كيفية تحويل Excel إلى PDF دون قطع الأعمدة

يعد تحويل جدول بيانات Excel إلى PDF مفيدًا عند مشاركة التقارير والملخصات المالية والجداول والجداول التي يجب أن يتمكن المستلمون من عرضها دون تحريرها.

ومع ذلك، واحدة من المشاكل الأكثر شيوعا هي أن الأعمدة الحصول على قطع أو تظهر على صفحات منفصلة.

قد يصبح من الصعب قراءة جدول البيانات الذي يبدو مثاليًا في Excel بعد التحويل.

لحسن الحظ ، يمكن حل معظم هذه المشكلات عن طريق ضبط تخطيط الصفحة ومنطقة الطباعة والتحجيم وحجم الورق قبل التصدير.

يشرح هذا الدليل كيفية تحويل Excel إلى PDF مع الحفاظ على جداولك قابلة للقراءة وتنظيمها بشكل صحيح.

لماذا يقوم Excel بقطع الأعمدة عند التحويل إلى PDF؟

تم تصميم جداول بيانات Excel حول شبكة مرنة من الصفوف والأعمدة.

على عكس مستند Word، لا تحتوي ورقة العمل على حدود صفحة ثابتة أثناء تحريرها.

يمكن أن تمتد ورقة العمل عبر مئات الأعمدة وآلاف الصفوف.

وثائق PDF، ومع ذلك، استخدام أبعاد صفحة محددة.

عندما يقوم Excel بتصدير ورقة عمل إلى PDF ، يجب تقسيم جدول البيانات إلى صفحات قابلة للطباعة.

إذا كانت ورقة العمل أوسع من حجم الورق المحدد، فقد يقوم Excel بما يلي:

• تقسيم الأعمدة عبر صفحات متعددة
• جدولة ورقة العمل لأسفل
• إنشاء صفحات إضافية
• ترك مساحات فارغة كبيرة
• قطع المحتوى خارج منطقة الطباعة

الحل هو التحكم في كيفية تناسب ورقة العمل على صفحات PDF.

الطريقة 1: تحويل Excel إلى PDF باستخدام Microsoft Excel

يوفر Microsoft Excel خيارات مفصلة لتخطيط الصفحات والطباعة.

هذه الإعدادات مفيدة بشكل خاص لجداول البيانات التي تحتوي على جداول واسعة.

الخطوة 1: افتح جدول بيانات Excel

افتح المصنف في Microsoft Excel.

اختر ورقة العمل التي تريد تحويلها.

مراجعة البيانات والتأكد من أن جميع الصفوف والأعمدة المطلوبة مرئية.

الخطوة 2: تعيين اتجاه الصفحة

انتقل إلى تخطيط الصفحة > التوجه.

اختر من بين:

• صورة شخصية: مناسبة للجداول الضيقة والتقارير الرأسية.
• المناظر الطبيعية: أفضل لجداول البيانات واسعة تحتوي على العديد من الأعمدة.

بالنسبة لمعظم الجداول الواسعة ، يعد اتجاه المناظر الطبيعية نقطة انطلاق مفيدة.

الخطوة 3: اختر حجم الورق

انتقل إلى تخطيط الصفحة > الحجم.

حدد حجم الورق المناسب ، مثل A4 أو Letter.

يؤثر حجم الورق على عدد الأعمدة التي تناسب كل صفحة.

الخطوة 4: ضبط إعدادات التحجيم

في علامة التبويب تخطيط الصفحة، حدد خيارات التحجيم.

لاحتواء جميع الأعمدة في صفحة واحدة، جرب:

• صفحة العرض: 1
• الارتفاع: التلقائي

يحاول هذا الإعداد احتواء عرض ورقة العمل على صفحة واحدة مع السماح باستمرار الصفوف على صفحات إضافية.

إن إجبار كل من العرض والارتفاع على صفحة واحدة قد يجعل جداول البيانات الكبيرة صغيرة بشكل غير قابل للقراءة.

الخطوة 5: تعيين منطقة الطباعة

إذا كنت تحتاج فقط إلى تصدير جزء من ورقة العمل، فحدد الخلايا ذات الصلة.

