Cara Mengonversi PDF ke PDF/A untuk Pengarsipan
Pilih profil arsip dan validasi hasil yang dikonversi.
PDF/A adalah profil arsip dengan batasan yang dimaksudkan untuk mendukung reproduksi jangka panjang. PDF normal tidak secara otomatis menjadi PDF/A, dan mengubah ekstensinya tidak membuatnya patuh. Konfirmasikan profil yang diperlukan arsip penerima sebelum mengonversi.
Siapkan Sumbernya
Simpan yang asli dan catat persyaratan arsip untuk tingkat PDF/A, metadata, lampiran, dan nama pengiriman. Periksa font, tampilan halaman, enkripsi, multimedia, dan tanda tangan yang mungkin terpengaruh oleh konversi.
Konversi dapat mengubah fitur yang tidak didukung. Itu tidak secara otomatis membuat pindaian dapat dicari atau membuktikan bahwa dokumen tersebut dapat diakses. Jika pencarian diperlukan, lakukan dan verifikasi OCR secara terpisah sebelum membuat salinan arsip.
Buat Salinan Arsip
- Buka PDF ke PDF/A dan periksa profil dan opsi yang tersedia di ruang kerja.
- Konfirmasikan bahwa profil yang didukung sesuai dengan kebutuhan penerima. Gunakan alternatif yang kompatibel jika diperlukan level yang berbeda.
- Unggah sumbernya dan mulai konversi, simpan yang asli secara terpisah.
- Unduh hasilnya dan bandingkan jumlah halaman, font, gambar, dan grafik penting dengan aslinya.
- Validasi file yang dihasilkan terhadap profil yang diperlukan dan simpan laporan dengan catatan Anda.
Jangan mengirimkan file hanya berdasarkan nama file atau pesan konversi berhasil. Kepatuhan dan kebenaran visual merupakan pemeriksaan terpisah.
Validasi Hasilnya
dokumentasi validasi veraPDF menjelaskan pemeriksaan terhadap persyaratan PDF/A. Gunakan validator yang sesuai atau proses pra-penerbangan arsip penerima, lalu periksa setiap kegagalan daripada berasumsi bahwa halaman yang dirender membuktikan kesesuaian.
Tinjau juga konten yang terlihat: teks harus tetap dapat dibaca, gambar lengkap, dan dimensi halaman benar. Sebuah file dapat lolos pemeriksaan standar namun masih mengandung kesalahan ketik sumber atau halaman yang tidak diinginkan. Pertahankan dokumen asli yang telah ditandatangani karena menulis ulang PDF dapat membatalkan tanda tangan yang sudah ada.
Pemecahan masalah
| Masalah | Apa yang harus diperiksa |
|---|---|
| Validator melaporkan masalah font | Penyematan, substitusi, dan ketersediaan font sumber |
| Profil yang diminta tidak didukung | Persyaratan profil dan arsip alat yang tersedia |
| Fitur berubah | Enkripsi, multimedia, tanda tangan, atau lampiran |
| Penampilan berbeda | Font, penanganan warna, transparansi, dan geometri halaman |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah PDF/A sama dengan PDF yang dapat dicari?
Tidak. Kesesuaian arsip dan lapisan teks yang dapat dicari adalah properti terpisah.
Bisakah saya menyimpan file arsip terenkripsi?
Periksa kebijakan profil dan arsip yang diperlukan. Enkripsi dibatasi oleh persyaratan PDF/A; jangan berasumsi bahwa PDF yang dilindungi kata sandi sudah sesuai.
File mana yang harus saya simpan?
Simpan yang asli, salinan arsip yang telah ditinjau, laporan validasi, dan metadata deskriptif yang diperlukan sesuai dengan kebijakan penyimpanan Anda.