Hvordan konvertere PDF til PDF/A for arkivering
Velg en arkivprofil og valider det konverterte resultatet.
PDF/A er en arkivprofil med begrensninger ment å støtte langsiktig reproduksjon. En vanlig PDF er ikke automatisk PDF/A, og endring av utvidelsen gjør den ikke kompatibel. Bekreft mottakerarkivets nødvendige profil før konvertering.
Forbered kilden
Behold originalen og noter arkivets krav til PDF/A-nivå, metadata, vedlegg og leveringsnavn. Sjekk fonter, sideutseende, kryptering, multimedia og signaturer som kan bli påvirket av konvertering.
Konvertering kan endre funksjoner som ikke støttes. Det gjør ikke automatisk en skanning søkbar eller beviser at dokumentet er tilgjengelig. Hvis søk er nødvendig, utfør og verifiser OCR separat før du lager arkivkopien.
Lag en arkivkopi
- Åpne PDF til PDF/A og sjekk profilen og alternativene som er tilgjengelige i arbeidsområdet.
- Bekreft at den støttede profilen samsvarer med mottakerens krav. Bruk et kompatibelt alternativ hvis et annet nivå er nødvendig.
- Last opp kilden og start konverteringen, hold originalen separat.
- Last ned utdataene og sammenlign sideantall, fonter, bilder og viktig grafikk med originalen.
- Valider den resulterende filen mot den nødvendige profilen og oppbevar rapporten sammen med postene dine.
Ikke send inn en fil kun basert på filnavnet eller en vellykket konverteringsmelding. Samsvar og visuell korrekthet er separate kontroller.
Bekreft resultatet
veraPDF valideringsdokumentasjon beskriver kontroller mot PDF/A-krav. Bruk en passende validator eller mottakerarkivets egen forhåndskontrollprosess, og inspiser deretter eventuelle feil i stedet for å anta at en gjengitt side viser samsvar.
Se også gjennom synlig innhold: Teksten skal forbli lesbar, bildene komplette og sidedimensjonene skal være korrekte. En fil kan bestå en standardsjekk mens den fortsatt inneholder en kildetastefeil eller en uønsket side. Behold signerte originaler fordi omskriving av en PDF kan ugyldiggjøre eksisterende signaturer.
Feilsøking
| Problem | Hva skal sjekkes |
|---|---|
| Validator rapporterer skriftproblemer | Tilgjengelighet for innebygging, erstatning og kildeskrift |
| Den forespurte profilen støttes ikke | Verktøyets tilgjengelige profil og arkivkrav |
| Funksjoner endres | Kryptering, multimedia, signaturer eller vedlegg |
| Utseendet er forskjellig | Skrifter, fargehåndtering, gjennomsiktighet og sidegeometri |
Ofte stilte spørsmål
Er PDF/A det samme som en søkbar PDF?
Nei. Arkiveringskonformitet og et søkbart tekstlag er separate egenskaper.
Kan jeg bevare en kryptert arkivfil?
Sjekk den nødvendige profilen og arkivpolicyen. Kryptering er begrenset av PDF/A-krav; ikke anta at en passordbeskyttet PDF er kompatibel.
Hvilken fil bør jeg beholde?
Behold originalen, den gjennomgåtte arkivkopien, valideringsrapporten og de nødvendige beskrivende metadataene i henhold til retningslinjene for oppbevaring.