انتقل إلى تخطيط الصفحة > منطقة الطباعة > تعيين منطقة الطباعة.

هذا يساعد على منع البيانات غير ذات الصلة أو المناطق الفارغة من الظهور في PDF.

الخطوة 6: معاينة الصفحات

اختر ملف > طباعة لفتح معاينة الطباعة.

راجع حدود الصفحة بعناية.

تحقق مما إذا:

• جميع الأعمدة مرئية
• يبقى النص قابلاً للقراءة
• يتم تقسيم الجداول منطقيا
• تظهر الرؤوس بشكل صحيح
• الصفحات الفارغة موجودة

الخطوة 7: تصدير كملف PDF

اختر ملف > حفظ باسم أو ملف > تصدير ، اعتمادًا على إصدار Excel الخاص بك.

حدد PDF كتنسيق الإخراج.

حفظ الملف وفتحه للتحقق من النتيجة.

الطريقة 2: تحويل Excel إلى PDF عبر الإنترنت

يمكن أن يكون المحول عبر الإنترنت مفيدًا عندما تحتاج إلى إنشاء ملف PDF دون فتح جدول البيانات في Microsoft Excel.

الخطوة 1: افتح PDFreevert

قم بزيارة PDFreevert وحدد موقع أداة Excel إلى PDF.

الخطوة 2: حدد جدول البيانات الخاص بك

اختر ملف جدول البيانات الذي تريد تحويله.

قبل التحميل، تحقق من أن المصنف يحتوي على البيانات الصحيحة والتنسيق.

الخطوة 3: إعداد المصنف

إذا كان ذلك ممكنًا، قم بتكوين تخطيط صفحة ورقة العمل في Excel أو تطبيق جدول بيانات متوافق آخر قبل التحميل.

تتضمن الإعدادات المهمة:

• اتجاه الصفحة
• حجم الورق
• منطقة الطباعة
• التحجيم
• فواصل الصفحات

قد تؤثر هذه الإعدادات على كيفية تحويل المحول للمصنف.

الخطوة 4: تحويل جدول البيانات

اتبع تعليمات المحول لإنشاء PDF.

الخطوة 5: مراجعة PDF

قم بتنزيل النتيجة وتحقق من كل صفحة.

إذا تم قطع الأعمدة ، فقم بمراجعة إعدادات تخطيط صفحة جدول البيانات وحاول مرة أخرى.

كيفية احتواء جميع أعمدة Excel على صفحة PDF واحدة

واحدة من أكثر ميزات Excel فائدة هي القدرة على التحكم في تحجيم الصفحات.

للحصول على ورقة عمل تحتوي على العديد من الأعمدة، استخدم النهج التالي.

تناسب العرض إلى صفحة واحدة

اضبط عرض الصفحة على صفحة واحدة مع السماح للارتفاع بالبقاء تلقائيًا.

يحافظ هذا على الأعمدة معًا مع السماح للجداول الطويلة بامتداد صفحات متعددة عموديًا.

استخدام اتجاه المناظر الطبيعية

يوفر اتجاه المناظر الطبيعية مساحة أفقية أكبر.

وهو مفيد بشكل خاص للتقارير المالية وقوائم الجرد والجداول الواسعة.

تقليل عرض الأعمدة غير الضرورية

في بعض الأحيان ، تكون الأعمدة أوسع من اللازم بسبب العناوين الطويلة أو التباعد المفرط.

مراجعة عرض العمود وإزالة الأعمدة غير المستخدمة قبل التصدير.

ضبط الهوامش

الهوامش الضيقة يمكن أن تخلق مساحة إضافية لجداول البيانات.

ومع ذلك ، تجنب الهوامش التي تكون صغيرة جدًا بالنسبة للطابعة المقصودة.

استخدم مقاسات ورق أكبر عند الاقتضاء

بالنسبة للجداول الواسعة بشكل غير عادي ، قد يكون حجم الصفحة الأكبر مثل A3 أكثر ملاءمة.

ضع في اعتبارك أن المستلمين قد لا يمكنهم الوصول إلى الطابعات التي تدعم أحجام ورق أكبر.

