PDF vs PDF/ACo je rozdíl?
Zjistěte, proč má archivní profil PDF jiné požadavky než běžný PDF.
Úvod
Možná jste byli požádáni o předložení dokumentu ve formátu PDF/A místo běžného PDF. Oba mohou vypadat stejně, ale slouží různým účelům. Pravidelné PDF je určeno pro flexibilní výměnu dokumentů; PDF/A je rodina norem navržených tak, aby podporovaly dlouhodobé uchovávání.
Pochopení rozdílu je důležité pro právní záznamy, institucionální archivy a dokumenty, které musí být po léta čitelné.
Co je PDF?
Přenosný formát dokumentu (PDF) popisuje pevné stránky obsahující text, obrázky, písma, grafiku a další prvky. Podporuje širokou škálu funkcí, včetně formulářů, poznámek, šifrování a příloh. Díky těmto funkcím je PDF užitečný pro každodenní sdílení, ale může zkomplikovat zachování, pokud je budoucí software nemůže reprodukovat.
Co je PDF/A?
PDF/A je definováno ISO 19005 rodina norem. Jeho požadavky jsou omezeny nebo specifikovány PDF funkce ke zlepšení spolehlivosti budoucího vykreslování. Například požadovaná písma musí být vložena podle vybraného profilu a šifrování je zakázáno. Dokument není v souladu pouze proto, že jeho název souboru nebo metadata říkají:PDF/AShoda musí být ověřena.
PDF vs PDF/A Srovnání
| Funkce | Pravidelné PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Primární účel | Obecné sdílení | Dlouhodobá archivace |
| Písmo | Závisí na souboru | Vyžaduje se podle profilu |
| Šifrování | Podporováno | Zakázané |
| Interaktivní obsah | Široká podpora | Omezeno profilem |
| Externí závislost | Může existovat. | Omezeno |
| Zkoušení shody | Normální prohlížení | Ověření specifického profilu |
Vysvětlené verze PDF/A
PDF/A-1 je založena na PDF 1.4 a omezuje funkce, jako je transparentnost. PDF/A-2 staví na novějších schopnostech PDF a umožňuje transparentnost podle svých pravidel. PDF/A-3 umožňuje libovolné vložené přílohy, i když tyto přílohy nemusí být nutně archivovány samy. PDF/A-4 je založena na PDF 2.0 a aktualizuje model shody.
Některé verze také definují úroveň shody související s mapováním textu a strukturou dokumentů. Vždy postupujte podle profilu požadovaného přijímací organizací spíše než za předpokladu, že jedna verze je všeobecně nejlepší.
Kdy byste měli PDF/A používat?
Zvolte PDF/A, pokud politika záznamů, vládní agentura, archiv nebo klient výslovně vyžaduje dlouhodobou ochranu. Běžný PDF je často dostačující pro faktury, prezentace a zprávy určené k okamžitému sdílení.
PDF/A není šifrovací formát, automatický nástroj OCR, ani záruka, že dokument nelze změnit.
Jak vytvořit a validovat PDF/A
- Identifikujte požadovaný profil. Zeptejte se, zda je zapotřebí PDF/A-1, -2, -3, nebo -4 a zda je specifikována úroveň shody.
- Použijte vyhovujícího vývozce. Normální Uložit jako PDF příkaz nemusí nutně produkovat PDF/A.
- Překontrolujte fonty a zdroje. Zajistit fonty mohou být vloženy a požadovaný obsah je egocentrický.
- Exportovat samostatnou kopii. Zachovat editable originál pro budoucí revize.
- Potvrďte výstup. Použijte validátor PDF/A, který podporuje zvolený profil a opravuje všechny hlášené poruchy.
Společné chyby
PDF, který se úspěšně otevře, nemusí být vždy kompatibilní se PDF/A. Stejně tak, dělat skenované PDF vyhovující automaticky nedělá jeho text vyhledávání. Přípojky PDF/A-3 mohou být užitečné pro pracovní toky, jako je uchování původní tabulky, ale měly by se řídit archivní politikou.
Často kladené otázky
Mohou běžní čtečky PDF otevřít PDF/A?
Obecně ano, i když nemusí potvrdit shodu.
Je PDF/A menší než PDF?
Ne nutně. Vložené zdroje mohou zvýšit velikost.
Mohu heslo-chránit PDF/A soubor?
PDF/A zakazuje šifrování.
Zahrnuje PDF/A OCR?
Ne. OCR je samostatný proces.
Kterou verzi PDF/A si mám vybrat?
Použijte profil určený přijímající institucí nebo vaší organizací.
Závěr
PDF je flexibilní formát dokumentu; PDF/A přidává požadavky na dlouhodobé uchovávání. Vyberte si správný profil a ověřte jej spíše než se spoléhat na štítek. Pro běžnou konverzi a organizaci PDF prozkoumejte PDFreevert.