วิธีแปลง PDF เป็น PDF/A เพื่อการเก็บถาวร
เลือกโปรไฟล์เอกสารสำคัญและตรวจสอบผลลัพธ์ที่แปลงแล้ว
PDF/A เป็นโปรไฟล์เอกสารสำคัญที่มีข้อจำกัดเพื่อรองรับการผลิตซ้ำในระยะยาว PDF ปกติจะไม่เป็น PDF/A โดยอัตโนมัติ และการเปลี่ยนนามสกุลไม่ได้ทำให้เป็นไปตามข้อกำหนด ยืนยันโปรไฟล์ที่ต้องการของไฟล์เก็บถาวรที่ได้รับก่อนที่จะแปลง
เตรียมแหล่งที่มา
เก็บต้นฉบับและบันทึกข้อกำหนดของไฟล์เก็บถาวรสำหรับระดับ PDF/A ข้อมูลเมตา ไฟล์แนบ และการตั้งชื่อการนำส่ง ตรวจสอบแบบอักษร ลักษณะหน้า การเข้ารหัส มัลติมีเดีย และลายเซ็นที่อาจได้รับผลกระทบจากการแปลง
การแปลงสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติที่ไม่รองรับได้ จะไม่ทำให้การสแกนสามารถค้นหาได้โดยอัตโนมัติหรือพิสูจน์ว่าเอกสารสามารถเข้าถึงได้ หากจำเป็นต้องค้นหา ให้ดำเนินการและตรวจสอบ OCR แยกต่างหากก่อนทำสำเนาเอกสารสำคัญ
สร้างสำเนาเอกสารสำคัญ
- เปิด PDF เป็น PDF/A และตรวจสอบโปรไฟล์และตัวเลือกที่มีอยู่ในพื้นที่ทำงาน
- ยืนยันว่าโปรไฟล์ที่รองรับตรงกับความต้องการของผู้รับ ใช้ทางเลือกอื่นที่เข้ากันได้หากจำเป็นต้องใช้ระดับอื่น
- อัปโหลดแหล่งที่มาและเริ่มการแปลง โดยแยกต้นฉบับออกจากกัน
- ดาวน์โหลดเอาต์พุตและเปรียบเทียบจำนวนหน้า แบบอักษร รูปภาพ และกราฟิกที่สำคัญกับต้นฉบับ
- ตรวจสอบไฟล์ผลลัพธ์กับโปรไฟล์ที่ต้องการและเก็บรายงานไว้กับบันทึกของคุณ
อย่าส่งไฟล์ตามชื่อไฟล์หรือข้อความการแปลงที่สำเร็จเท่านั้น การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความถูกต้องของภาพเป็นการตรวจสอบแยกต่างหาก
ตรวจสอบผลลัพธ์
เอกสารการตรวจสอบ veraPDF อธิบายการตรวจสอบตามข้อกำหนด PDF/A ใช้เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องที่เหมาะสมหรือกระบวนการ preflight ของไฟล์เก็บถาวรที่รับ จากนั้นตรวจสอบความล้มเหลวใดๆ แทนที่จะถือว่าหน้าที่แสดงผลนั้นพิสูจน์ความสอดคล้อง
ตรวจสอบเนื้อหาที่มองเห็นได้เช่นกัน: ข้อความควรจะสามารถอ่านได้ รูปภาพที่สมบูรณ์ และขนาดของหน้าถูกต้อง ไฟล์สามารถผ่านการตรวจสอบมาตรฐานในขณะที่ยังคงมีการพิมพ์ผิดของแหล่งที่มาหรือหน้าที่ไม่ต้องการ รักษาต้นฉบับที่ลงนามไว้ เนื่องจากการเขียน PDF ใหม่อาจทำให้ลายเซ็นที่มีอยู่เป็นโมฆะได้
การแก้ไขปัญหา
| ปัญหา | สิ่งที่ต้องตรวจสอบ |
|---|---|
| เครื่องมือตรวจสอบรายงานปัญหาแบบอักษร | การฝัง การทดแทน และความพร้อมใช้งานของแบบอักษรต้นทาง |
| ไม่สนับสนุนโปรไฟล์ที่ร้องขอ | ข้อกำหนดโปรไฟล์และการเก็บถาวรที่มีอยู่ของเครื่องมือ |
| การเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ | การเข้ารหัส มัลติมีเดีย ลายเซ็น หรือไฟล์แนบ |
| หน้าตาก็แตกต่าง | แบบอักษร การจัดการสี ความโปร่งใส และรูปทรงของหน้า |
คำถามที่พบบ่อย
PDF/A เหมือนกับ PDF ที่ค้นหาได้หรือไม่
ไม่ ความสอดคล้องของการเก็บถาวรและเลเยอร์ข้อความที่ค้นหาได้เป็นคุณสมบัติที่แยกจากกัน
ฉันสามารถเก็บไฟล์เก็บถาวรที่เข้ารหัสไว้ได้หรือไม่
ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ต้องการและนโยบายการเก็บถาวร การเข้ารหัสถูกจำกัดโดยข้อกำหนด PDF/A อย่าถือว่า PDF ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านนั้นเป็นไปตามข้อกำหนด
ฉันควรเก็บไฟล์ใดไว้?
เก็บต้นฉบับ สำเนาเอกสารสำคัญที่ได้รับการตรวจสอบ รายงานการตรวจสอบ และข้อมูลเมตาเชิงอธิบายที่จำเป็นตามนโยบายการเก็บรักษาของคุณ