Miten muuntaa Excel PDF leikkaamatta pois sarakkeita

Excel:n laskentataulukon muuntaminen PDF:ksi on hyödyllistä, kun jaetaan raportteja, taloudellisia yhteenvetoja, aikatauluja ja taulukoita, joita vastaanottajien pitäisi voida tarkastella ilman muokkausta.

Yksi yleisimmistä ongelmista on kuitenkin se, että sarakkeet leikataan pois tai näkyvät erillisillä sivuilla.

Taulukkolaskenta, joka näyttää täydelliseltä Excel:ssä, voi tulla vaikeaksi lukea muuntamisen jälkeen.

Onneksi useimmat näistä asioista voidaan ratkaista mukauttamalla sivun ulkoasua, tulostusaluetta, skaalausta ja paperikokoa ennen vientiä.

Tämä opas selittää, miten muuntaa Excel PDF ja pitää taulukot luettavissa ja asianmukaisesti järjestetty.

Miksi Excel leikkaa pois sarakkeita, kun muuntaminen PDF?

Excel:n laskentataulukot on suunniteltu joustavien rivien ja sarakkeiden ympärille.

Toisin kuin Word-dokumentti, laskentataulukolla ei ole kiinteää sivurajaa, kun muokkaat sitä.

Työtaulukko voi ulottua satojen sarakkeiden ja tuhansien rivien yli.

PDF-dokumentteja, käytä kuitenkin määriteltyjä sivun mittoja.

Kun Excel vie laskentataulukon PDF:lle, sen on jaettava laskentataulukko tulostettavissa oleviin sivuihin.

Jos laskentataulukko on laajempi kuin valittu paperikoko, Excel voi:

• Jaa sarakkeet usealle sivulle
• Skaalaa laskentataulukkoa alaspäin
• Luo lisää sivuja
• Jätä suuret tyhjät alueet
• Katkaise sisältö tulostusalueen ulkopuolelta

Ratkaisuna on hallita sitä, miten taulukko sopii PDF-sivuille.

Menetelmä 1: Muunna Excel PDF Microsoft Excel

Microsoft Excel tarjoaa yksityiskohtaiset sivun ulkoasu ja tulostusvaihtoehdot.

Nämä asetukset ovat erityisen hyödyllisiä taulukkotaulukoissa, jotka sisältävät laajoja taulukoita.

Vaihe 1: Avaa Excel laskentataulukkosi

Avaa työkirja Microsoft Excel:ssä.

Valitse laskentataulukko, jonka haluat muuntaa.

Tarkista tiedot ja varmista, että kaikki vaaditut rivit ja sarakkeet ovat näkyvissä.

Vaihe 2: Aseta sivun suunta

Mene Sivun asettelu > Suunta: lle.

Valitse:

• Muotokuva: Soveltuu kapeaan pöytään ja vertikaalisiin raportteihin.
• Maisema: Parempi laajoille laskentataulukoille, jotka sisältävät monia sarakkeita.

Useimmille laajoille taulukoille maisemalähtöisyys on hyödyllinen lähtökohta.

Vaihe 3: Valitse paperin koko

Mene Sivun asettelu > Koko: lle.

Valitse sopiva paperikoko, kuten A4 tai Letter.

Paperin koko vaikuttaa siihen, kuinka monta saraketta mahtuu kullekin sivulle.

Vaihe 4: Säädä skaalausasetukset

Löydä sivun asetteluvälilehdestä skaalausvaihtoehdot.

Sovittaaksesi kaikki sarakkeet yhdelle sivulle, yritä:

• Leveys 1 sivu
• Korkeus automaattinen

Tällä asetuksella pyritään sovittamaan laskentataulukon leveys yhdelle sivulle samalla kun rivit voidaan jatkaa lisäsivuille.

Sekä leveyden että korkeuden vääntäminen yhteen sivuun voi tehdä suurista laskentataulukoista käsittämättömän pieniä.

