Πώς να μετατρέψετε PDF σε PDF/A για αρχειοθέτηση
Επιλέξτε ένα αρχειακό προφίλ και επικυρώστε το αποτέλεσμα μετατροπής.
Το PDF/A είναι ένα αρχειακό προφίλ με περιορισμούς που αποσκοπούν στην υποστήριξη της μακροπρόθεσμης αναπαραγωγής. Ένα κανονικό PDF δεν είναι αυτόματα PDF/A και η αλλαγή της επέκτασής του δεν το καθιστά συμβατό. Επιβεβαιώστε το απαιτούμενο προφίλ του αρχείου λήψης πριν από τη μετατροπή.
Προετοιμάστε την Πηγή
Διατηρήστε το πρωτότυπο και καταγράψτε τις απαιτήσεις του αρχείου για το επίπεδο PDF/A, τα μεταδεδομένα, τα συνημμένα και την ονομασία παράδοσης. Ελέγξτε τις γραμματοσειρές, την εμφάνιση της σελίδας, την κρυπτογράφηση, τα πολυμέσα και τις υπογραφές που μπορεί να επηρεαστούν από τη μετατροπή.
Η μετατροπή μπορεί να αλλάξει μη υποστηριζόμενες λειτουργίες. Δεν κάνει αυτόματα μια σάρωση με δυνατότητα αναζήτησης ούτε αποδεικνύει ότι το έγγραφο είναι προσβάσιμο. Εάν απαιτείται αναζήτηση, εκτελέστε και επαληθεύστε το OCR ξεχωριστά πριν δημιουργήσετε το αρχειακό αντίγραφο.
Δημιουργία αρχειακού αντιγράφου
- Ανοίξτε το PDF σε PDF/A και ελέγξτε το προφίλ και τις επιλογές που είναι διαθέσιμες στο χώρο εργασίας.
- Επιβεβαιώστε ότι το υποστηριζόμενο προφίλ ταιριάζει με την απαίτηση του παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε μια συμβατή εναλλακτική λύση εάν απαιτείται διαφορετικό επίπεδο.
- Ανεβάστε την πηγή και ξεκινήστε τη μετατροπή, διατηρώντας το πρωτότυπο ξεχωριστά.
- Κατεβάστε την έξοδο και συγκρίνετε τον αριθμό σελίδων, τις γραμματοσειρές, τις εικόνες και τα σημαντικά γραφικά με το πρωτότυπο.
- Επικυρώστε το αρχείο που προκύπτει σε σχέση με το απαιτούμενο προφίλ και διατηρήστε την αναφορά με τα αρχεία σας.
Μην υποβάλετε ένα αρχείο με βάση μόνο το όνομα του αρχείου του ή ένα μήνυμα επιτυχούς μετατροπής. Η συμμόρφωση και η οπτική ορθότητα είναι ξεχωριστοί έλεγχοι.
Επικυρώστε το αποτέλεσμα
Το τεκμηρίωση επικύρωσης veraPDF περιγράφει ελέγχους έναντι των απαιτήσεων PDF/A. Χρησιμοποιήστε ένα κατάλληλο εργαλείο επικύρωσης ή τη διαδικασία προκαταρκτικής πτήσης του ίδιου του αρχείου λήψης και, στη συνέχεια, επιθεωρήστε τυχόν αποτυχίες αντί να υποθέσετε ότι μια σελίδα απόδοσης αποδεικνύει τη συμμόρφωση.
Ελέγξτε επίσης το ορατό περιεχόμενο: το κείμενο πρέπει να παραμένει ευανάγνωστο, οι εικόνες να είναι ολοκληρωμένες και οι διαστάσεις της σελίδας σωστές. Ένα αρχείο μπορεί να περάσει έναν έλεγχο προτύπων ενώ εξακολουθεί να περιέχει ένα τυπογραφικό λάθος στην πηγή ή μια ανεπιθύμητη σελίδα. Διατηρήστε τα υπογεγραμμένα πρωτότυπα γιατί η επανεγγραφή ενός PDF μπορεί να ακυρώσει τις υπάρχουσες υπογραφές.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
| Πρόβλημα | Τι να ελέγξετε |
|---|---|
| Το πρόγραμμα επικύρωσης αναφέρει προβλήματα γραμματοσειράς | Διαθεσιμότητα γραμματοσειράς ενσωμάτωσης, αντικατάστασης και πηγής |
| Το προφίλ που ζητήθηκε δεν υποστηρίζεται | Το διαθέσιμο προφίλ και οι απαιτήσεις αρχειοθέτησης του εργαλείου |
| Τα χαρακτηριστικά αλλάζουν | Κρυπτογράφηση, πολυμέσα, υπογραφές ή συνημμένα |
| Η εμφάνιση διαφέρει | Γραμματοσειρές, χειρισμός χρωμάτων, διαφάνεια και γεωμετρία σελίδας |
Συχνές Ερωτήσεις
Είναι το PDF/A το ίδιο με ένα PDF με δυνατότητα αναζήτησης;
Όχι. Η συμμόρφωση αρχειοθέτησης και ένα επίπεδο κειμένου με δυνατότητα αναζήτησης είναι ξεχωριστές ιδιότητες.
Μπορώ να διατηρήσω ένα κρυπτογραφημένο αρχειακό αρχείο;
Ελέγξτε το απαιτούμενο προφίλ και την πολιτική αρχειοθέτησης. Η κρυπτογράφηση περιορίζεται από τις απαιτήσεις PDF/A. μην υποθέσετε ότι ένα PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης είναι συμβατό.
Ποιο αρχείο πρέπει να κρατήσω;
Διατηρήστε το πρωτότυπο, το ελεγμένο αρχειακό αντίγραφο, την αναφορά επικύρωσης και τα απαιτούμενα περιγραφικά μεταδεδομένα σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης.