Làm thế nào để chuyển đổi Excel sang PDF mà không cắt các cột

Đang chuyển đổi a Excel Tính toán tới PDF là hữu ích khi chia sẻ báo cáo, tóm tắt tài chính, thời biểu và bàn giấy mà người nhận có thể xem mà không cần chỉnh sửa.

Tuy nhiên, một trong những vấn đề thông thường nhất là các cột bị cắt đứt hoặc xuất hiện trên các trang riêng biệt.

Một bảng tính trông hoàn hảo trong Excel có thể trở nên khó đọc sau khi cải đạo.

May mắn thay, hầu hết các vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách điều chỉnh bố trí trang, diện tích in, tỷ lệ và kích cỡ giấy trước khi xuất khẩu.

Hướng dẫn này giải thích cách chuyển Excel sang PDF trong khi giữ cho bảng của bạn có thể đọc được và được tổ chức đúng cách.

Tại sao Excel cắt các cột khi chuyển sang PDF?

Excel Các bảng tính được thiết kế chung quanh một mạng lưới các hàng và cột linh hoạt.

Khác với một tài liệu Word, bảng làm việc không có một giới hạn trang cố định trong khi bạn đang sửa nó.

Một bảng làm việc có thể trải dài hàng trăm cột và hàng ngàn hàng.

Tuy nhiên, các tài liệu PDF sử dụng kích thước trang xác định.

Khi Excel xuất khẩu một bảng điều khiển cho PDF, nó phải chia bảng tính thành những trang in được.

Nếu bảng làm việc rộng hơn kích cỡ giấy đã chọn, Excel có thể:

• Chia cột qua nhiều trang
• Phóng thước đo xuống
• Tạo trang thêm
• Để lại những khu vực trống lớn
• Cắt nội dung bên ngoài vùng in

Giải pháp là để kiểm soát làm thế nào bảng làm việc phù hợp với các trang PDF.

Phương pháp 1: Chuyển đổi Excel phải PDF Dùng Microsoft Excel

Microsoft Excel cung cấp bố trí trang chi tiết và tùy chọn in.

Những sự sắp đặt này đặc biệt hữu ích cho việc tính bảng có bàn rộng.

Step 1: Mở của bạn Excel Chiagsheet

Mở sổ tay ra Microsoft Excel.

Chọn bảng làm việc bạn muốn chuyển đổi.

Xem lại dữ liệu và đảm bảo mọi hàng và cột cần thiết đều có thể nhìn thấy được.

Step 2: Đặt hướng trang

Tới Bố trí Trang > Hướng.

Chọn giữa:

• Thẳng đứng: thích hợp cho bảng hẹp và các báo cáo dọc.
• Nằm ngang: tốt hơn cho bảng tính rộng bao gồm nhiều cột.

Đối với hầu hết các bảng rộng, định hướng phong cảnh là một điểm khởi đầu hữu ích.

Step 3: Chọn kích cỡ giấy

Tới Bố trí Trang > Cỡ.

Hãy chọn kích cỡ giấy thích hợp, như A4 hay Thư.

Cỡ giấy ảnh hưởng đến số cột vừa với mỗi trang.

Step 4: Điều chỉnh thiết lập Scaling

Trong trang, hãy xác định các tùy chọn co dãn.

Để chứa tất cả các cột trên một trang, hãy thử:

• Bề rộng: 1 trang
• Chiều cao: tự động

Thiết lập này cố gắn bề rộng bảng làm việc lên một trang duy nhất, đồng thời cho phép hàng tiếp tục trên trang thêm.

Việc đặt độ rộng và chiều cao của một trang có thể làm cho bảng tính lớn không thể đọc được.

Step 5: Đặt vùng in

Nếu bạn chỉ cần xuất một phần của bảng làm việc, hãy chọn những ô có liên quan.

Tới Bố trí Trang > Vùng in > Đặt vùng in.

Điều này giúp ngăn chặn dữ liệu không liên quan hoặc vùng trống xuất hiện trong PDF.

Step 6: Xem thử các trang

Chọn Tập tin > In để mở ô xem thử in.

Hãy xem xét kỹ ranh giới trang.

Kiểm tra xem:

• Mọi cột đều có thể nhìn thấy
• Văn bản vẫn có thể đọc được
• Bàn được chia ra theo logic
• Đầu đề xuất hiện đúng
• Trang trống đã có mặt

Step 7: Xuất dạng PDF

Chọn Tập tin > Lưu dạng hay Tập tin > XuấtTùy thuộc vào anh Excel phiên bản.

Chọn PDF dạng định dạng đầu ra.

Lưu tập tin và mở nó để kiểm tra kết quả.

Phương pháp 2: Chuyển đổi Excel phải PDF Trực tuyến

Một bộ chuyển đổi trực tuyến có thể hữu ích khi bạn cần tạo ra a PDF mà không mở bảng tính vào Microsoft Excel.

Step 1: Mở PDFreevert

Thăm PDFreevert và định vị công cụ Excel tới PDF.

Step 2: Chọn bảng tính

Chọn tập tin bảng tính bạn muốn chuyển đổi.

Trước khi tải lên, hãy kiểm tra xem sổ tay làm việc chứa dữ liệu và định dạng đúng.

Step 3: Chuẩn bị sách làm việc

Nếu có thể, cấu hình bố trí trang của bảng làm việc bằng Excel hoặc một ứng dụng bảng tính tương thích khác trước khi tải lên.

Thiết lập quan trọng bao gồm:

• Hướng trang
• Cỡ giấy
• Vùng in
• Co dãn
• Trang bị ngắt

Những sự thiết lập này có thể ảnh hưởng đến cách người cải đạo biên soạn sách.

