Kuidas teisendada Excel PDF-le ilma veergude lõikamata

Excel arvutustabeli teisendamine PDF-ks on kasulik aruannete, finantskokkuvõtete, ajakavade ja tabelite jagamisel, mida saajad peaksid saama ilma redigeerimata vaadata.

Kuid üks levinumaid probleeme on see, et veerud lõigatakse ära või ilmuvad eraldi lehekülgedel.

Excel-is täiuslik tabel võib pärast teisendamist muutuda raskesti loetavaks.

Õnneks saab enamikku neist probleemidest lahendada, kohandades enne eksportimist lehe paigutust, trükipinda, skaleerimist ja paberi suurust.

See juhend selgitab, kuidas teisendada Excel PDF-ks, hoides oma tabelid loetavad ja korralikult organiseeritud.

Miks Excel lõikab PDF-i teisendamisel veerud välja?

Excel arvutustabelid on kujundatud paindlike ridade ja veergude võrgu ümber.

Erinevalt Word dokumendist ei ole töölehel redigeerimise ajal fikseeritud lehepiire.

Tööleht võib ulatuda sadadesse veergudesse ja tuhandetesse ridadesse.

PDF dokumendid kasutavad siiski määratletud lehekülje mõõtmeid.

Kui Excel ekspordib töölehe PDF-i, peab ta jagama arvutustabeli prinditavateks lehekülgedeks.

Kui tööleht on valitud paberi suurusest laiem, võib Excel:

• Veergude jagamine mitmele leheküljele
• Töölehe skaleerimine allapoole
• Lisalehekülgede loomine
• Jätta suured tühjad alad
• Sisu katkestamine väljaspool trükiala

Lahendus on kontrollida, kuidas tööleht sobib PDF lehtedele.

Meetod 1: teisenda Excel PDF-ks, kasutades Microsoft Excel

Microsoft Excel pakub üksikasjalikku lehepaigutust ja printimisvalikuid.

Need seadistused on eriti kasulikud laia tabelit sisaldavate arvutustabelite puhul.

Samm 1: avage Excel arvutustabel

Ava töövihik asukohas Microsoft Excel.

Valige tööleht, mida soovite teisendada.

Vaadake andmed üle ja veenduge, et kõik nõutavad read ja veerud oleksid nähtavad.

Samm 2: määra lehekülje orientatsioon

Mine Lehekülje paigutus > Orientatsioon-i.

Valige kahe vahel:

• Portree: Sobib kitsastele tabelitele ja vertikaalsetele aruannetele.
• Maastik: Parem laia arvutustabelid, mis sisaldavad palju veerge.

Enamiku laiade tabelite jaoks on maastiku orientatsioon kasulik lähtepunkt.

Samm 3: vali paberi suurus

Mine Lehekülje paigutus > Suurus-i.

Valige sobiv paberi suurus, näiteks A4 või kiri.

Paberi suurus mõjutab seda, kui palju veerge igale lehele mahub.

Samm 4: kohanda skaleerimise seadistusi

Kaardil Page Paigutamine leiad skaleerimisvalikud.

Kõigi veergude ühele lehele sobitamiseks proovi:

• Laius: 1 lehekülg
• Kõrgus: automaatne

See seadistus püüab sobitada töölehe laiust ühele lehele, võimaldades samal ajal ridadel jätkata ka teistele lehekülgedele.

Nii laiuse kui ka kõrguse sundimine ühele lehele võib muuta suured arvutustabelid loetamatult väikeseks.

Samm 5: Trükiala määramine

Kui on vaja eksportida ainult osa töölehest, vali vastavad lahtrid.

Mine Lehekülje paigutus > Trükiala > Trükiala määramine-i.

See aitab vältida mitteseotud andmete või tühjade alade ilmumist PDF-s.

Samm 6: lehekülgede eelvaatlus

Trükkimise eelvaatluse avamiseks vali Fail > Trüki.

Vaadake hoolikalt üle lehekülje piirid.

Kontrollige, kas:

• Kõik veerud on nähtavad
• Tekst jääb loetavaks
• Tabelid jagatakse loogiliselt
• Päised on korrektselt näha
• Tühjad leheküljed on olemas

Samm 7: eksport PDF-na

Valige Fail > Salvesta kui või Fail > Eksport, sõltuvalt teie Excel versioonist.

Vali väljundvorminguks PDF.

Salvestage fail ja avage see, et tulemust kontrollida.

Meetod 2: teisenda Excel PDF Online

Online-muundur võib olla kasulik, kui peate looma PDF ilma Microsoft Excel arvutustabelit avamata.

Samm 1: avatud PDFreevert

Külastage PDFreevert ja leidke Excel kuni PDF tööriist.

Samm 2: valige arvutustabel

Vali tabelarvutusfail, mida soovid teisendada.

Enne üleslaadimist kontrollige, kas töövihik sisaldab õigeid andmeid ja vormindust.

Samm 3: Valmistage töövihik

Võimaluse korral konfigureerige töölehe leheküljepaigutus Excel-is või mõnes muus ühilduvas arvutustabeli rakenduses enne üleslaadimist.

Olulised seadistused on järgmised:

• Lehe orientatsioon
• Paberi suurus
• Trükiruum
• Skaleerimine
• Lehekülgede katkemine

Need seadistused võivad mõjutada seda, kuidas konverter töövihikut renderdab.

