Πώς να μετατρέψετε Excel σε PDF χωρίς να κόβετε στήλες

Η μετατροπή ενός υπολογιστικού φύλλου Excel σε PDF είναι χρήσιμη όταν μοιράζονται εκθέσεις, οικονομικές περιλήψεις, προγράμματα, και πίνακες που οι αποδέκτες θα πρέπει να είναι σε θέση να δουν χωρίς επεξεργασία.

Ωστόσο, ένα από τα πιο κοινά προβλήματα είναι ότι οι στήλες αποκόπτονται ή εμφανίζονται σε ξεχωριστές σελίδες.

Ένα υπολογιστικό φύλλο που φαίνεται τέλειο σε Excel μπορεί να γίνει δύσκολο να διαβαστεί μετά τη μετατροπή.

Ευτυχώς, τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα μπορούν να επιλυθούν με την προσαρμογή της διάταξης της σελίδας, την εκτύπωση περιοχή, κλιμάκωση, και το μέγεθος του χαρτιού πριν από την εξαγωγή.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να μετατρέψετε Excel σε PDF, διατηρώντας τα τραπέζια σας αναγνώσιμα και κατάλληλα οργανωμένα.

Γιατί το Excel κόβει τις στήλες κατά τη μετατροπή σε PDF;

Τα λογιστικά φύλλα Excel σχεδιάζονται γύρω από ένα ευέλικτο πλέγμα γραμμών και στηλών.

Σε αντίθεση με ένα έγγραφο Word, ένα φύλλο εργασίας δεν έχει σταθερό όριο σελίδας κατά την επεξεργασία του.

Ένα φύλλο εργασίας μπορεί να επεκταθεί σε εκατοντάδες στήλες και χιλιάδες σειρές.

Τα έγγραφα PDF, ωστόσο, χρησιμοποιούν καθορισμένες διαστάσεις σελίδας.

Όταν Excel εξάγει ένα φύλλο εργασίας σε PDF, πρέπει να χωρίσει το φύλλο σε εκτυπώσιμες σελίδες.

Εάν το φύλλο εργασίας είναι ευρύτερο από το επιλεγμένο μέγεθος χαρτιού, το Excel μπορεί:

• Διαχωρισμός στηλών σε πολλαπλές σελίδες
• Κλιμάκωση του φύλλου εργασίας
• Δημιουργία πρόσθετων σελίδων
• Αφήστε μεγάλες κενές περιοχές
• Αποκοπή περιεχομένου εκτός της περιοχής εκτύπωσης

Η λύση είναι να ελέγξετε πώς το φύλλο εργασίας ταιριάζει στις σελίδες PDF.

Μέθοδος 1: Μετατροπή Excel σε PDF Χρήση Microsoft Excel

Microsoft Excel παρέχει λεπτομερείς επιλογές διάταξης και εκτύπωσης σελίδων.

Αυτές οι ρυθμίσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για υπολογιστικά φύλλα που περιέχουν πλατιά τραπέζια.

Βήμα 1: Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο Excel

Άνοιγμα του βιβλίου εργασίας σε Microsoft Excel.

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας που θέλετε να μετατρέψετε.

Επανεξέταση των δεδομένων και βεβαιωθείτε ότι όλες οι απαιτούμενες σειρές και στήλες είναι ορατά.

Βήμα 2: Ορισμός του προσανατολισμού σελίδας

Πήγαινε στο Διάταξη σελίδας > Προσανατολισμός.

Επιλογή μεταξύ:

• Πορτραίτο: Κατάλληλο για στενούς πίνακες και κάθετες αναφορές.
• Τοπίο: Καλύτερα για ευρεία υπολογιστικά φύλλα που περιέχουν πολλές στήλες.

Για τα περισσότερα πλατιά τραπέζια, ο προσανατολισμός του τοπίου είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης.

Βήμα 3: Επιλέξτε το μέγεθος χαρτιού

Πήγαινε στο Διάταξη σελίδας > Μέγεθος.

Επιλέξτε το κατάλληλο μέγεθος χαρτιού, όπως το A4 ή το γράμμα.

Το μέγεθος του χαρτιού επηρεάζει το πόσες στήλες χωράνε σε κάθε σελίδα.

Βήμα 4: Προσαρμογή των ρυθμίσεων κλιμάκωσης

Στην καρτέλα Διάταξη σελίδας, εντοπίστε τις επιλογές κλιμάκωσης.

Για να χωρέσετε όλες τις στήλες σε μια σελίδα, δοκιμάστε:

• Σελίδα Πλάτος: 1
• Αυτόματο Ύψος:

Αυτή η ρύθμιση προσπαθεί να χωρέσει το πλάτος φύλλου εργασίας σε μια μόνο σελίδα, ενώ επιτρέπει σε σειρές να συνεχίσουν σε πρόσθετες σελίδες.

Αν ανοίγουμε τόσο το πλάτος όσο και το ύψος σε μια σελίδα, μπορεί να γίνουν δυσανάλογα μικρά τα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα.

Βήμα 5: Ορισμός της περιοχής εκτύπωσης

Εάν χρειάζεται μόνο να εξαγάγετε μέρος του φύλλου εργασίας, επιλέξτε τα σχετικά κελιά.

