Jak převést Excel do PDF bez odříznutí sloupců

Převod tabulek Excel na PDF je užitečný při sdílení zpráv, finančních shrnutí, harmonogramů a tabulek, které by příjemci měli být schopni zobrazit bez úpravy.

Nicméně, jedním z nejčastějších problémů je, že sloupce se odříznou nebo objeví na samostatných stránkách.

Tabulka, která vypadá dokonale v Excel může stát obtížné číst po konverzi.

Naštěstí lze většinu těchto problémů vyřešit úpravou rozložení stránky, oblasti tisku, škálování a velikosti papíru před vývozem.

Tato příručka vysvětluje, jak převést Excel na PDF při zachování své tabulky čitelné a správně organizované.

Proč Excel odříznout sloupce při konverzi na PDF?

Tabulky Excel jsou navrženy kolem flexibilní mřížky řádků a sloupců.

Na rozdíl od Word dokumentu, pracovní list nemá pevnou hranici stránky, zatímco vy jste ji editovat.

Pracovní list se může rozšířit na stovky sloupců a tisíce řádků.

PDF dokumenty, nicméně použít definované rozměry stránky.

Když Excel exportuje pracovní list do PDF, musí tabulku rozdělit na vytisknutelné stránky.

Pokud je pracovní list širší než zvolená velikost papíru, může Excel:

• Rozdělit sloupce na více stránek
• Posunout pracovní list dolů
• Vytvořit další stránky
• Zanechat velké prázdné plochy
• Odříznout obsah mimo tiskovou oblast

Řešením je kontrola toho, jak se pracovní list vejde do stránek PDF.

Metoda 1: Převést Excel na PDF Použití Microsoft Excel

Microsoft Excel poskytuje detailní rozvržení stránky a možnosti tisku.

Tato nastavení jsou užitečná zejména pro tabulky obsahující široké tabulky.

Krok 1: Otevřete svůj rozpis Excel

Otevřete sešit v Microsoft Excel.

Vyberte pracovní list, který chcete převést.

Překontrolujte data a ujistěte se, že jsou viditelné všechny požadované řádky a sloupce.

Krok 2: Nastavit orientaci stránky

Jdi do Stránka Rozvržení orientace.

Vyberte si mezi:

• Portrét: Vhodné pro úzké stoly a vertikální zprávy.
• Krajina: Lepší pro široké tabulky obsahující mnoho sloupců.

Pro většinu širokých stolů je orientace krajiny užitečným výchozím bodem.

Krok 3: Vyberte velikost papíru

Jdi do Velikost stránky Rozvržení.

Zvolte příslušnou velikost papíru, jako je A4 nebo Dopis.

Velikost papíru ovlivňuje, kolik sloupců se vejde na každou stránku.

Krok 4: Nastavit nastavení měřítka

V záložce Rozvržení stránek naleznete možnosti škálování.

Pro uložení všech sloupců na jednu stránku zkuste:

• Šířka: 1 stránka
• Výška: Automatické

Toto nastavení se snaží umístit šířku pracovního listu na jednu stránku a zároveň umožňuje pokračování řádků na další stránky.

Vytlačení šířky i výšky na jednu stránku může způsobit, že velké tabulky budou neskutečně malé.

Krok 5: Nastavit oblast tisku

Pokud potřebujete exportovat pouze část pracovního listu, vyberte příslušné buňky.

Jdi do Stránka Rozvržení tisku Plocha tisku.

To pomáhá zabránit tomu, aby se v PDF objevily nesouvisející údaje nebo prázdné oblasti.

Krok 6: Náhled stránek

Vytisknout soubor otevřete náhled tisku.

Pečlivě si přečtěte hranice stránky.

Zkontrolujte, zda:

• Všechny sloupce jsou viditelné
• Text zůstává čitelný
• Tabulky jsou rozdělené logicky
• Záhlaví se objeví správně
• Prázdné stránky jsou přítomny

Krok 7: Export jako PDF

Zvolte Soubor Uložit jako nebo Exportovat soubor v závislosti na Vaší verzi Excel.

Jako výstupní formát vyberte PDF.

Uložte soubor a otevřete jej pro ověření výsledku.

Metoda 2: Převést Excel na PDF Online

On-line převodník může být užitečné, pokud potřebujete vytvořit PDF bez otevření tabulky v Microsoft Excel.

Krok 1: Otevřít PDFreevert

Navštivte PDFreevert a najděte Excel až PDF nástroj.

Krok 2: Vyberte svůj rozbalovací list

Vyberte tabulku soubor, který chcete převést.

Před nahráním zkontrolujte, zda sešit obsahuje správná data a formátování.

Krok 3: Připravte sešit

Pokud je to možné, nakonfigurujte rozvržení stránky v Excel nebo jiné kompatibilní aplikaci tabulky před nahráním.

Důležitá nastavení zahrnují:

• Orientace stránky
• Velikost papíru
• Oblast tisku
• Měření
• Přetržení stránky

Tato nastavení mohou ovlivnit, jak převodník dává sešit.

