PDF против PDF/A: в чем разница?

Введение

Возможно, вам было предложено представить документ в формате PDF/A вместо обычного PDF. Они могут выглядеть одинаково, но служат разным целям. Обычный PDF предназначен для гибкого обмена документами; PDF/A - это семейство стандартов, предназначенных для поддержки долгосрочного сохранения.

Понимание различий важно для юридических документов, институциональных архивов и документов, которые должны оставаться читаемыми в течение многих лет.

Что такое PDF?

Портативный формат документа (PDF) описывает страницы с фиксированным выкладыванием, содержащие текст, изображения, шрифты, графику и другие элементы. Он поддерживает широкий спектр функций, включая формы, аннотации, шифрование и вложения. Эти функции делают PDF полезным для повседневного обмена, но могут усложнить сохранение, если будущее программное обеспечение не сможет воспроизвести их.

Что такое PDF/A?

PDF/A определяется семейством стандартов ISO 19005. Его требования ограничивают или уточняют возможности PDF для повышения надежности рендеринга в будущем. Например, требуемые шрифты должны быть встроены в соответствии с выбранным профилем, а шифрование запрещено. Документ не совместим только потому, что в его имени файла или метаданных написано «PDF/A»; соответствие должно быть подтверждено.

PDF против PDF/A Сравнение

Объяснены версии PDF/A

PDF/A-1 основан на PDF 1.4 и ограничивает такие функции, как прозрачность. PDF/A-2 опирается на новые возможности PDF и обеспечивает прозрачность в соответствии с его правилами. PDF/A-3 допускает произвольные встроенные вложения, хотя эти вложения не обязательно являются архивными. PDF/A-4 основан на PDF 2.0 и обновляет модель соответствия.

Некоторые версии также определяют уровни соответствия, связанные с картографированием текста и структурой документа. Всегда следуйте профилю, требуемому принимающей организацией, а не предполагая, что одна версия является универсально лучшей.

Когда следует использовать PDF/A?

Выберите PDF/A, когда политика в отношении записей, правительственное агентство, архив или клиент явно требуют долгосрочного сохранения. Обычный PDF часто достаточен для выставления счетов, презентаций и отчетов, предназначенных для немедленного обмена.

PDF/A не является форматом шифрования, автоматическим инструментом OCR или гарантией того, что документ не может быть изменен.

Как создать и проверить PDF/A

1. Определите необходимый профиль. Спросите, нужны ли PDF/A-1, -2, -3 или -4 и указан ли уровень соответствия.
2. Используйте совместимого экспортера. "Сохранить как обычно" PDF"командование не обязательно приводит к PDF/A.
3. Обзор шрифтов и ресурсов. гарантирует, что шрифты могут быть встроены, а требуемый контент является автономным.
4. Экспортировать отдельную копию. Сохраняйте редактируемый оригинал для будущих версий.
5. Проверить результат. Используйте валидатор PDF/A, который поддерживает выбранный профиль и исправляет любые зарегистрированные сбои.

Распространенные ошибки

PDF, который успешно открывается, не обязательно соответствует PDF/A. Аналогичным образом, сканируемый PDF не автоматически делает его текст доступным для поиска. Вложения PDF/A-3 могут быть полезны для рабочих процессов, таких как сохранение исходной электронной таблицы, но они должны регулироваться архивной политикой.

Часто задаваемые вопросы

Могут ли обычные читатели PDF открывать PDF/A?

Как правило, да, хотя они могут не подтверждать соответствие.

PDF/A меньше, чем PDF?

Не обязательно. Встроенные ресурсы могут увеличить размер.

Могу ли я защитить паролем файл PDF/A?

PDF/A запрещает шифрование.

PDF/A включает в себя OCR?

Нет. OCR — это отдельный процесс.

Какую версию PDF/A выбрать?

Используйте профиль, указанный принимающей организацией или политикой сохранения вашей организации.

Заключение

PDF гибкий формат документа; PDF/A Добавлены требования к долговременной сохранности. Выберите правильный профиль и проверьте его, а не полагайтесь на этикетку. Для обычных PDF Конверсия и организация, исследование PDFreevert.