Jak przekonwertować plik PDF na format PDF/A w celu archiwizacji
Wybierz profil archiwalny i zatwierdź przekonwertowany wynik.
PDF/A to profil archiwalny z ograniczeniami mającymi na celu wspieranie długoterminowej reprodukcji. Zwykły plik PDF nie jest automatycznie plikiem PDF/A i zmiana jego rozszerzenia nie zapewnia jego zgodności. Przed konwersją potwierdź wymagany profil archiwum odbierającego.
Przygotuj Źródło
Zachowaj oryginał i zapisz wymagania archiwum dotyczące poziomu PDF/A, metadanych, załączników i nazw dostaw. Sprawdź czcionki, wygląd strony, szyfrowanie, multimedia i podpisy, na które konwersja może mieć wpływ.
Konwersja może zmienić nieobsługiwane funkcje. Nie umożliwia to automatycznego przeszukiwania skanu ani nie potwierdza dostępności dokumentu. Jeśli wymagane jest wyszukiwanie, przed wykonaniem kopii archiwalnej wykonaj i zweryfikuj OCR oddzielnie.
Utwórz kopię archiwalną
- Otwórz PDF do PDF/A i sprawdź profil i opcje dostępne w obszarze roboczym.
- Potwierdź, że obsługiwany profil odpowiada wymaganiom odbiorcy. Jeśli potrzebny jest inny poziom, użyj kompatybilnej alternatywy.
- Prześlij źródło i rozpocznij konwersję, zachowując oryginał oddzielnie.
- Pobierz dane wyjściowe i porównaj liczbę stron, czcionki, obrazy i ważne grafiki z oryginałem.
- Zweryfikuj wynikowy plik pod kątem wymaganego profilu i zachowaj raport w swoich dokumentach.
Nie przesyłaj pliku wyłącznie na podstawie jego nazwy lub komunikatu o pomyślnej konwersji. Zgodność i poprawność wizualna to odrębne kontrole.
Zatwierdź wynik
Dokumentacja walidacyjna veraPDF opisuje kontrole zgodności z wymaganiami PDF/A. Użyj odpowiedniego modułu sprawdzania poprawności lub własnego procesu wstępnej kontroli archiwum odbierającego, a następnie sprawdź wszelkie błędy, zamiast zakładać, że wyrenderowana strona potwierdza zgodność.
Przejrzyj także widoczną treść: tekst powinien pozostać czytelny, obrazy kompletne, a wymiary strony prawidłowe. Plik może przejść kontrolę standardów, mimo że nadal zawiera literówkę źródłową lub niechcianą stronę. Zachowaj podpisane oryginały, ponieważ przepisanie pliku PDF może unieważnić istniejące podpisy.
Rozwiązywanie problemów
| Problem | Co sprawdzić |
|---|---|
| Walidator zgłasza problemy z czcionkami | Osadzanie, zastępowanie i dostępność czcionek źródłowych |
| Żądany profil jest nieobsługiwany | Dostępne wymagania dotyczące profilu i archiwum narzędzia |
| Funkcje się zmieniają | Szyfrowanie, multimedia, podpisy lub załączniki |
| Wygląd jest inny | Czcionki, obsługa kolorów, przezroczystość i geometria strony |
Często zadawane pytania
Czy plik PDF/A to to samo, co plik PDF z możliwością przeszukiwania?
Nie. Zgodność archiwalna i warstwa tekstowa z możliwością przeszukiwania to odrębne właściwości.
Czy mogę zachować zaszyfrowany plik archiwalny?
Sprawdź wymagany profil i zasady archiwizacji. Szyfrowanie jest ograniczone wymaganiami PDF/A; nie zakładaj, że plik PDF chroniony hasłem jest zgodny.
Który plik powinienem zachować?
Zachowaj oryginał, sprawdzoną kopię archiwalną, raport z walidacji i wymagane metadane opisowe zgodnie ze swoją polityką przechowywania.