

许多操作系统和应用提供虚拟 PDF 打印机。

应用会将文档保存为 PDF，而不是打印到纸上。

方法三：将图片转换为 PDF

可以将 JPG、PNG 和其他受支持图片格式转换为 PDF 文档。

这适合扫描材料、收据和照片。

方法四：使用在线 PDF 转换器

浏览器中的 PDF 工具可以将受支持的文档格式转换为 PDF。

例如，可以查看 PDFreevert 的文档转换工具。

如何编辑 PDF 文件

编辑方法取决于你希望更改什么。

添加评论或批注

许多阅读器支持高亮、评论和批注。

填写表单

部分 PDF 包含交互式表单字段。

可以用兼容阅读器填写信息。

修改现有文字

编辑 PDF 现有文字，可能需要专门的 PDF 编辑器。

PDF 转 Word

如果需要大幅修改，将 PDF 转为 Word 可能更方便。

不过，复杂版式可能无法完美转换。

重排页面

PDF 整理工具可以帮助合并、拆分、旋转或删除页面。

可用功能取决于所选应用。

PDF 文件有哪些类型？

并非所有 PDF 都包含同类信息。

文字型 PDF

文字型 PDF 包含实际文字字符。

用户通常可以搜索、选中和复制文字。

扫描版 PDF

扫描版 PDF 包含纸质文档的图片。

没有 OCR 时，可见文字可能无法选中。

可搜索 PDF

可搜索 PDF 包含文字信息，允许用户查找词语。

部分可搜索 PDF 是通过向扫描图片添加 OCR 文字层创建的。

交互式 PDF

交互式 PDF 可能包含可填写表单、按钮、链接或其他交互元素。

PDF/A

PDF/A 是用于长期保存文档的一系列 PDF 标准。

PDF/X

PDF/X 是面向部分专业印刷和图形交换流程的一系列标准。

PDF 与 PDF/A 是一回事吗？

不是。

PDF 是通用文档格式。

PDF/A 是专门用于长期归档的一系列标准。

PDF/A 对某些功能作出限制和要求，以提高未来重现文档的可靠性。

例如，适用的 PDF/A 规范要求适当嵌入字体，并禁止某些可能妨碍长期保存的外部依赖。

如果需要保存文档很多年，可以考虑 PDF/A。

对于普通分享和日常办公，标准 PDF 通常足够。

PDF 文件安全吗？

PDF 广泛使用，但任何文件格式都不会自动安全。

PDF 可能包含链接、附件、脚本或其他潜在风险内容。

安全性还取决于阅读器及其处理文件的方式。

为了降低风险：

• 从可信来源下载 PDF。
• 保持阅读器更新。
• 避免打开意外附件。
• 谨慎处理嵌入链接和文件。
• 使用适当的安全工具。

上传敏感文档前，请查看在线服务的隐私和安全做法。

常见问题解答

PDF 是什么的缩写？

PDF 是 Portable Document Format（便携式文档格式）的缩写。

谁创建了 PDF 格式？

Adobe 在 20 世纪 90 年代初开发了 PDF，之后 PDF 成为国际标准化的文档格式。

PDF 可以免费使用吗？

PDF 是开放的标准化格式，许多免费应用可以创建和读取 PDF。部分高级编辑应用需要付费。

可以编辑 PDF 文件吗？

可以，但可用编辑选项取决于软件和文档结构。对于大量文字编辑，转为 Word 可能更方便。

为什么 PDF 这么流行？

PDF 得到广泛支持，有助于在不同设备和操作系统上保留文档外观。

PDF 可以同时包含图片和文字吗？

可以。PDF 支持文字、图片、矢量图形、超链接、表单和其他文档元素。

为什么部分 PDF 的文字无法复制？

部分 PDF 包含扫描图片而非实际文字。其他 PDF 可能有复制限制或字符编码问题。

PDF 比 Word 更好吗？

没有哪种格式在所有情况下都更好。PDF 通常更适合分享完成的文档，而 Word 用于编辑和协作。

结语

PDF，即便携式文档格式，是一种广泛使用的文件格式，用于在不同设备和操作系统上保留文档外观。

它支持文字、图片、图形、表单、超链接和其他文档功能。

PDF 特别适合分享最终文档、打印和归档，而 Word 等可编辑格式往往更适合创建与修订内容。

理解 PDF 的工作方式，有助于选择合适文档格式，并避免常见转换问题。

如果需要转换、压缩、合并或整理 PDF，可以查看 PDFreevert 的工具。

无论是准备商务报告、提交作业，还是分享扫描文档，选择合适的 PDF 处理流程，都能让文档管理更方便。