Step 4: Chuyển đổi Bảng tính

Làm theo hướng dẫn của người chuyển đổi để tạo ra PDF.

Step 5: Xem lại PDF

Tải về kết quả và kiểm tra mỗi trang.

Nếu cột bị cắt, hãy xem lại thiết lập bố trí trang của bảng tính và thử lại.

Làm thế nào để hòa hợp mọi người Excel Cột trên cùng PDF Trang

Một trong những người hữu dụng nhất Excel Tính năng là khả năng điều khiển tỷ lệ trang.

Để có bảng điều khiển với nhiều cột, hãy dùng phương pháp sau đây.

Bề ngang tới một trang

Đặt độ rộng trang thành một trang trong khi cho phép chiều cao tự động giữ lại.

Điều này giữ cột sát nhau trong khi cho phép bàn ghế dài dài dài dài dài dài theo chiều dọc.

Hướng:

Hướng nằm ngang tạo ra nhiều không gian ngang hơn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các báo cáo tài chính, danh sách và bàn ăn rộng.

Giảm lệ sử dụng cột không cần thiết

Đôi khi, các cột rộng hơn cần thiết vì có những con đường dài hoặc khoảng cách quá xa.

Xem lại độ rộng cột và gỡ bỏ các cột không dùng trước khi xuất.

Điều chỉnh lề

Lề hẹp hơn có thể tạo thêm phòng cho bảng tính.

Tuy nhiên, hãy tránh những lề quá nhỏ so với máy in đã định.

Dùng kích cỡ giấy lớn hơn khi thích hợp

Đối với những bảng rộng bất thường, một trang lớn hơn như A3 có thể thích hợp hơn.

Hãy nhớ rằng người nhận có thể không có quyền dùng máy in để hỗ trợ cỡ giấy lớn hơn.

Tại sao bạn không nên luôn luôn phù hợp với mọi thứ trên một trang

Nó có vẻ tiện lợi để phù hợp với một bảng tính trên một trong những PDF trang.

Tuy nhiên, điều này có thể làm cho văn bản cực kỳ nhỏ.

Ví dụ, một bảng làm việc với 25 Cột và 200 Hàng có thể vừa về mặt kỹ thuật trên một trang duy nhất, nhưng kết quả có thể là không thể đọc được.

Cách tốt hơn là dán các cột trên một trang trong khi cho phép hàng tiếp tục lên các trang khác.

Mục tiêu nên là khả thi, không chỉ đơn giản là giảm thiểu số trang.

Vấn đề chung Excel đến PDF

Làm thế nào để lặp lại đầu cột trên mỗi PDF Trang

Các bảng tính dài thường chứa nhiều trang dữ liệu.

Không có người dẫn đầu nhiều lần, độc giả có thể thấy khó hiểu các cột ở những trang sau.

Trong Excel, bạn có thể cấu hình tiêu đề in.

Step 1: Mở Bố trí Trang

Chọn bảng điều khiển và tới Bố trí Trang.

Step 2: Chọn tiêu đề in

Mở thiết lập tiêu đề In.

Step 3: Chọn hàng để lặp lại

Chỉ định những hàng đầu nên xuất hiện ở đầu mỗi trang in.

Thí dụ, bạn có thể lặp lại hàng đầu có ghi tên cột.

Step 4: Xem thử và Xuất

Kiểm tra xem thử in có đúng không.

Sau đó xuất khẩu bảng làm việc PDF.

Những câu hỏi thường xuyên

Làm thế nào để chuyển Excel thành PDF mà không cắt bỏ các cột?

Trong Excel, đặt hướng trang tới cảnh quan nếu cần thiết, sau đó cấu hình tỷ lệ tăng cường để độ rộng bảng làm việc phù hợp với một trang. Kiểm tra xem thử in trước khi xuất khẩu.

Tại sao lại là tôi? Excel PDF Chia thành nhiều trang?

Bảng làm việc có thể lớn hơn kích cỡ giấy đã chọn. Excel chia nó ra các trang in được theo bố trí trang và thiết lập phóng to.

Làm sao tôi có thể chuyển Excel sang PDF mà không làm cho văn bản quá nhỏ?

Khớp chiều rộng bảng làm việc vào một trang, nhưng cho phép chiều cao kéo dài nhiều trang. Tránh đặt toàn bộ bảng điều khiển lên một trang.

Tôi có thể xuất khẩu chỉ được chọn Excel tế bào tới PDF?

Phải. Vào Microsoft ExcelBạn có thể xác định diện tích in chứa các tế bào mà bạn muốn bao gồm.

Làm thế nào để giữ bảng tiêu đề trên mỗi trang?

Dùng tính năng in tiêu đề của Excel để lặp lại hàng đầu đã chọn trên mỗi trang đã in.

Kết thúc

Chuyển đổi Excel sang PDF mà không cắt bỏ các cột đòi hỏi nhiều hơn chỉ đơn giản chọn định dạng tập tin khác nhau.

Hướng trang, cỡ giấy, tỷ lệ, diện tích in và trang bị hỏng tất cả ảnh hưởng đến kết quả.

Đối với bảng tính rộng, bắt đầu bằng cách sử dụng định hướng phong cảnh và phù hợp độ rộng bảng làm việc trên một trang.

Luôn luôn xem lại ô xem thử in và cuối cùng PDF trước khi chia sẻ các báo cáo quan trọng.

Nếu bạn thích một luồng làm việc dựa trên trình duyệt, hãy khám phá Excel phải PDF Công cụ chuyển đổi sẵn sàng vào PDFreevert.