Πήγαινε στο Διάταξη σελίδας > Περιοχή εκτύπωσης > Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.

Αυτό βοηθά στην πρόληψη μη σχετιζόμενων δεδομένων ή κενών περιοχών από την εμφάνιση στο PDF.

Βήμα 6: Προεπισκόπηση των σελίδων

Επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση για να ανοίξετε την προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Επανεξέτασε προσεκτικά τα όρια της σελίδας.

Ελέγξτε αν:

• Όλες οι στήλες είναι ορατές
• Το κείμενο παραμένει αναγνώσιμο
• Οι πίνακες είναι χωρισμένοι λογικά
• Οι κεφαλίδες εμφανίζονται σωστά
• Κενές σελίδες είναι παρούσες

Βήμα 7: Εξαγωγή ως PDF

Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως ή Αρχείο > Εξαγωγή, ανάλογα με την έκδοση Excel.

Επιλέξτε το PDF ως μορφή εξόδου.

Αποθηκεύστε το αρχείο και ανοίξτε το για να επαληθεύσετε το αποτέλεσμα.

Μέθοδος 2: Μετατροπή Excel σε PDF σε απευθείας σύνδεση

Ένας ηλεκτρονικός μετατροπέας μπορεί να είναι χρήσιμος όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα PDF χωρίς να ανοίξετε το φύλλο σε Microsoft Excel.

Βήμα 1: Άνοιγμα PDFreevert

Επισκεφθείτε το PDFreevert και εντοπίστε το εργαλείο Excel έως PDF.

Βήμα 2: Επιλέξτε το φύλλο σας

Επιλέξτε το αρχείο υπολογιστικού φύλλου που θέλετε να μετατρέψετε.

Πριν από την αποστολή, ελέγξτε ότι το βιβλίο εργασίας περιέχει τα σωστά δεδομένα και μορφοποίηση.

Βήμα 3: Ετοιμάστε το βιβλίο εργασίας

Αν είναι δυνατόν, ρυθμίστε τη διάταξη της σελίδας του φύλλου εργασίας σε Excel ή άλλη συμβατή εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου πριν από την αποστολή.

Σημαντικές ρυθμίσεις περιλαμβάνουν:

• Προσανατολισμός σελίδας
• Μέγεθος χαρτιού
• Περιοχή εκτύπωσης
• Κλιμάκωση
• Διαλείμματα σελίδας

Αυτές οι ρυθμίσεις μπορεί να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο ένας μετατροπέας αποδίδει το βιβλίο εργασίας.

Βήμα 4: Μετατροπή του φύλλου

Ακολουθήστε τις οδηγίες του μετατροπέα για να δημιουργήσετε το PDF.

Βήμα 5: Επανεξέταση του PDF

Κατεβάστε το αποτέλεσμα και ελέγξτε κάθε σελίδα.

Αν οι στήλες αποκοπούν, αναθεωρήστε τις ρυθμίσεις διάταξης του φύλλου της σελίδας και ξαναδοκιμάστε.

Πώς να ταιριάζει σε όλες τις στήλες Excel σε μία σελίδα PDF

Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά Excel είναι η ικανότητα ελέγχου κλιμάκωσης σελίδας.

Για ένα φύλλο εργασίας με πολλές στήλες, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη προσέγγιση.

Προσαρμογή πλάτους σε μία σελίδα

Ορισμός του πλάτους της σελίδας σε μία σελίδα, ενώ επιτρέπει στο ύψος να παραμείνει αυτόματο.

Αυτό διατηρεί τις στήλες μαζί, ενώ επιτρέπει σε μεγάλα τραπέζια να καλύπτουν πολλαπλές σελίδες κάθετα.

Χρήση Προσανατολισμού τοπίου

Ο προσανατολισμός τοπίου παρέχει πιο οριζόντιο χώρο.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τις οικονομικές εκθέσεις, τους καταλόγους απογραφής, και ευρεία πίνακες.

Μειώστε τα μη απαραίτητα Πλάτος στήλης

Μερικές φορές, οι στήλες είναι ευρύτερες από τις απαραίτητες λόγω των μακρών τίτλων ή της υπερβολικής απόστασης.

Επανεξέταση πλάτους στήλης και αφαίρεση αχρησιμοποίητων στηλών πριν από την εξαγωγή.

Adjust Περιθώριων

Στενότερα περιθώρια μπορούν να δημιουργήσουν επιπλέον χώρο για το υπολογιστικό φύλλο.

Ωστόσο, αποφύγετε περιθώρια που είναι πολύ μικρά για τον προβλεπόμενο εκτυπωτή.

Χρήση μεγαλύτερων μεγεθών χαρτιού όταν είναι κατάλληλο

Για ασυνήθιστα πλατιά τραπέζια, ένα μεγαλύτερο μέγεθος σελίδας όπως το A3 μπορεί να είναι πιο κατάλληλο.

Να θυμάστε ότι οι παραλήπτες μπορεί να μην έχουν πρόσβαση σε εκτυπωτές που υποστηρίζουν μεγαλύτερα μεγέθη χαρτιού.

