Kuinka muuntaa PDF PDF/A:ksi arkistointia varten
Valitse arkistointiprofiili ja vahvista muunnettu tulos.
PDF/A on arkistoprofiili, jonka rajoitukset on tarkoitettu tukemaan pitkäaikaista kopiointia. Normaali PDF ei ole automaattisesti PDF/A, eikä sen laajennuksen muuttaminen tee siitä yhteensopivaa. Vahvista vastaanottavan arkiston vaadittu profiili ennen muuntamista.
Valmistele Lähde
Säilytä alkuperäinen ja tallenna arkiston vaatimukset PDF/A-tasolle, metatiedoille, liitteille ja toimituksen nimeämiselle. Tarkista fontit, sivun ulkoasu, salaus, multimedia ja allekirjoitukset, joihin muuntaminen voi vaikuttaa.
Muuntaminen voi muuttaa ominaisuuksia, joita ei tueta. Se ei automaattisesti tee skannausta haettavaksi tai todista, että asiakirja on käytettävissä. Jos haku vaaditaan, suorita ja varmista OCR erikseen ennen arkistokopion tekemistä.
Luo arkistokopio
- Avaa PDF PDF/A:ksi ja tarkista työtilassa käytettävissä olevat profiilit ja vaihtoehdot.
- Varmista, että tuettu profiili vastaa vastaanottajan vaatimuksia. Käytä yhteensopivaa vaihtoehtoa, jos tarvitaan eri taso.
- Lataa lähde ja aloita muuntaminen pitämällä alkuperäinen erikseen.
- Lataa tulos ja vertaa sivumäärää, fontteja, kuvia ja tärkeitä grafiikoita alkuperäiseen.
- Vahvista tuloksena oleva tiedosto vaadittua profiilia vastaan ja säilytä raportti tietojesi kanssa.
Älä lähetä tiedostoa pelkästään sen tiedostonimen tai onnistuneen muunnosviestin perusteella. Vaatimustenmukaisuus ja visuaalinen oikeellisuus ovat erillisiä tarkastuksia.
Vahvista tulos
veraPDF-vahvistusdokumentaatio kuvaa PDF/A-vaatimusten mukaiset tarkistukset. Käytä asianmukaista tarkistajaa tai vastaanottavan arkiston omaa esitarkastusprosessia ja tarkista sitten mahdolliset viat sen sijaan, että oletat, että hahmonnettu sivu todistaa vaatimustenmukaisuuden.
Tarkista myös näkyvä sisältö: tekstin tulee olla luettavissa, kuvien tulee olla valmiita ja sivun mittojen tulee olla oikein. Tiedosto voi läpäistä standarditarkistuksen, vaikka se silti sisältää lähdekirjoitusvirheen tai ei-toivotun sivun. Säilytä allekirjoitetut alkuperäiset, koska PDF-tiedoston uudelleenkirjoittaminen voi mitätöidä olemassa olevat allekirjoitukset.
Vianetsintä
| Ongelma | Mitä tarkistaa |
|---|---|
| Validator raportoi fonttiongelmista | Upotus, korvaaminen ja lähdekirjasinten saatavuus |
| Pyydettyä profiilia ei tueta | Työkalun käytettävissä olevat profiili- ja arkistointivaatimukset |
| Ominaisuudet muuttuvat | Salaus, multimedia, allekirjoitukset tai liitteet |
| Ulkonäkö vaihtelee | Fontit, värien käsittely, läpinäkyvyys ja sivun geometria |
Usein kysytyt kysymykset
Onko PDF/A sama kuin haettava PDF?
Ei. Arkistonmukaisuus ja haettava tekstitaso ovat erillisiä ominaisuuksia.
Voinko säilyttää salatun arkistotiedoston?
Tarkista vaadittu profiili ja arkistointikäytäntö. Salausta rajoittavat PDF/A-vaatimukset; Älä oleta, että salasanalla suojattu PDF on yhteensopiva.
Mikä tiedosto minun pitäisi säilyttää?
Säilytä alkuperäinen, tarkistettu arkistokopio, vahvistusraportti ja vaaditut kuvaavat metatiedot säilytyskäytäntöjesi mukaisesti.