Samm 4: teisenda arvutustabel

Järgige konverteri juhiseid PDF loomiseks.

Samm 5: ülevaade PDF

Laadige tulemus alla ja kontrollige iga lehekülge.

Kui veerud on välja lülitatud, vaata tabeli leheküljepaigutuse seadistused üle ja proovi uuesti.

Kuidas paigaldada kõik Excel veerud ühele PDF lehele

Üks kõige kasulikumaid Excel funktsioone on võime kontrollida lehe skaleerimist.

Paljude veergudega töölehe puhul kasutage järgmist lähenemist.

Laius ühele leheküljele

Määra lehekülje laius ühele lehele, võimaldades kõrgusel jääda automaatseks.

See hoiab veerud koos, võimaldades pikkadel tabelitel vertikaalselt mitu lehekülge läbida.

Maastiku orientatsiooni kasutamine

Maastiku orientatsioon annab rohkem horisontaalset ruumi.

See on eriti kasulik finantsaruannete, inventarinimekirjade ja laiade tabelite puhul.

Mittevajalike veeru laiuste vähendamine

Mõnikord on veerud pikemate pealkirjade või liigsete vahede tõttu laiemad kui vajalik.

Vaadata üle veeru laiused ja eemaldada kasutamata veerud enne eksportimist.

Marginaalide kohandamine

Kitsamad marginaalid võivad luua arvutustabelile lisaruumi.

Kuid vältige marginaale, mis on kavandatud printeri jaoks liiga väikesed.

Kasuta suuremaid paberisuuruseid, kui see on asjakohane

Ebatavaliselt laiade tabelite jaoks võib sobivam olla suurem lehe suurus, näiteks A3.

Pidage meeles, et vastuvõtjatel ei pruugi olla juurdepääsu suurematele paberisuurustele toetavatele printeritele.

Miks sa ei peaks alati kõike ühele lehele panema

Võib tunduda mugav mahutada kogu arvutustabel ühele PDF lehele.

Kuid see võib muuta teksti väga väikeseks.

Näiteks võib 25 veergude ja 200 ridadega tööleht tehniliselt sobida ühele lehele, kuid tulemus võib olla võimatu lugeda.

Parem lähenemine on sobitada veerud üle ühe lehe, võimaldades samal ajal ridadel jätkata täiendavatele lehekülgedele.

Eesmärk peaks olema loetavus, mitte lihtsalt lehekülgede arvu minimeerimine.

Sage Excel-to- PDF probleemid

Kuidas korrata veergude päiseid igal PDF lehel

Pikad arvutustabelid sisaldavad sageli mitut lehekülge andmeid.

Ilma korduvate päisteta võib lugejatel olla raskusi hilisemate lehekülgede veergude mõistmisega.

Excel-s saab seadistada printimispealkirju.

Samm 1: avalehe paigutus

Valige tööleht ja minge Lehekülje paigutus-i.

Samm 2: Trükipealkirjade valimine

Avab tiitrite trükkimise seadistused.

Samm 3: Valige read, mida korrata

Määrab päiseread, mis peavad olema iga trükitud lehekülje ülaosas.

Näiteks võite korrata esimest rida, mis sisaldab veergude nimesid.

Samm 4: eelvaatlus ja eksport

Kontrollige trüki eelvaatlust, et veenduda, kas päised on korrektsed.

Seejärel ekspordib töölehe PDF-i.

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas teisendada Excel PDF-ks ilma veerge katkestamata?

Excel seadistage vajaduse korral lehe orientatsioon maastikule, seejärel konfigureerige skaleerimine, et töölehe laius sobiks ühele lehele. Enne eksportimist kontrolli trüki eelvaatlust.

Miks on minu Excel PDF jagatud mitmeks leheks?

Tööleht võib olla suurem kui valitud paberi suurus. Excel jagab selle prinditavateks lehtedeks vastavalt lehe paigutusele ja skaleerimise seadetele.

Kuidas teisendada Excel PDF-ks, ilma et tekst oleks liiga väike?

Paigutage töölehe laius ühele lehele, kuid laske kõrgusel ületada mitu lehekülge. Vältige kogu suure töölehe sundimist ühele lehele.

Kas ma saan eksportida ainult valitud Excel rakke PDF- i?

Jah. Microsoft Excel-s saate määrata trükiala, mis sisaldab lahtriid, mida soovite lisada.

Kuidas hoida laua päised igal lehel?

Kasuta Excel Trükipealkirjade funktsiooni, et korrata valitud päiseridasid igal trükitud leheküljel.

Järeldus

Excel teisendamine PDF-ks ilma veergude katkestamiseta nõuab rohkem kui lihtsalt teistsuguse failivormingu valimist.

Lehe orientatsioon, paberi suurus, skaleerimine, printimisala ja lehe katkemised mõjutavad tulemust.

Laiade arvutustabelite puhul alustage maastiku orientatsiooni kasutamisest ja töölehe laiuse paigaldamisest ühele lehele.

Alati vaadata print eelvaade ja lõplik PDF enne jagades olulisi aruandeid.

Kui eelistate brauseripõhist töövoogu, uurige Excel-i PDF-i teisendamise tööriistu, mis on saadaval PDFreevert-is.