कैसे Excel को PDF में कनवर्ट करें बिना कॉलम काटना

Excel स्प्रेडशीट को PDF में कनवर्ट करना रिपोर्ट साझा करते समय उपयोगी होता है, वित्तीय सारांश, अनुसूची और तालिकाओं को जो प्राप्तकर्ता को संपादन के बिना देखने में सक्षम होना चाहिए।

हालांकि, सबसे आम समस्याओं में से एक यह है कि स्तंभों को अलग-अलग पृष्ठों पर काट दिया जाता है या दिखाई देता है।

एक स्प्रेडशीट जो Excel में एकदम सही दिखती है, रूपांतरण के बाद पढ़ने में मुश्किल हो सकती है।

दुर्भाग्यवश, इन मुद्दों में से अधिकांश को निर्यात करने से पहले पृष्ठ लेआउट, प्रिंट एरिया, स्केलिंग और पेपर आकार को समायोजित करके हल किया जा सकता है।

यह गाइड बताता है कि कैसे अपने टेबल को पढ़ने योग्य और ठीक से व्यवस्थित रखने के दौरान Excel को PDF में परिवर्तित करें।

क्यों Excel कॉलम को काटते हैं जब PDF में परिवर्तित होता है?

Excel स्प्रेडशीट पंक्तियों और स्तंभों के एक लचीला ग्रिड के आसपास डिजाइन किए गए हैं।

एक Word दस्तावेज़ के विपरीत, एक कार्यपत्रक के पास एक निश्चित पृष्ठ सीमा नहीं है जबकि आप इसे संपादित कर रहे हैं।

एक कार्यपत्रक सैकड़ों स्तंभों और हजारों पंक्तियों में विस्तार कर सकता है।

हालांकि, PDF दस्तावेज़ परिभाषित पृष्ठ आयामों का उपयोग करते हैं।

जब Excel एक कार्यपत्रक को PDF को निर्यात करता है, तो इसे स्प्रेडशीट को प्रिंट करने योग्य पृष्ठों में विभाजित करना चाहिए।

यदि कार्यपत्रक चयनित कागज के आकार से व्यापक है, तो Excel हो सकता है:

• एकाधिक पृष्ठों में विभाजित कॉलम
• वर्कशीट को नीचे स्केल करें
• अतिरिक्त पृष्ठ बनाएं
• बड़े खाली क्षेत्रों को छोड़ दें
• प्रिंट क्षेत्र के बाहर सामग्री काटें

समाधान यह नियंत्रित करना है कि वर्कशीट कैसे PDF पृष्ठों पर फिट बैठता है।

विधि 1: कनवर्ट करें Excel to PDF उपयोग Microsoft Excel

Microsoft Excel विस्तृत पृष्ठ लेआउट और मुद्रण विकल्प प्रदान करता है।

ये सेटिंग्स विशेष रूप से व्यापक तालिकाओं वाले स्प्रेडशीट के लिए उपयोगी हैं।

चरण 1: अपने Excel स्प्रेडशीट को खोलें

Microsoft Excel में कार्यपुस्तिका खोलें।

वे कार्यपत्रक का चयन करें जिन्हें आप बदलना चाहते हैं।

डेटा की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक पंक्तियों और स्तंभों को दिखाई दे रहे हैं।

चरण 2: पृष्ठ ओरिएंटेशन सेट करें

पेज लेआउट > अभिविन्यास पर जाएं।

बीच में चुनें:

• पोर्ट्रेट: संकीर्ण तालिकाओं और ऊर्ध्वाधर रिपोर्टों के लिए उपयुक्त है।
• लैंडस्केप: कई स्तंभों वाले विस्तृत स्प्रेडशीट के लिए बेहतर है।

सबसे व्यापक तालिकाओं के लिए, परिदृश्य अभिविन्यास एक उपयोगी प्रारंभिक बिंदु है।

चरण 3: कागज का आकार चुनें

पेज लेआउट > आकार पर जाएं।

उपयुक्त कागज आकार, जैसे A4 या पत्र का चयन करें।

कागज़ का आकार इस बात को प्रभावित करता है कि प्रत्येक पृष्ठ पर कितने स्तंभ फिट होते हैं।

चरण 4: स्केलिंग सेटिंग समायोजित करें

पेज लेआउट टैब में स्केलिंग विकल्प का पता लगाएं।

सभी स्तंभों को एक पृष्ठ पर फिट करने के लिए, प्रयास करें:

• चौड़ाई: 1 पृष्ठ
• ऊंचाई: स्वचालित

यह सेटिंग वर्कशीट चौड़ाई को एक पृष्ठ पर फिट करने का प्रयास करती है जबकि पंक्तियों को अतिरिक्त पृष्ठों पर जारी रखने की अनुमति देती है।

दोनों चौड़ाई और ऊंचाई को एक पृष्ठ पर मजबूर करने के लिए बड़े स्प्रेडशीट को अवास्तविक रूप से छोटा बना सकते हैं।

चरण 5: प्रिंट क्षेत्र सेट करें

यदि आपको केवल वर्कशीट का हिस्सा निर्यात करने की आवश्यकता है, तो प्रासंगिक कोशिकाओं का चयन करें।

