So konvertieren Sie PDF zur Archivierung in PDF/A
Wählen Sie ein Archivierungsprofil und validieren Sie das konvertierte Ergebnis.
PDF/A ist ein Archivprofil mit Einschränkungen, das eine langfristige Reproduktion unterstützen soll. Ein normales PDF ist nicht automatisch PDF/A und eine Änderung seiner Erweiterung macht es nicht konform. Bestätigen Sie vor der Konvertierung das erforderliche Profil des empfangenden Archivs.
Bereiten Sie die Quelle vor
Bewahren Sie das Original auf und notieren Sie die Anforderungen des Archivs an die PDF/A-Ebene, Metadaten, Anhänge und Lieferbezeichnungen. Überprüfen Sie Schriftarten, Seitendarstellung, Verschlüsselung, Multimedia und Signaturen, die von der Konvertierung betroffen sein könnten.
Durch die Konvertierung können nicht unterstützte Funktionen geändert werden. Dadurch wird ein Scan nicht automatisch durchsuchbar gemacht oder nachgewiesen, dass das Dokument zugänglich ist. Wenn eine Suche erforderlich ist, führen und überprüfen Sie die OCR separat, bevor Sie die Archivkopie erstellen.
Erstellen Sie eine Archivkopie
- Öffnen Sie PDF zu PDF/A und überprüfen Sie das Profil und die verfügbaren Optionen im Arbeitsbereich.
- Bestätigen Sie, dass das unterstützte Profil den Anforderungen des Empfängers entspricht. Verwenden Sie eine kompatible Alternative, wenn ein anderes Niveau erforderlich ist.
- Laden Sie die Quelle hoch und starten Sie die Konvertierung. Bewahren Sie das Original separat auf.
- Laden Sie die Ausgabe herunter und vergleichen Sie Seitenzahl, Schriftarten, Bilder und wichtige Grafiken mit dem Original.
- Validieren Sie die resultierende Datei anhand des erforderlichen Profils und bewahren Sie den Bericht in Ihren Unterlagen auf.
Senden Sie eine Datei nicht nur aufgrund ihres Dateinamens oder einer erfolgreichen Konvertierungsmeldung. Konformität und visuelle Korrektheit sind getrennte Prüfungen.
Validieren Sie das Ergebnis
Das veraPDF-Validierungsdokumentation beschreibt Prüfungen anhand der PDF/A-Anforderungen. Verwenden Sie einen geeigneten Validator oder den Preflight-Prozess des empfangenden Archivs und überprüfen Sie dann alle Fehler, anstatt davon auszugehen, dass eine gerenderte Seite die Konformität beweist.
Überprüfen Sie auch den sichtbaren Inhalt: Der Text sollte lesbar, die Bilder vollständig und die Seitenabmessungen korrekt sein. Eine Datei kann eine Standardprüfung bestehen, obwohl sie dennoch einen Tippfehler in der Quelle oder eine unerwünschte Seite enthält. Behalten Sie signierte Originale, da das Neuschreiben einer PDF-Datei dazu führen kann, dass vorhandene Signaturen ungültig werden.
Fehlerbehebung
| Problem | Was zu überprüfen ist |
|---|---|
| Validator meldet Schriftartenprobleme | Einbettung, Ersetzung und Verfügbarkeit von Quellschriftarten |
| Das angeforderte Profil wird nicht unterstützt | Die verfügbaren Profil- und Archivanforderungen des Tools |
| Funktionen ändern sich | Verschlüsselung, Multimedia, Signaturen oder Anhänge |
| Das Aussehen ist unterschiedlich | Schriftarten, Farbhandhabung, Transparenz und Seitengeometrie |
Häufig gestellte Fragen
Ist PDF/A dasselbe wie ein durchsuchbares PDF?
Nein. Archivierungskonformität und eine durchsuchbare Textebene sind separate Eigenschaften.
Kann ich eine verschlüsselte Archivdatei aufbewahren?
Überprüfen Sie das erforderliche Profil und die Archivrichtlinie. Die Verschlüsselung ist durch PDF/A-Anforderungen eingeschränkt; Gehen Sie nicht davon aus, dass eine passwortgeschützte PDF-Datei konform ist.
Welche Datei soll ich behalten?
Bewahren Sie das Original, die überprüfte Archivkopie, den Validierungsbericht und die erforderlichen beschreibenden Metadaten gemäß Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie auf.