Γιατί δεν πρέπει πάντα να ταιριάζεις με τα πάντα σε μια σελίδα

Μπορεί να φαίνεται βολικό να χωρέσει ένα ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο σε μια σελίδα PDF.

Ωστόσο, αυτό μπορεί να καταστήσει το κείμενο εξαιρετικά μικρό.

Για παράδειγμα, ένα φύλλο εργασίας με στήλες 25 και σειρές 200 μπορεί τεχνικά να χωρέσει σε μία μόνο σελίδα, αλλά το αποτέλεσμα θα μπορούσε να είναι αδύνατο να διαβαστεί.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να χωρέσει τις στήλες σε μια σελίδα, ενώ επιτρέπει σε σειρές να συνεχίσουν σε πρόσθετες σελίδες.

Ο στόχος πρέπει να είναι η αναγνωσιμότητα, όχι απλώς η ελαχιστοποίηση του αριθμού των σελίδων.

Κοινά προβλήματα Excel-to-PDF

Πώς να επαναλάβετε τις κεφαλίδες στη στήλη σε κάθε σελίδα PDF

Τα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα συχνά περιέχουν πολλαπλές σελίδες δεδομένων.

Χωρίς επανειλημμένες κεφαλίδες, οι αναγνώστες μπορεί να δυσκολεύονται να κατανοήσουν τις στήλες σε μεταγενέστερες σελίδες.

Σε Excel, μπορείτε να ρυθμίσετε τους τίτλους εκτύπωσης.

Βήμα 1: Διάταξη ανοικτής σελίδας

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας και μεταβείτε στο Διάταξη σελίδας.

Βήμα 2: Επιλέξτε τίτλους εκτύπωσης

Άνοιγμα των ρυθμίσεων Print Titles.

Βήμα 3: Επιλέξτε γραμμές για επανάληψη

Προσδιορίστε τις σειρές επικεφαλίδων που πρέπει να εμφανίζονται στην κορυφή κάθε έντυπης σελίδας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επαναλάβετε την πρώτη γραμμή που περιέχει ονόματα στηλών.

Βήμα 4: Προεπισκόπηση και εξαγωγή

Ελέγξτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης για να επιβεβαιώσετε ότι οι κεφαλίδες εμφανίζονται σωστά.

Στη συνέχεια, εξαγωγή του φύλλου εργασίας σε PDF.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μετατρέπω Excel σε PDF χωρίς να κόβω στήλες;

Στο Excel, ορίστε τον προσανατολισμό της σελίδας στο τοπίο αν χρειαστεί, στη συνέχεια, ρυθμίστε την κλιμάκωση έτσι ώστε το πλάτος φύλλου εργασίας ταιριάζει σε μια σελίδα. Ελέγξτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης πριν την εξαγωγή.

Γιατί το Excel PDF μου χωρίζεται σε πολλαπλές σελίδες;

Το φύλλο εργασίας μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το επιλεγμένο μέγεθος χαρτιού. Το Excel το χωρίζει σε εκτυπώσιμες σελίδες σύμφωνα με τη διάταξη της σελίδας και τις ρυθμίσεις κλιμάκωσης.

Πώς μπορώ να μετατρέψω το Excel σε PDF χωρίς να κάνω το κείμενο πολύ μικρό;

Ταιριάζει το πλάτος φύλλου εργασίας σε μία σελίδα, αλλά επιτρέπουν στο ύψος να καλύπτουν πολλαπλές σελίδες. Αποφύγετε την επιβολή ενός ολόκληρου μεγάλου φύλλου εργασίας σε μια μόνο σελίδα.

Μπορώ να εξάγω μόνο επιλεγμένα κύτταρα Excel σε PDF;

Ναι. Σε Microsoft Excel, μπορείτε να ορίσετε μια περιοχή εκτύπωσης που περιέχει τα κύτταρα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

Πώς κρατάω τις κεφαλές του τραπεζιού σε κάθε σελίδα;

Χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό των τίτλων εκτύπωσης του Excel για να επαναλάβετε τις επιλεγμένες σειρές κεφαλίδων σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα.

Συμπέρασμα

Η μετατροπή του Excel σε PDF χωρίς την κοπή των στηλών απαιτεί περισσότερα από την απλή επιλογή μιας διαφορετικής μορφής αρχείου.

Ο προσανατολισμός της σελίδας, το μέγεθος του χαρτιού, η κλιμάκωση, η περιοχή εκτύπωσης και τα διαλείμματα της σελίδας επηρεάζουν όλα το αποτέλεσμα.

Για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, ξεκινήστε χρησιμοποιώντας τον προσανατολισμό τοπίου και την τοποθέτηση του πλάτους φύλλου εργασίας σε μια σελίδα.

Πάντα να αναθεωρείτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης και την τελική PDF πριν μοιραστείτε σημαντικές αναφορές.

Αν προτιμάτε μια ροή εργασίας βασισμένη στο πρόγραμμα περιήγησης, εξερευνήστε τα εργαλεία μετατροπής Excel σε PDF διαθέσιμα στο PDFreevert.