पेज लेआउट > प्रिंट एरिया > सेट प्रिंट एरिया पर जाएं।

इससे संबंधित डेटा या खाली क्षेत्रों को PDF में प्रदर्शित होने से रोकने में मदद मिलती है।

चरण 6: पृष्ठ का पूर्वावलोकन करें

प्रिंट पूर्वावलोकन खोलने के लिए फ़ाइल > छाप चुनें।

ध्यान से पृष्ठ सीमाओं की समीक्षा करें।

जाँच करें कि क्या:

• सभी स्तंभ दिखाई देते हैं
• पाठ पढ़ने योग्य
• तालिकाओं को तार्किक रूप से विभाजित किया गया है
• हेडर सही ढंग से दिखाई देते हैं
• रिक्त पृष्ठ मौजूद हैं

चरण 7निर्यात करें PDF

अपने Excel संस्करण के आधार पर फ़ाइल > सेव As या फ़ाइल > निर्यात चुनें।

चयन PDF आउटपुट प्रारूप के रूप में।

फ़ाइल सहेजें और परिणाम को सत्यापित करने के लिए इसे खोलें।

विधि 2: कन्वर्ट Excel से PDF ऑनलाइन

एक ऑनलाइन कनवर्टर उपयोगी हो सकता है जब आपको एक बनाने की आवश्यकता होती है PDF स्प्रेडशीट को खोलने के बिना Microsoft Excel.

चरण 1: ओपन PDFreevert

PDFreevert पर जाएं और Excel to PDF टूल का पता लगाएं।

चरण 2: अपनी स्प्रेडशीट चुनें

आप जिस स्प्रेडशीट फ़ाइल को बदलना चाहते हैं उसे चुनें।

अपलोड करने से पहले, जांचें कि कार्यपुस्तिका में सही डेटा और स्वरूपण शामिल है।

चरण 3: वर्कबुक तैयार करें

यदि संभव हो, तो कार्यपत्रक के पृष्ठ लेआउट को Excel या अपलोड करने से पहले अन्य संगत स्प्रेडशीट अनुप्रयोग में कॉन्फ़िगर करें।

महत्वपूर्ण सेटिंग्स में शामिल हैं:

• पृष्ठ अभिविन्यास
• कागज़ का आकार
• प्रिंट क्षेत्र
• स्केलिंग
• पेज ब्रेक

ये सेटिंग्स इस बात को प्रभावित कर सकती हैं कि कैसे एक कनवर्टर वर्कबुक को प्रस्तुत करता है।

चरण 4: स्प्रेडशीट को परिवर्तित करें

PDF बनाने के लिए कनवर्टर के निर्देशों का पालन करें।

चरण 5: PDF की समीक्षा

परिणाम डाउनलोड करें और हर पृष्ठ की जाँच करें।

यदि कॉलम काट दिए जाते हैं, तो स्प्रेडशीट की पेज लेआउट सेटिंग्स को संशोधित करें और फिर से प्रयास करें।

कैसे एक PDF पृष्ठ पर सभी Excel कॉलम फिट करने के लिए

सबसे उपयोगी Excel सुविधाओं में से एक पृष्ठ स्केलिंग को नियंत्रित करने की क्षमता है।

कई स्तंभों के साथ एक कार्यपत्रक के लिए, निम्नलिखित दृष्टिकोण का उपयोग करें।

एक पृष्ठ के लिए फिट चौड़ाई

पृष्ठ की चौड़ाई को एक पृष्ठ पर सेट करें जबकि ऊंचाई को स्वचालित रहने की अनुमति दें।

यह स्तंभों को एक साथ रखता है जबकि लंबे समय तक टेबल को कई पृष्ठों को लंबवत रूप से स्पैन करने की अनुमति देता है।

लैंडस्केप ओरिएंटेशन का उपयोग करें

लैंडस्केप ओरिएंटेशन अधिक क्षैतिज स्थान प्रदान करता है।

यह विशेष रूप से वित्तीय रिपोर्ट, सूची सूची और विस्तृत तालिकाओं के लिए सहायक है।

Unnecessary Column widths को कम करें

कभी-कभी, लंबे समय तक सिरों या अत्यधिक रिक्ति के कारण स्तंभों की आवश्यकता से अधिक व्यापक होती है।

कॉलम की चौड़ाई की समीक्षा करें और निर्यात करने से पहले अप्रयुक्त स्तंभों को हटा दें।

मार्जिन समायोजित करें

नैरोअर मार्जिन स्प्रेडशीट के लिए अतिरिक्त कमरा बना सकता है।

हालांकि, उन मार्जिनों से बचें जो इच्छित प्रिंटर के लिए बहुत छोटे हैं।

जब Appropriate हो तो बड़ा कागज आकार का उपयोग करें

असामान्य रूप से विस्तृत तालिकाओं के लिए, A3 जैसे बड़े पृष्ठ का आकार अधिक उपयुक्त हो सकता है।