لماذا يجب أن لا تناسب دائما كل شيء في صفحة واحدة

قد يبدو من المناسب وضع جدول بيانات كامل على صفحة PDF واحدة.

ومع ذلك ، يمكن أن يجعل هذا النص صغيرًا للغاية.

على سبيل المثال، ورقة عمل تحتوي على 25 عمودًا و200 صف قد تكون ملائمة تقنيًا لصفحة واحدة، ولكن قد يكون من المستحيل قراءة النتيجة.

وهناك نهج أفضل هو احتواء الأعمدة عبر صفحة واحدة مع السماح للصفوف بالاستمرار في صفحات إضافية.

يجب أن يكون الهدف هو سهولة القراءة ، وليس مجرد تقليل عدد الصفحات.

مشاكل مشتركة من Excel إلى PDF

كيفية تكرار رؤوس الأعمدة في كل صفحة PDF

غالبًا ما تحتوي جداول البيانات الطويلة على صفحات متعددة من البيانات.

بدون ترويسات متكررة ، قد يجد القراء صعوبة في فهم الأعمدة في الصفحات اللاحقة.

في Excel، يمكنك تكوين عناوين الطباعة.

الخطوة 1: افتح تخطيط الصفحة

حدد ورقة العمل وانتقل إلى تخطيط الصفحة.

الخطوة 2: حدد طباعة العناوين

افتح إعدادات طباعة العناوين.

الخطوة 3: اختر الصفوف لتكرار

حدد صفوف الرؤوس التي يجب أن تظهر في أعلى كل صفحة مطبوعة.

على سبيل المثال، يمكنك تكرار الصف الأول الذي يحتوي على أسماء الأعمدة.

الخطوة 4: معاينة وتصدير

تحقق من معاينة الطباعة للتأكد من ظهور الرؤوس بشكل صحيح.

ثم تصدير ورقة العمل إلى PDF.

الاسئلة المتكررة

كيف يمكنني تحويل Excel إلى PDF دون قطع الأعمدة؟

في Excel ، قم بتعيين اتجاه الصفحة إلى أفقي إذا لزم الأمر ، ثم قم بتكوين التحجيم بحيث يتناسب عرض ورقة العمل مع صفحة واحدة. تحقق من معاينة الطباعة قبل التصدير.

لماذا ينقسم ملف Excel PDF الخاص بي إلى صفحات متعددة؟

قد تكون ورقة العمل أكبر من حجم الورق المحدد. يقوم Excel بتقسيمها إلى صفحات قابلة للطباعة وفقًا لتخطيط الصفحة وإعدادات التحجيم.

كيف يمكنني تحويل Excel إلى PDF دون جعل النص صغيرًا جدًا؟

قم بضبط عرض ورقة العمل على صفحة واحدة ، ولكن اسمح للارتفاع بالامتداد لعدة صفحات. تجنب فرض ورقة عمل كبيرة بالكامل على صفحة واحدة.

هل يمكنني تصدير خلايا Excel المحددة فقط إلى PDF؟

نعم. في Microsoft Excel، يمكنك تحديد منطقة طباعة تحتوي على الخلايا التي تريد تضمينها.

كيف يمكنني الاحتفاظ برؤوس الطاولة في كل صفحة؟

استخدم ميزة عناوين الطباعة في Excel لتكرار صفوف الرؤوس المحددة في كل صفحة مطبوعة.

خاتمة

يتطلب تحويل Excel إلى PDF دون قطع الأعمدة أكثر من مجرد اختيار تنسيق ملف مختلف.

اتجاه الصفحة ، وحجم الورق ، والتحجيم ، ومنطقة الطباعة ، وفواصل الصفحات كلها تؤثر على النتيجة.

بالنسبة لجداول البيانات الواسعة ، ابدأ باستخدام اتجاه أفقي وتركيب عرض ورقة العمل على صفحة واحدة.

راجع دائمًا معاينة الطباعة وملف PDF النهائي قبل مشاركة التقارير المهمة.

إذا كنت تفضل سير عمل يستند إلى المتصفح ، فاستكشف أدوات تحويل Excel إلى PDF المتوفرة في PDFreevert.