Vaihe 5: Aseta tulostusalue

Jos sinun tarvitsee vain viedä osa laskentataulukosta, valitse asianomaiset solut.

Mene Page Layout > Tulosta Alue > Set Tulosta Alue: lle.

Tämä auttaa estämään toisiinsa liittymättömiä tietoja tai tyhjiä alueita ilmaantumasta PDF:ään.

Vaihe 6: Esikatsele sivuja

Valitse Tiedosto > Tulosta avataksesi tulostuksen esikatselun.

Tarkista sivun rajat huolellisesti.

Tarkista, onko:

• Kaikki sarakkeet näkyvät
• Teksti pysyy luettavana
• Taulukot on jaettu loogisesti
• Otsikot näkyvät oikein
• Tyhjät sivut ovat läsnä

Vaihe 7: Vie PDF:na

Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä tai Tiedosto > Vie, riippuen Excel-versiostasi.

Valitse PDF lähtömuodossa.

Tallenna tiedosto ja avaa se tarkistaaksesi tuloksen.

Menetelmä 2: Muunna Excel PDF Online

Online muunnin voi olla hyödyllinen, kun sinun täytyy luoda PDF avaamatta taulukkolaskenta Microsoft Excel.

Vaihe 1: Avaa PDFreevert

Vieraile PDFreevert:ssä ja paikanna Excel - PDF:n työkalu.

Vaihe 2: Valitse laskentataulukko

Valitse taulukkolaskentatiedosto, jonka haluat muuntaa.

Tarkista ennen lataamista, että työkirja sisältää oikeat tiedot ja muotoilut.

Vaihe 3: Valmistele työkirja

Jos mahdollista, määritä laskentataulukon sivuasettelu Excel:ssä tai muussa yhteensopivassa laskentataulukkosovelluksessa ennen lataamista.

Tärkeitä asetuksia ovat:

• Sivun suunta
• Paperikoko
• Tulostusalue
• Skaalaus
• Sivutaukoja

Nämä asetukset voivat vaikuttaa siihen, miten muunnin tekee työkirjan.

Vaihe 4: Muunna laskentataulukko

Noudata muuntimen ohjeita luoda PDF.

Vaihe 5: Tarkista PDF

Lataa tulos ja tarkista joka sivu.

Jos sarakkeet katkaistaan, tarkista laskentataulukon sivun ulkoasuasetukset ja yritä uudelleen.

Miten sovittaa kaikki Excel sarakkeet yhdellä PDF-sivulla

Yksi hyödyllisimmistä Excel-ominaisuuksista on kyky hallita sivun skaalausta.

Monilla sarakkeilla varustetussa laskentataulukossa käytetään seuraavaa lähestymistapaa.

Sovita leveys yhdelle sivulle

Aseta sivun leveys yhdelle sivulle samalla kun korkeus pysyy automaattisena.

Tämä pitää sarakkeet yhdessä samalla mahdollistaa pitkät taulukot span useita sivuja pystysuorassa.

Käytä maiseman suuntaamista

Maisemasuuntautuminen tarjoaa enemmän vaakatilaa.

Se on erityisen hyödyllistä rahoituskertomusten, luetteloiden ja laajojen taulukoiden kannalta.

Pienennä tarpeetonta saraketta

Joskus sarakkeet ovat laajempia kuin on tarpeen pitkien nimikkeiden tai liiallisen välin vuoksi.

Tarkista sarakkeen leveys ja poista käyttämättömät sarakkeet ennen vientiä.

Marginaalin mukauttaminen

Kapeammat marginaalit voivat luoda lisätilaa laskentataulukkoon.

Vältä kuitenkin liian pieniä marginaaleja tulostimelle.

Käytä suurempia paperikokoja, kun se on tarkoituksenmukaista

Poikkeuksellisen leveillä pöydillä suurempi sivukoko, kuten A3, voi olla sopivampi.