ध्यान रखें कि प्राप्तकर्ताओं को बड़े पेपर आकार का समर्थन करने वाले प्रिंटर तक पहुंच नहीं मिल सकती है।

क्यों आप हमेशा एक पृष्ठ पर सब कुछ फिट नहीं होना चाहिए

यह एक PDF पृष्ठ पर एक संपूर्ण स्प्रेडशीट को फिट करने के लिए सुविधाजनक लग सकता है।

हालांकि, यह पाठ को बेहद छोटा बना सकता है।

उदाहरण के लिए, 25 कॉलम और 200 पंक्तियों के साथ एक कार्यपत्रक तकनीकी रूप से एक पृष्ठ पर फिट हो सकता है, लेकिन परिणाम पढ़ने के लिए असंभव हो सकता है।

बेहतर दृष्टिकोण एक पृष्ठ पर स्तंभों को फिट करना है जबकि पंक्तियों को अतिरिक्त पृष्ठों पर जारी रखने की अनुमति देता है।

लक्ष्य को पठनीयता होना चाहिए, न केवल पृष्ठों की संख्या को कम करना।

सामान्य Excel-to-PDF समस्याएं

प्रत्येक PDF पृष्ठ पर कॉलम हेडर को कैसे दोहराएं

लंबे स्प्रेडशीट में अक्सर डेटा के कई पृष्ठ होते हैं।

दोहराया हेडर के बिना, पाठक को बाद के पृष्ठों पर स्तंभों को समझने में कठिनाई हो सकती है।

Excel में, आप प्रिंट शीर्षक को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

चरण 1ओपन पेज लेआउट

वर्कशीट का चयन करें और पेज लेआउट पर जाएं।

चरण 2: Select प्रिंट Titles

प्रिंट टाइटल्स सेटिंग खोलें।

चरण 3: दोहराने के लिए पंक्तियों का चयन करें

प्रत्येक मुद्रित पृष्ठ के शीर्ष पर दिखाई देने वाली हेडर पंक्तियों को निर्दिष्ट करें।

उदाहरण के लिए, आप कॉलम नामों वाली पहली पंक्ति को दोहरा सकते हैं।

चरण 4: पूर्वावलोकन और निर्यात

यह पुष्टि करने के लिए प्रिंट पूर्वावलोकन की जांच करें कि हेडर सही ढंग से दिखाई देते हैं।

फिर वर्कशीट को PDF में निर्यात करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं कॉलम को काटने के बिना Excel को PDF में कैसे परिवर्तित करूं?

Excel में, यदि आवश्यक हो तो पृष्ठ अभिविन्यास को परिदृश्य में सेट करें, फिर स्केलिंग को कॉन्फ़िगर करें ताकि वर्कशीट चौड़ाई एक पृष्ठ पर फिट हो जाए। निर्यात करने से पहले प्रिंट पूर्वावलोकन की जाँच करें।

क्यों मेरा Excel PDF एकाधिक पृष्ठों में विभाजित है?

वर्कशीट चयनित पेपर आकार से बड़ा हो सकता है। Excel इसे पेज लेआउट और स्केलिंग सेटिंग्स के अनुसार प्रिंट करने योग्य पृष्ठों में विभाजित करता है।

मैं पाठ को बहुत छोटा बनाने के बिना Excel को PDF में कैसे परिवर्तित कर सकता हूं?

वर्कशीट चौड़ाई को एक पृष्ठ पर फिट करें, लेकिन ऊंचाई को एकाधिक पृष्ठों को स्पैन करने की अनुमति दें। एक पृष्ठ पर एक पूरे बड़े कार्यपत्रक को मजबूर करने से बचें।

क्या मैं केवल Excel कोशिकाओं को PDF में चुन सकता हूं?

हाँ। Microsoft Excel में, आप उन कक्षों से युक्त एक प्रिंट क्षेत्र को परिभाषित कर सकते हैं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।

मैं प्रत्येक पृष्ठ पर टेबल हेडर कैसे रखूं?

प्रत्येक मुद्रित पृष्ठ पर चयनित शीर्षलेख पंक्तियों को दोहराने के लिए Excel के प्रिंट टाइटल का उपयोग करें।

निष्कर्ष

Excel को PDF में कनवर्ट करना, बिना कॉलम को काटकर केवल एक अलग फ़ाइल प्रारूप का चयन करने की आवश्यकता होती है।

पृष्ठ अभिविन्यास, कागज का आकार, स्केलिंग, प्रिंट क्षेत्र और पृष्ठ सभी परिणाम को प्रभावित करता है।

विस्तृत स्प्रेडशीट के लिए, परिदृश्य अभिविन्यास का उपयोग करके शुरू करें और वर्कशीट को एक पृष्ठ पर फिट करें।

महत्वपूर्ण रिपोर्ट साझा करने से पहले हमेशा प्रिंट पूर्वावलोकन और अंतिम PDF की समीक्षा करें।

यदि आप ब्राउज़र आधारित वर्कफ़्लो पसंद करते हैं, तो Excel को PDF रूपांतरण उपकरण का पता लगाएं, जो PDFreevert पर उपलब्ध है।