PDF vs PDF/A: Qual è la differenza?
Scopri perché un profilo di archivio PDF ha requisiti diversi da un normale PDF.
Introduzione
Potrebbe essere stato chiesto di inviare un documento in formato PDF/A invece di un normale PDF. I due possono sembrare identici, ma servono scopi diversi. PDF è progettato per lo scambio di documenti flessibile; PDF/A è una famiglia di standard progettati per supportare la conservazione a lungo termine.
Comprendere la distinzione è importante per i documenti legali, gli archivi istituzionali e i documenti che devono rimanere leggibili per anni.
Cos'è una PDF?
Portable Document Format (PDF) descrive le pagine di collegamento fisso contenenti testo, immagini, font, grafica e altri elementi. Supporta una vasta gamma di funzionalità, tra cui forme, annotazioni, crittografia e allegati. Queste caratteristiche rendono PDF utile per la condivisione di tutti i giorni, ma può complicare la conservazione se il software futuro non può riprodurli.
Cos'è PDF/A?
PDF/A è definito dalla famiglia di standard ISO 19005. I suoi requisiti limitano o specificano le funzionalità PDF per migliorare l'affidabilità del rendering futuro. Ad esempio, i caratteri richiesti devono essere incorporati secondo il profilo selezionato e la crittografia è vietata. Un documento non è conforme solo perché il suo nome file o metadati dice “PDF/A”; la conformità deve essere validata.
Confronto PDF vs PDF/A
| Caratteristica | PDF/A | |
|---|---|---|
| Scopo primario | Condivisione generale | Archiviazione a lungo termine |
| Font embedding | Dipende dal file | Richiesto secondo il profilo |
| Crittografia | Supportato | Proibito |
| Contenuto interattivo | Supporto ampio | Limitato dal profilo |
| Dipendenze esterne | Può esistere | Restrizioni |
| Test di conformità | Visualizzazione normale | Validazione specifica del profilo |
Versioni PDF/A spiegate
PDF/A-1 si basa su PDF 1.4 e limita caratteristiche come la trasparenza. PDF/A-2 si basa sulle nuove funzionalità PDF e consente la trasparenza secondo le sue regole. PDF/A-3 consente attacchi arbitrari incorporati, anche se questi allegati non sono necessariamente archivistici stessi. PDF/A-4 si basa su PDF 2.0 e aggiorna il modello di conformità.
Alcune versioni definiscono anche i livelli di conformità relativi alla mappatura del testo e alla struttura dei documenti. Seguire sempre il profilo richiesto dall'organizzazione ricevente piuttosto che assumere una versione è universalmente migliore.
Quando si dovrebbe utilizzare PDF/A?
Scegliere PDF/A quando una politica di record, agenzia governativa, archivio o client richiede esplicitamente la conservazione a lungo termine. Il normale PDF è spesso sufficiente per fatture, presentazioni e report destinati alla condivisione immediata.
PDF/A non è un formato di crittografia, uno strumento automatico OCR, o una garanzia che il documento non può essere modificato.
Come Creare e Convalidare PDF/A
- Identificare il profilo richiesto. Chiedi se è necessario PDF/A-1, -2, -3 o -4 e se è specificato un livello di conformità.
- Utilizzare un esportatore conforme. Un comando normale “Salva come PDF” non produce necessariamente PDF/A.
- Rivedere i font e le risorse. Assicurare che i caratteri possono essere incorporati e il contenuto richiesto è auto-contenuto.
- Esportare una copia separata. Conservare l'originale modificabile per le revisioni future.
- Convalida l'output. Utilizzare un validatore PDF/A che supporta il profilo scelto e correggere eventuali guasti segnalati.
Errori comuni
Un PDF che si apre con successo non è necessariamente conforme a PDF/A. Allo stesso modo, fare una scansione PDF compiacente non rende automaticamente il suo testo ricercabile. Gli allegati PDF/A-3 possono essere utili per i flussi di lavoro come la conservazione di un foglio di calcolo originale, ma devono essere regolati da una politica di archivio.
Domande frequenti
I lettori PDF ordinari possono aprire PDF/A?
Generalmente sì, anche se non possono convalidare la conformità.
PDF/A è più piccolo di PDF?
Non necessariamente. Le risorse incorporate possono aumentare la dimensione.
Posso proteggere la password di un file PDF/A?
PDF/A vieta la crittografia.
PDF/A include OCR?
No. OCR è un processo separato.
Quale versione PDF/A dovrei scegliere?
Utilizzare il profilo specificato dall'istituto ricevente o dalla politica di conservazione della vostra organizzazione.
Conclusione
PDF è un formato di documento flessibile; PDF/A aggiunge i requisiti per la conservazione a lungo termine. Scegliere il profilo corretto e convalidarlo piuttosto che affidarsi a un'etichetta. Per la conversione e l'organizzazione PDF ordinari, esplora PDFreevert.