Muista, että vastaanottajilla ei välttämättä ole mahdollisuutta käyttää suurempia paperikokoja tukevia tulostimia.

Mikset aina sovi yhteen sivuun?

Koko laskentataulukon sopivuus yhteen PDF-sivuun voi tuntua kätevältä.

Tämä voi kuitenkin tehdä tekstistä erittäin pienen.

Esimerkiksi taulukko 25-sarakkeilla ja 200-rivillä voi teknisesti mahtua yhdelle sivulle, mutta lopputulosta voi olla mahdotonta lukea.

Parempi lähestymistapa on sovittaa sarakkeet yhdelle sivulle samalla rivejä jatkaa lisäsivuille.

Tavoitteena pitäisi olla luettavuus, ei vain minimoida sivujen määrää.

Yleiset Excel-to-PDF-ongelmat

Kuinka toistaa sarakkeen otsikot jokaisella PDF-sivulla

Pitkät laskentataulukot sisältävät usein useita sivuja tietoa.

Ilman toistuvia otsikoita, lukijoiden voi olla vaikea ymmärtää sarakkeita myöhemmillä sivuilla.

Excel:ssä voit määrittää tulostusnimikkeet.

Vaihe 1: Open Page Layout

Valitse laskentataulukko ja siirry Sivun asettelu: lle.

Vaihe 2: Valitse tulostusnimet

Avaa Print Titles -asetukset.

Vaihe 3: Valitse toistettavat rivit

Määrittele kunkin painotetun sivun yläreunassa olevat otsikkorivit.

Voit esimerkiksi toistaa ensimmäisen rivin, joka sisältää sarakkeiden nimet.

Vaihe 4: Esikatselu ja vienti

Tarkista tulosteen esikatselu varmistaaksesi, että otsikot näkyvät oikein.

Vie sitten laskentataulukko PDF:lle.

Usein kysytyt kysymykset

Miten muunnan Excel:n PDF:ksi katkaisematta sarakkeita?

Aseta Excel:ssä sivun suunta maisemaan tarvittaessa, määritä sitten skaalaus niin, että laskentataulukon leveys sopii yhdelle sivulle. Tarkista tulosteen esikatselu ennen vientiä.

Miksi Excel PDF on jaettu useisiin sivuihin?

Laskentataulukko voi olla suurempi kuin valittu paperikoko. Excel jakaa sen tulostettavissa oleviin sivuihin sivun ulkoasun ja skaalausasetusten mukaisesti.

Miten voin muuntaa Excel:n PDF:ksi tekemättä tekstiä liian pieneksi?

Sovita laskentataulukon leveys yhdelle sivulle, mutta anna korkeuden jakaa useita sivuja. Vältä pakottaa koko suuri laskentataulukko yhdelle sivulle.

Voinko viedä vain valitut Excel-solut PDF:ään?

Kyllä. Microsoft Excel:ssä voit määritellä tulostusalueen, joka sisältää haluamasi solut.

Miten pidän pöytäotsikkoa joka sivulla?

Käytä Excel:n Tulosta Titles -toimintoa toistaaksesi valitut otsikkorivit jokaisella painetulla sivulla.

Päätelmä

Excel:n muuntaminen PDF:ksi katkaisematta sarakkeita vaatii muutakin kuin eri tiedostomuodon valitsemista.

Sivun suuntautuminen, paperikoko, skaalaus, tulostusalue ja sivun rikkoutuminen vaikuttavat tulokseen.

Laajojen laskentataulukoiden osalta aloita käyttämällä maisemasuuntautuneisuutta ja sovittamalla laskentataulukon leveys yhdelle sivulle.

Tarkista aina tulostuksen esikatselu ja lopullinen PDF ennen tärkeiden raporttien jakamista.

Jos haluat mieluummin selaimeen perustuvan työnkulun, tutki Excel:n ja PDF:n konversiotyökaluja saatavilla PDFreevert:llä.