PDF vs PDF/A: Wat is het verschil?
Ontdek waarom een archief PDF profiel andere eisen heeft dan een gewone PDF.
Inleiding
U kunt gevraagd zijn om een document in PDF/A-formaat in te dienen in plaats van een gewone PDF. De twee kunnen identiek lijken, maar ze dienen verschillende doeleinden. Regelmatige PDF is ontworpen voor flexibele documentuitwisseling; PDF/A is een familie van standaarden ontworpen om de duurzaamheid op lange termijn te ondersteunen.
Het begrijpen van het onderscheid is belangrijk voor juridische dossiers, institutionele archieven en documenten die jarenlang leesbaar moeten blijven.
Wat is een PDF?
Portable Document Format (PDF) beschrijft vaste-layout pagina's met tekst, afbeeldingen, lettertypen, afbeeldingen en andere elementen. Het ondersteunt een breed scala aan functies, waaronder formulieren, annotaties, encryptie, en bijlagen. Deze functies maken PDF nuttig voor het dagelijks delen, maar kunnen het behoud bemoeilijken als toekomstige software ze niet kan reproduceren.
Wat is PDF/A?
PDF/A wordt gedefinieerd door de ISO 19005 De Commissie is van mening dat de huidige situatie in de Europese Unie niet kan worden verbeterd. De eisen ervan beperken of specificeren PDF functies om de betrouwbaarheid van toekomstige rendering te verbeteren. De vereiste lettertypen moeten bijvoorbeeld worden ingebed volgens het geselecteerde profiel en versleuteling is verboden. Een document voldoet niet alleen omdat de bestandsnaam of metadata zegt dat het niet voldoet aan de vereisten van de verordening.PDF/ADe overeenstemming moet worden gevalideerd.
PDF vs PDF/A Vergelijking
| Functie | Regelmatige PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Primair doel | Algemene verdeling | archivering op lange termijn |
| Lettertype inbedding | Afhankelijk van het bestand | Vereist volgens profiel |
| Versleuteling | Ondersteund | Verboden |
| Interactieve inhoud | Brede steun | Door profiel beperkt |
| Externe afhankelijkheden | Kan bestaan | Beperkt |
| Nalevingstests | Normaal bekijken | Profielspecifieke validatie |
PDF/A-versies uitgelegd
PDF/A-1 is gebaseerd op PDF 1.4 en beperkt functies zoals transparantie. PDF/A-2 bouwt voort op nieuwere PDF mogelijkheden en maakt transparantie onder de regels mogelijk. PDF/A-3 staat willekeurige ingebedde bijlagen toe, hoewel deze bijlagen niet noodzakelijkerwijs zelf archiveren. PDF/A-4 is gebaseerd op PDF 2.0 en werkt het conformancemodel bij.
Sommige versies definiëren ook conformantieniveaus met betrekking tot tekstmapping en documentstructuur. Volg altijd het profiel dat de ontvangende organisatie nodig heeft in plaats van te veronderstellen dat één versie universeel het beste is.
Wanneer moet u PDF/A gebruiken?
Kies PDF/A wanneer een beleid, overheidsagentschap, archief of cliënt expliciet een langetermijnbehoud vereist. Gewone PDF is vaak voldoende voor facturen, presentaties en rapporten die bedoeld zijn om direct te delen.
PDF/A is geen versleutelingsformaat, een automatisch OCR gereedschap, of een garantie dat het document niet gewijzigd kan worden.
Hoe PDF/A aanmaken en valideren
- Identificeer het vereiste profiel. Vraag of PDF/A-1, -2, -3, of -4 nodig is en of een conformiteitsniveau is opgegeven.
- Gebruik een conforme exporteur. Een normaal commando op te slaan als PDF. Dit is niet noodzakelijk PDF/A.
- Bekijk lettertypen en bronnen. Zorg ervoor dat lettertypen kunnen worden ingebed en de vereiste inhoud is zelfstandig.
- Exporteer een aparte kopie. Bewaar het bewerkbare origineel voor toekomstige herzieningen.
- Valideer de uitvoer. Gebruik een PDF/A validator die het gekozen profiel ondersteunt en eventuele gemelde storingen corrigeert.
Vaak voorkomende fouten
Een PDF die met succes opent is niet noodzakelijk PDF/A-compliant. Ook het maken van een gescande PDF-compliant maakt de tekst niet automatisch doorzoekbaar. PDF/A-3 bijlagen kunnen nuttig zijn voor workflows zoals het behoud van een originele spreadsheet, maar ze moeten worden beheerst door een archival beleid.
Veelgestelde vragen
Kunnen gewone PDF lezers PDF/A openen?
Over het algemeen ja, hoewel ze niet bevestigen overeenstemming.
Is PDF/A kleiner dan PDF?
Niet noodzakelijk. Ingebedde middelen kunnen groter worden.
Kan ik een PDF/A-bestand beschermen met een wachtwoord?
PDF/A verbiedt versleuteling.
Bevat PDF/A OCR?
Nee. OCR is een apart proces.
Welke PDF/A versie moet ik kiezen?
Gebruik het profiel dat is opgegeven door de ontvangende instelling of het bewaarbeleid van uw organisatie.
Conclusie
PDF is een flexibel documentformaat; PDF/A voegt eisen voor langetermijnbehoud toe. Kies het juiste profiel en valideer het in plaats van te vertrouwen op een label. Voor gewone PDF conversie en organisatie, verken PDFreevert.