Як перетворити Excel до PDF без різання стовпців

Перетворення таблиці Excel до PDF корисно при передачі звітів, фінансових підсумків, графіків та таблиць, які одержувачі повинні мати можливість переглядати без редагування.

Однак одна з найпоширеніших проблем полягає в тому, що стовпчики знімаються або з'являються на окремих сторінках.

Спредмет, який ідеально виглядає в Excel, може стати важко читати після перетворення.

На щастя, більшість з цих питань можна вирішити, скоригуючи макет сторінки, площа друку, масштабування та розмір паперу до експорту.

Цей посібник пояснює, як перетворити Excel до PDF, зберігаючи ваші таблиці, що читаються та належним чином організовані.

Чому Excel вирізати стовпці при перетворенні на PDF?

Спредети Excel призначені навколо гнучкої сітки рядків і стовпців.

На відміну від документа Word, робочий лист не має фіксованої межі сторінки, коли ви його редагування.

Робочий аркуш може розширюватися через сотні стовпців і тисячі рядків.

PDF документи, однак, використовують визначені розміри сторінок.

Коли Excel експортує робочий аркуш до PDF, він повинен розділити таблицю на друковані сторінки.

Якщо робочий аркуш ширше вибраного розміру паперу, Excel може:

• Розділіть стовпці через кілька сторінок
• Ваги робочого аркуша вниз
• Створення додаткових сторінок
• Залиште великі заготовки ділянки
• Вимкніть вміст за межі друку

Розчин полягає в тому, щоб контролювати, як працює лист на сторінках PDF.

Спосіб 1: Конвертувати Excel до PDF За допомогою Microsoft Excel

Microsoft Excel забезпечує детальну верстку сторінки та параметри друку.

Ці налаштування особливо корисні для таблиць, що містять широкі таблиці.

Крок 1: Відкрийте свій Excel Spreadsheet

Відкрийте книгу в Microsoft Excel.

Виберіть робочий аркуш, який ви хочете конвертувати.

Перегляньте дані і переконайтеся, що всі необхідні рядки і стовпці видимі.

Крок 2: Встановити стан сторінки

Перейти до Сторінка Layout > Орієнтація.

Виберіть між:

• Портрет: Підходить для вузьких столів і вертикальних звітів.
• Пейзаж: Краще для широкої таблиці, що містять багато стовпців.

Для більшості широких столів, ландшафтна спрямованість - це корисна початкова точка.

Крок 3: Виберіть розмір паперу

Перейти до Розмір сторінки.

Виберіть відповідні розміри паперу, такі як A4 або лист.

Розмір паперу впливає на кількість стовпців, які підходять на кожній сторінці.

Крок 4: Регулювання параметрів Scaling

У вкладці «Лайут» розташуйте параметри масштабування.

Для того, щоб вмістити всі стовпчики на одну сторінку, спробуйте:

• Ширина: 1 сторінка
• Висота: Автоматична

Ця настройка намагається підійти ширину робочого аркуша на одну сторінку, дозволяючи рядам продовжити на додаткові сторінки.

Для того, щоб збільшити ширину і висоту на одну сторінку, може зробити великі таблиці, що не дивно малим.

Крок 5: встановити область друку

Якщо вам потрібно лише експортувати частину робочого аркуша, виберіть відповідні клітинки.

Перейти до Page Layout > Print Area > Встановити площу друку.

Це допомагає запобігти необґрунтовані дані або порожній райони, що з'являються в PDF.

Крок 6: Перегляд сторінок

Виберіть Файл > Друк для відкриття попереднього перегляду друку.

Рекомендувати межі сторінки ретельно.

Перевірити:

• Всі стовпчики видимі
• Текст залишається читабельним
• Таблиці розщеплюють логічно
• Поголовки з'являються правильно
• Відсутні сторінки

Крок 7: Експорт як PDF

Виберіть Файл > Заощаджувати як або Файл > Експорт, залежно від версії Excel.

Виберіть PDF як формат виведення.

Заощаджуйте файл і відкрийте його для перевірки результату.

Спосіб 2: Конвертувати Excel до PDF онлайн

Онлайн конвертер може бути корисний, коли вам потрібно створити PDF без відкриття таблиці в Microsoft Excel.

Крок 1: Open PDFreevert

Відвідайте PDFreevert і розташуйте інструмент Excel до PDF.

Крок 2: Виберіть свій опис

Виберіть файл таблиці, який ви хочете конвертувати.

Перед тим як завантажити, перевірте, що робоча книга містить правильні дані та форматування.

Крок 3: Підготувати книгу

Якщо це можливо, налаштуйте макет сторінки робочого аркуша в Excel або інший сумісний додаток електронної таблиці перед завантаженням.

Важливі налаштування включають:

• Консультація сторінки
• Розмір паперу
• Площа друку
• Скальлінг
• Пороги для сторінок

Ці налаштування можуть впливати на те, як працює конвертер.

