PDF 基礎完整指南
如何將 PDF 轉換為 PDF/A 以便存檔
選擇存檔設定檔並驗證轉換後的結果。
PDF/A 是一種檔案配置文件，具有旨在支援長期複製的約束。普通 PDF 不會自動成為 PDF/A，並且更改其副檔名並不會使其相容。轉換前確認接收存檔所需的設定檔。
準備原始檔案
保留原件並記錄檔案對 PDF/A 等級、元資料、附件和交付命名的要求。檢查可能受轉換影響的字體、頁面外觀、加密、多媒體和簽名。
轉換可以更改不支援的功能。它不會自動使掃描件可搜尋或證明文件可存取。如果需要搜索，請在製作存檔副本之前單獨執行並驗證 OCR。
建立存檔副本
- 開啟 PDF 到 PDF/A 並檢查工作區中可用的設定檔和選項。
- 確認支援的設定檔符合收件者的要求。如果需要不同的級別，請使用相容的替代方案。
- 上傳原始檔案並開始轉換，單獨儲存原始檔案。
- 下載輸出並將頁數、字型、圖像和重要圖形與原始版本進行比較。
- 根據所需的設定檔驗證產生的文件，並將報告與您的記錄一起保留。
不要僅根據文件名或成功轉換訊息來提交文件。合規性和視覺正確性是單獨的檢查。
驗證結果
veraPDF 驗證文檔 描述了針對 PDF/A 要求的檢查。使用適當的驗證器或接收存檔自己的預檢流程，然後檢查任何失敗，而不是假設呈現的頁面證明符合要求。
也要檢查可見內容：文字應保持可讀，圖像完整，頁面尺寸正確。文件可以通過標準檢查，但仍包含來源拼字錯誤或不需要的頁面。保留已簽署的原件，因為重寫 PDF 可能會使現有簽名失效。
故障排除
| 問題 | 要檢查什麼 |
|---|---|
| 驗證器報告字體問題 | 嵌入、替換和來源字型可用性 |
| 請求的設定檔不受支持 | 該工具的可用設定檔和存檔要求 |
| 特性變化 | 加密、多媒體、簽名或附件 |
| 外觀不同 | 字體、顏色處理、透明度和頁面幾何形狀 |
常見問題解答
PDF/A 與可搜尋的 PDF 相同嗎？
不。存檔一致性和可搜尋文字層是單獨的屬性。
我可以保留加密的存檔檔案嗎？
檢查所需的設定檔和存檔策略。加密受到 PDF/A 要求的限制；不要假設受密碼保護的 PDF 是合規的。
我應該保留哪個文件？
根據您的保留政策保留原始文件、經過審核的存檔副本、驗證報告以及所需的描述性元資料。