Kā pārvērst Excel par PDF, neizgriežot kolonnas

Pārveidojot Excel izklājlapu uz PDF, ir noderīgi kopīgot ziņojumus, finanšu kopsavilkumus, grafikus un tabulas, ko saņēmējiem vajadzētu būt iespējai apskatīt bez rediģēšanas.

Tomēr viena no visbiežāk sastopamajām problēmām ir tā, ka kolonnas nogriež vai parādās atsevišķās lapās.

Izklājlapa, kas izskatās perfekti Excel var kļūt grūti nolasīt pēc konversijas.

Par laimi, lielākā daļa no šiem jautājumiem var atrisināt, koriģējot lapas izkārtojumu, drukas platība, mērogošana, un papīra izmēru pirms eksportēšanas.

Šī rokasgrāmata izskaidro, kā pārvērst Excel PDF, saglabājot jūsu tabulas lasāms un pareizi organizēta.

Kāpēc Excel nogriež kolonnas, pārvēršot tās PDF?

Excel izklājlapas ir veidotas ap elastīgu rindu un kolonnu režģi.

Atšķirībā no Word dokumenta, darblapai nav fiksētas lapas robežas, kamēr jūs to rediģējat.

Darblapa var sniegties pāri simtiem kolonnu un tūkstošiem rindu.

PDF dokumentos tomēr tiek izmantoti noteikti lapas izmēri.

Kad Excel eksportē darblapu uz PDF, tai ir jāsadala izklājlapa izdrukājamās lapās.

Ja darblapa ir platāka par izvēlēto papīra izmēru, Excel var:

• Sadalīt kolonnas pa vairākām lapām
• Mērogot darblapu uz leju
• Izveidot papildu lapas
• Atstāt lielus tukšus laukumus
• Satura izslēgšana ārpus drukas apgabala

Risinājums ir kontrolēt, kā darblapa atbilst PDF lapām.

Metode 1: Pārveidot Excel uz PDF Izmantojot Microsoft Excel

Microsoft Excel nodrošina detalizētu lapas izkārtojumu un drukāšanas iespējas.

Šie iestatījumi ir īpaši noderīgi izklājlapām, kas satur platas tabulas.

Solis 1: Atveriet Excel izklājlapu

Atveriet darbgrāmatu Microsoft Excel.

Izvēlieties darba lapu, kuru vēlaties konvertēt.

Pārskatiet datus un pārliecinieties, ka visas vajadzīgās rindas un kolonnas ir redzamas.

Solis 2: Iestatiet lapas orientāciju

Iet uz Lappuses izkārtojums > Orientācija.

Izvēlieties starp:

• Portrets: Piemērots šaurām tabulām un vertikāliem ziņojumiem.
• Ainava: Labāk platām izklājlapām, kas satur daudzas kolonnas.

Lielākajai daļai plato galdu orientēšanās uz ainavu ir noderīgs sākumpunkts.

Solis 3: Izvēlieties papīra izmēru

Iet uz Lapas izkārtojums > Izmērs.

Izvēlieties atbilstošu papīra izmēru, piemēram, A4 vai Burts.

Papīra izmērs ietekmē, cik daudz kolonnas atbilst katrā lapā.

Solis 4: Pielāgot mērogošanas iestatījumus

Lapas izkārtojuma cilnē atrast mērogošanas opcijas.

Lai ietilptu visās slejās vienā lapā, mēģiniet:

• Platums: 1 lapa
• Automātiska Augstums:

Šis iestatījums mēģina pielāgot darblapas platumu vienai lapai, vienlaikus ļaujot rindām turpināties uz papildu lapām.

Nošķirot platumu un augstumu no vienas lapas, var izveidot lielas izklājlapas, kas ir nelasāmi mazas.

Solis 5: Iestatīt drukāšanas laukumu

Ja nepieciešams eksportēt tikai daļu no darblapas, izvēlieties attiecīgās šūnas.

Iet uz Lapas izkārtojums > Izdrukāt laukumu > Iestatīt Drukas laukumu.

Tas palīdz novērst nesaistītu datu vai tukšu vietu parādīšanos PDF.

Solis 6: Priekšskatīt lapas

Izvēlieties Fails > Drukāt, lai atvērtu drukas priekšskatījumu.

Rūpīgi apskatiet lapas robežas.

Pārbaudiet, vai:

• Visas kolonnas ir redzamas
• Teksts paliek lasāms
• Tabulas ir sadalītas loģiski
• Galvenes parādās pareizi
• Tukšās lapas ir klāt

Solis 7: Eksportēt kā PDF

Izvēlieties Fails > Saglabāt kā vai Fails > Eksportēt atkarībā no Excel versijas.

Izvēlieties PDF kā izejas formātu.

Saglabāt failu un atvērt to, lai pārbaudītu rezultātu.

Metode 2: Pārvērst Excel uz PDF Online

Tiešsaistes pārveidotājs var būt noderīga, ja jums ir nepieciešams, lai izveidotu PDF neatverot izklājlapu Microsoft Excel.

Solis 1: Atvērt PDFreevert

Apmeklējiet PDFreevert un atrodiet Excel uz PDF rīku.

Solis 2: Izvēlieties savu izklājlapu

Izvēlieties izklājlapu failu, kuru vēlaties konvertēt.

Pirms augšupielādēšanas pārbaudiet, vai darbgrāmatā ir pareizie dati un formatējums.

Solis 3: Sagatavot darbgrāmatu

Ja iespējams, pirms augšupielādēšanas konfigurējiet darblapas lapas izkārtojumu Excel vai citā saderīgā izklājlapu programmā.

Svarīgie iestatījumi ietver:

• Lapas orientācija
• Papīra izmērs
• Drukas lauks
• Mērogošana
• Lapu pārtraukumi

Šie iestatījumi var ietekmēt to, kā pārveidotājs padara darbgrāmatu.

