PDF مقابل PDF/A: ما الفرق؟
تعرّف على سبب اختلاف متطلبات ملف PDF الأرشيفي عن ملف PDF العادي.
مقدمة
قد يُطلب منك تقديم مستند بتنسيق PDF/A بدلاً من PDF العادي. يمكن أن يبدو الاثنان متطابقين ، لكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة. تم تصميم PDF العادية لتبادل الوثائق مرنة. PDF/A هي عائلة من المعايير المصممة لدعم الحفاظ على المدى الطويل.
فهم التمييز مهم للسجلات القانونية والمحفوظات المؤسسية والوثائق التي يجب أن تظل قابلة للقراءة لسنوات.
ما هو PDF؟
تنسيق المستندات المحمولة (PDF) يصف صفحات التخطيط الثابت التي تحتوي على نص وصور وخطوط ورسومات وعناصر أخرى. وهو يدعم مجموعة واسعة من الميزات ، بما في ذلك النماذج والشروح والتشفير والمرفقات. هذه الميزات تجعل PDF مفيدًا للمشاركة اليومية ولكن يمكن أن يعقد الحفظ إذا لم تتمكن البرامج المستقبلية من إعادة إنتاجها.
ما هو PDF/A؟
يتم تعريف PDF/A من قبل عائلة معايير ISO 19005. الحد من متطلباتها أو تحديد ميزات PDF لتحسين موثوقية التقديم في المستقبل. على سبيل المثال، يجب تضمين الخطوط المطلوبة وفقًا للملف الشخصي المحدد، ويحظر التشفير. لا يتوافق المستند لمجرد أن اسم الملف أو البيانات الوصفية الخاصة به تقول "PDF/A" ؛ يجب التحقق من المطابقة.
PDF مقابل مقارنة PDF/A
| ميزة الميزة | PDF العادية | ملف PDF/A |
|---|---|---|
| الغرض الأساسي | تقاسم عام | أرشفة طويلة الأجل |
| تضمين الخط | يعتمد على الملف | مطلوب وفقا لملف التعريف |
| التشفير: | مدعم | ممنوعة |
| المحتوى التفاعلي | دعم واسع النطاق | مقيد من قبل ملف التعريف |
| التبعيات الخارجية | قد تكون موجودة | مقيّد |
| اختبار الامتثال | مشاهدة عادية | التحقق من صحة الملف الشخصي المحدد |
شرح إصدارات PDF/A
يعتمد ملف PDF/A-1 على PDF 1.4 ويقيد ميزات مثل الشفافية. تعتمد ملف PDF/A-2 على قدرات PDF الأحدث وتسمح بالشفافية بموجب قواعدها. يسمح ملف PDF/A-3 بالمرفقات المضمنة التعسفية ، على الرغم من أن هذه المرفقات ليست بالضرورة أرشفة نفسها. ويستند نموذج: PDF/A-4 على PDF 2.0 وتحديث نموذج المطابقة.
تحدد بعض الإصدارات أيضًا مستويات المطابقة المتعلقة بتخطيط النصوص وهيكل المستندات. اتبع دائمًا الملف الشخصي المطلوب من قبل المنظمة المتلقية بدلاً من افتراض أن إصدارًا واحدًا هو الأفضل عالميًا.
متى يجب عليك استخدام PDF/A؟
اختر PDF/A عندما تتطلب سياسة السجلات أو الوكالة الحكومية أو الأرشيف أو العميل صراحةً الحفاظ عليها على المدى الطويل. غالبًا ما يكون PDF العادي كافيًا للفواتير والعروض التقديمية والتقارير المعدة للمشاركة الفورية.
PDF/A ليس تنسيق تشفير أو أداة OCR تلقائية أو ضمان عدم إمكانية تغيير المستند.
كيفية إنشاء والتحقق من صحة PDF/A
- تحديد الملف الشخصي المطلوب. اسأل ما إذا PDF/A-1, -2, -3، أو -4 هناك حاجة وما إذا كان يتم تحديد مستوى المطابقة.
- استخدام مصدر متوافق. أمر "حفظ باسم PDF" العادي لا ينتج بالضرورة PDF/A.
- مراجعة الخطوط والموارد. ضمان الخطوط يمكن أن تكون جزءا لا يتجزأ والمحتوى المطلوب هو مكتفية ذاتيا.
- تصدير نسخة منفصلة. الحفاظ على الأصلي للتحرير للمراجعة في المستقبل.
- التحقق من صحة الإخراج. استخدم مدقق PDF/A الذي يدعم الملف الشخصي المختار وتصحيح أي إخفاقات تم الإبلاغ عنها.
الأخطاء الشائعة
A PDF الذي يفتح بنجاح ليس بالضرورة متوافق مع PDF/A. وبالمثل ، فإن جعل PDF متوافقًا مع المسح الضوئي لا يجعل النص قابلاً للبحث تلقائيًا. قد تكون المرفقات PDF/A-3 مفيدة لسير العمل مثل الحفاظ على جدول بيانات أصلي ، ولكن يجب أن تحكمها سياسة أرشيفية.
الاسئلة المتكررة
هل يمكن للقراء العاديين PDF فتح PDF/A؟
عموما نعم، على الرغم من أنها قد لا تحقق من صحة المطابقة.
هل PDF/A أصغر من PDF؟
ليس بالضرورة. قد تزيد الموارد المضمنة من الحجم.
هل يمكنني حماية ملف PDF/A بكلمة مرور؟
PDF/A يحظر التشفير.
هل يشمل PDF/A OCR؟
لا. OCR هي عملية منفصلة.
أي إصدار PDF/A يجب أن أختار؟
استخدم الملف الشخصي المحدد من قبل المؤسسة المتلقية أو سياسة الاحتفاظ الخاصة بمؤسستك.
خاتمة
PDF هو تنسيق مستند مرن ؛ يضيف PDF/A متطلبات الحفظ على المدى الطويل. اختر الملف الشخصي الصحيح والتحقق من صحته بدلاً من الاعتماد على ملصق. لتحويل وتنظيم PDF العادي ، استكشف PDFreevert.