Come convertire PDF in PDF/A per l'archiviazione
Scegli un profilo di archivio e convalida il risultato convertito.
PDF/A è un profilo di archivio con vincoli destinati a supportare la riproduzione a lungo termine. Un PDF normale non è automaticamente PDF/A e la modifica della sua estensione non lo rende conforme. Conferma il profilo richiesto dell'archivio ricevente prima della conversione.
Preparare la fonte
Conserva l'originale e registra i requisiti dell'archivio per il livello PDF/A, i metadati, gli allegati e la denominazione di consegna. Controlla i caratteri, l'aspetto della pagina, la crittografia, i contenuti multimediali e le firme che potrebbero essere interessati dalla conversione.
La conversione può modificare le funzionalità non supportate. Non rende automaticamente ricercabile una scansione né dimostra che il documento sia accessibile. Se è necessaria una ricerca, eseguire e verificare l'OCR separatamente prima di effettuare la copia di archivio.
Crea una copia d'archivio
- Apri Da PDF a PDF/A e controlla il profilo e le opzioni disponibili nell'area di lavoro.
- Conferma che il profilo supportato corrisponde ai requisiti del destinatario. Utilizzare un'alternativa compatibile se è necessario un livello diverso.
- Carica la fonte e avvia la conversione, mantenendo l'originale separatamente.
- Scarica l'output e confronta il numero di pagine, i caratteri, le immagini e la grafica importante con l'originale.
- Convalida il file risultante rispetto al profilo richiesto e conserva il rapporto insieme ai tuoi record.
Non inviare un file basandosi solo sul nome file o su un messaggio di conversione riuscita. La conformità e la correttezza visiva sono controlli separati.
Convalidare il risultato
Documentazione di convalida veraPDF descrive i controlli rispetto ai requisiti PDF/A. Utilizzare un validatore appropriato o il processo di preflight dell'archivio ricevente, quindi ispezionare eventuali errori anziché presumere che una pagina renderizzata dimostri la conformità.
Esamina anche il contenuto visibile: il testo dovrebbe rimanere leggibile, le immagini complete e le dimensioni della pagina corrette. Un file può superare un controllo standard pur contenendo ancora un errore di battitura o una pagina indesiderata. Conserva gli originali firmati perché la riscrittura di un PDF può invalidare le firme esistenti.
Risoluzione dei problemi
| Problema | Cosa controllare |
|---|---|
| Il validatore segnala problemi relativi ai caratteri | Incorporamento, sostituzione e disponibilità dei caratteri di origine |
| Il profilo richiesto non è supportato | Il profilo disponibile dello strumento e i requisiti di archivio |
| Le caratteristiche cambiano | Crittografia, contenuti multimediali, firme o allegati |
| L'aspetto è diverso | Caratteri, gestione del colore, trasparenza e geometria della pagina |
Domande frequenti
PDF/A è uguale a un PDF ricercabile?
No. La conformità all'archiviazione e un livello di testo ricercabile sono proprietà separate.
Posso conservare un file di archivio crittografato?
Controllare il profilo richiesto e la politica di archiviazione. La crittografia è limitata dai requisiti PDF/A; non dare per scontato che un PDF protetto da password sia conforme.
Quale file devo conservare?
Conserva l'originale, la copia di archivio revisionata, il rapporto di convalida e i metadati descrittivi richiesti in base ai tuoi criteri di conservazione.