Крок 4: Конвертувати таблицю

Дотримуйтесь інструкцій перетворювача для створення PDF.

Крок 5: Огляд PDF

Завантажте результат і перевірте кожну сторінку.

Якщо стовпчики вимкнено, з'ясуйте налаштування макета та спробуйте ще раз.

Як Fit Всі Excel колонки на одному PDF Page

Одним з найбільш корисних функцій Excel є можливість контролювати масштабування сторінок.

Для робочого аркуша з багатьма стовпчиками використовуйте наступний підхід.

Підходить Ширина до однієї сторінки

Встановити ширину сторінки на одну сторінку, дозволяючи висоті залишатися автоматичним.

Це зберігає стовпці разом, дозволяючи довгі таблиці, щоб пропускати кілька сторінок вертикально.

Використання ландшафтної орієнтації

Ландшафтна спрямованість забезпечує більш горизонтальний простір.

Особливо корисно для фінансових звітів, переліків запасів, та широких таблиць.

Зменшити необов'язкові ширини стовпців

Іноді стовпчики ширше, ніж необхідно через довгі заголовки або надмірне заспокійливе.

Перегляньте ширину стовпців і видаліть невикористані стовпчики перед вивезенням.

Регульовані маргіни

Вузькі запаси можуть створити додатковий номер для розкидання.

Тим не менш, не втрачайте запаси, які занадто малими для призначеного принтера.

Використовуйте більші розміри паперу при апробації

Для незвичайних широких столів більший розмір сторінки, таких як A3 може бути більш підходящим.

Враховуйте, що одержувачі не мають доступу до принтерів, що підтримують більші розміри паперу.

Чому ви не повинні завжди відповідати всім на одній сторінці

Здавалося б, зручно вписувати весь аркуш на одну сторінку PDF.

Однак це може зробити текст надзвичайно малим.

Наприклад, робочий аркуш з стовпчиками 25 і рядами 200 можуть технічно вписуватися на одну сторінку, але результат неможливо прочитати.

Кращий підхід полягає в тому, щоб відповідати стовпцям по одній сторінці, дозволяючи рядам продовжити на додаткові сторінки.

Мета роботи полягає в тому, що не просто мінімізація кількості сторінок.

Загальні проблеми Excel-до PDF

Як повторити колонки заголовки на кожній сторінці PDF

Довгий опис таблиць часто містять кілька сторінок даних.

Без повторних заголовків, читачі можуть мати труднощі розуміння стовпців на більш пізніх сторінках.

У Excel ви можете налаштувати назву друку.

Крок 1: Відкрита сторінка Layout

Виберіть робочий аркуш і перейдіть до Сторінка Layout.

Крок 2: Виберіть Назва друку

Відкрийте налаштування назв друку.

Крок 3: Виберіть пороги для повторення

Вкажіть рядки заголовка, які повинні з'явитися вгорі кожної друкованої сторінки.

Наприклад, ви можете повторити перший ряд, що містить імена стовпців.

Крок 4: Попередній перегляд та експорт

Перевірити попередній перегляд друку, щоб підтвердити правильність заголовків.

Потім експортуйте робочий аркуш до PDF.

Питання та відповіді

Як перетворити Excel в PDF без відрізання стовпчиків?

У Excel встановіть орієнтацію сторінки на ландшафт, якщо потрібно, то налаштуйте масштабування, щоб ширина робочого аркуша вписується на одну сторінку. Перевірити попередній перегляд друку до експорту.

Чому мій Excel PDF розщеплюється на кілька сторінок?

Робочий аркуш може бути більшим, ніж обраний розмір паперу. Excel розділяє його на друковані сторінки відповідно до налаштувань сторінки та налаштування масштабування сторінок.

Як я можу конвертувати Excel до PDF без додавання тексту занадто малим?

Встановіть ширину робочого аркуша на одну сторінку, але дозвольте висоту на кілька сторінок. Уникайте закріплення цілого великого робочого аркуша на одну сторінку.

Чи можу я експортувати тільки вибрані Excel клітинки до PDF?

Так. У Microsoft Excel ви можете визначити область друку, що містить клітинки, які ви хочете включити.

Як тримати настільні заголовки на кожній сторінці?

Використовуйте Excel Друк назв для повторення вибраних рядків заголовка на кожній сторінці друку.

Висновок

Перетворення Excel до PDF без відрізання стовпчиків вимагає більше, ніж просто виберіть інший формат файлу.

Надання інформації, розмір паперу, масштабування, площа друку та сторінки перерву всіх впливів.

Для широкої таблиці, починаючи з використанням ландшафтної спрямованості та підготовки робочої таблиці на одну сторінку.

Завжди перегляньте попередній перегляд друку та фінальну PDF перед тим, як поділитися важливими звітами.

Якщо ви віддаєте перевагу перетворюванню веб-переглядача, розгляньте Excel до PDF, доступні на PDFreevert.