Solis 4: Pārveidot izklājlapu

Sekojiet pārveidotāja instrukcijas, lai izveidotu PDF.

Solis 5: pārskatīt PDF

Lejupielādēt rezultātu un pārbaudīt katru lapu.

Ja kolonnas ir nogrieztas, pārskatīt izklājlapas lapas izkārtojuma iestatījumus un mēģināt vēlreiz.

Kā iemūžināt visas Excel slejas uz vienas PDF lapas

Viena no visnoderīgākajām Excel funkcijām ir spēja kontrolēt lapas mērogošanu.

Par darblapu ar daudzām kolonnām, izmantot šādu pieeju.

Ietilpināt platumā uz vienu lapu

Iestatiet lapas platumu vienā lapā, vienlaikus ļaujot augstumam palikt automātiskam.

Tas tur kolonnas kopā, vienlaikus ļaujot garas tabulas, lai lai nosūtītu vairākas lapas vertikāli.

Ainavu orientācija

Ainavu orientācija nodrošina vairāk horizontālās telpas.

Tas ir īpaši noderīgi finanšu pārskatiem, inventāra saraksti, un plašas tabulas.

Samazināt nevajadzīgus kolonu platumus

Dažreiz kolonnas ir platākas, nekā nepieciešams garo pozīciju vai pārmērīga atstarpju dēļ.

Pārskatīšanas kolonnas platumi un pirms eksportēšanas izņemt neizmantotās kolonnas.

Pielāgot maržas

Šaurākas starpības var radīt papildu telpu izklājlapu.

Tomēr izvairieties no malām, kas ir pārāk mazas paredzētajam printerim.

Ja nepieciešams, izmantojiet lielākus papīra izmērus

Netipiski platām tabulām piemērotāks var būt lielāks lapas izmērs, piemēram, A3.

Paturiet prātā, ka saņēmējiem var nebūt pieejami printeri, kas atbalsta lielākus papīra izmērus.

Kāpēc jums nevajadzētu vienmēr visu uzklāt vienā lapā

Var šķist ērti ievietot visu izklājlapu vienā PDF lapā.

Tomēr tas var padarīt tekstu ārkārtīgi mazu.

Piemēram, darba lapa ar 25 kolonnām un 200 rindām var tehniski ietilpt vienā lapā, bet rezultātu varētu būt neiespējami izlasīt.

Labāka pieeja ir pielāgot slejas vienai lapai, vienlaikus ļaujot rindām turpināties uz papildu lapām.

Mērķim jābūt lasāmam, nevis vienkārši jāsamazina lappušu skaits.

Bieži Excel-to-PDF problēmas

Kā atkārtot kolonu galvenes katrā PDF lapā

Garās izklājlapas bieži satur vairākas datu lapas.

Bez atkārtotām galvenēm lasītājiem var būt grūti saprast slejas vēlākajās lappusēs.

Excel varat konfigurēt drukas nosaukumus.

Solis 1: Atvērt lapas izkārtojumu

Izvēlieties darblapu un dodieties uz Lapas izkārtojums.

Solis 2: Izvēlieties Drukas nosaukumus

Atvērt Drukas virsrakstu iestatījumus.

Solis 3: Izvēlieties rindas, ko atkārtot

Norādīt galvenes rindas, kurām jāparādās katras drukātās lapas augšpusē.

Piemēram, jūs varētu atkārtot pirmo rindu, kurā ir kolonnu nosaukumi.

Solis 4: Priekšskatījums un eksports

Pārbaudiet drukas priekšskatījumu, lai apstiprinātu, ka galvenes parādās pareizi.

Pēc tam eksportēt darblapu uz PDF.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā es varu pārvērst Excel par PDF, nenogriežot kolonnas?

In Excel, iestatiet lapas orientāciju uz ainavu, ja nepieciešams, tad konfigurēt mērogošanu, lai darblapas platums ietilptu vienā lapā. Pirms eksportēšanas pārbaudiet drukas priekšskatījumu.

Kāpēc mans Excel PDF ir sadalīts vairākās lapās?

Darblapa var būt lielāka par izvēlēto papīra izmēru. Excel sadala to izdrukājamās lapās atbilstoši lapas izkārtojumam un mērogošanas iestatījumiem.

Kā es varu pārvērst Excel uz PDF, nedarot tekstu pārāk mazs?

Attēlot darblapas platumu uz vienu lapu, bet ļauj augstumam aptvert vairākas lapas. Izvairieties no visa liela darba lapas uz vienu lapu.

Vai es varu eksportēt tikai izvēlētās Excel šūnas uz PDF?

Jā. Microsoft Excel var definēt drukas laukumu, kurā atrodas šūnas, ko vēlaties iekļaut.

Kā turēt galda galvenes uz katras lapas?

Izmantojiet Excel Drukas virsrakstu iespēju, lai katrā drukātajā lapā atkārtotu izvēlētās galvenes rindas.

Secinājums

Pārveidojot Excel uz PDF bez nogriešanas kolonnas prasa vairāk nekā vienkārši izvēloties citu faila formātu.

Rezultātu ietekmē lapas orientācija, papīra izmērs, mērogošana, drukas laukums un lapas pārtraukumi.

Plašām izklājlapām, sākt, izmantojot ainavu orientāciju un montāžas darba loksnes platumu uz vienu lapu.

Vienmēr pirms svarīgu ziņojumu apmaiņas apskatiet drukas priekšskatījumu un pabeidziet PDF.

Ja vēlaties pārlūkprogrammas balstītu darbplūsmu, izpētīt Excel uz PDF konversijas rīkus, kas pieejami PDFreevert.