Krok 4: Převést na Spreadlist

Postupujte podle pokynů převodníku a vytvořte PDF.

Krok 5: Recenze PDF

Stáhněte si výsledek a zkontrolujte každou stránku.

Jsou-li sloupce přerušeny, revidovat tabulky nastavení rozložení stránky a zkuste to znovu.

Jak zapadnout všechny sloupce Excel na jedné stránce PDF

Jedním z nejužitečnějších funkcí Excel je schopnost ovládat škálování stránek.

Pro pracovní list s mnoha sloupy použijte následující přístup.

Rozšíření na jednu stránku

Nastavte šířku stránky na jednu stránku a zároveň umožněte, aby výška zůstala automatická.

To udržuje sloupce dohromady, zatímco umožňuje dlouhé tabulky rozpětí více stránek vertikálně.

Použít orientaci krajiny

Orientace krajiny poskytuje horizontální prostor.

Je obzvláště užitečná pro finanční zprávy, inventarizační seznamy a široké tabulky.

Snižte nepotřebné šířky kolony

Někdy jsou sloupce širší, než je nutné, protože dlouhé okruhy nebo nadměrné rozestupy.

Před vývozem překontrolujte šířku sloupce a odstraňte nepoužité sloupce.

Upravit marginsCity in New York USA

Užší marže mohou vytvořit další prostor pro tabulku.

Vyhněte se však maržím, které jsou pro zamýšlenou tiskárnu příliš malé.

Používejte větší velikost papíru, pokud je to vhodné

Pro neobvykle široké stoly, větší velikost stránky, jako je A3 může být vhodnější.

Mějte na paměti, že příjemci nemusí mít přístup k tiskárnám podporujícím větší velikosti papíru.

Proč byste měli vždy zapadnout vše na jedné straně

Může se zdát vhodné umístit celou tabulku na jednu stránku PDF.

To však může text učinit mimořádně malým.

Například pracovní list se sloupci 25 a řádky 200 se mohou technicky vejít na jednu stránku, ale výsledek by mohl být nemožné přečíst.

Lepší přístup je, aby se sloupce přes jednu stránku, zatímco umožňuje řádky pokračovat na další stránky.

Cílem by měla být čitelnost, ne pouze minimalizace počtu stránek.

Časté Excel- to- PDF problémy

Jak opakovat záhlaví kolony na každé stránce PDF

Dlouhé tabulky často obsahují více stránek dat.

Bez opakovaných hlaviček mohou mít čtenáři potíže pochopit sloupce na pozdějších stránkách.

V Excel můžete konfigurovat tiskové tituly.

Krok 1: Otevřené rozložení stránky

Vyberte pracovní list a přejděte na Rozvržení stránky.

Krok 2: Vyberte Title tisku

Otevřete nastavení Tisk Titulů.

Krok 3: Vyberte řádky k opakování

Upřesněte řádky záhlaví, které by se měly objevit v horní části každé vytištěné stránky.

Například můžete zopakovat první řádek obsahující názvy sloupců.

Krok 4: Náhled a export

Zkontrolujte náhled tisku, abyste potvrdili, že hlavičky se zobrazují správně.

Pak vyexportujte pracovní list do PDF.

Často kladené otázky

Jak mohu převést Excel na PDF bez odříznutí sloupců?

V Excel, nastavte orientaci stránky do krajiny v případě potřeby, pak nastavte měřítko tak, aby šířka obrobku odpovídala jedné stránce. Před vývozem zkontrolujte náhled tisku.

Proč je můj Excel PDF rozdělen na více stránek?

Pracovní list může být větší než zvolená velikost papíru. Excel jej rozděluje do potiskovatelných stránek podle rozvržení stránky a nastavení škálování.

Jak mohu převést Excel na PDF, aniž by text příliš malý?

Přiložte šířku pracovního listu na jednu stránku, ale umožněte, aby výška protáhla více stránek. Vyhněte se tlačení celého velkého pracovního listu na jednu stránku.

Mohu exportovat pouze vybrané Excel buňky do PDF?

Ano. V Microsoft Excel můžete definovat oblast tisku obsahující buňky, které chcete zahrnout.

Jak mám udržet záhlaví stolu na každé stránce?

Pomocí funkce Excel CITES Tisk Tituly opakujte vybrané řádky záhlaví na každé vytištěné stránce.

Závěr

Převod Excel na PDF bez odříznutí sloupců vyžaduje více než jen výběr jiného formátu souboru.

Orientace stránky, velikost papíru, škálování, tisková plocha, a stránka přeruší všechny vliv na výsledek.

U širokých tabulek začněte orientací krajiny a upevněním šířky pracovního listu na jednu stránku.

Před sdílením důležitých zpráv vždy zkontrolujte náhled tisku a konečný PDF.

Pokud preferujete pracovní postup založený na prohlížeči, prozkoumejte konverzní nástroje Excel na PDF, které jsou k dispozici na PDFreevert.