Kaip konvertuoti Excel į PDF be pjovimo išjungti stulpelius

Konvertuoti Excel skaičiuoklę į PDF yra naudinga, kai dalijamasi ataskaitomis, finansinėmis santraukomis, tvarkaraščiais ir lentelėmis, kad gavėjai turėtų galėti peržiūrėti be redagavimo.

Tačiau, viena iš labiausiai paplitusių problemų yra tai, kad stulpeliai gauti nutraukti arba pasirodyti atskiruose puslapiuose.

Skaičiuoklė, kuri atrodo puikiai Excel gali tapti sunku skaityti po konversijos.

Laimei, dauguma šių problemų gali būti išspręstos pakoreguojant puslapio išdėstymą, spausdinimo plotą, mastelio, ir popieriaus dydis prieš eksportuojant.

Šiame vadove paaiškinama, kaip konvertuoti Excel į PDF, tuo pat metu išlaikant jūsų lentelės įskaitomas ir tinkamai organizuotas.

Kodėl Excel iškirpti stulpelius Konvertuojant į PDF?

Excel skaičiuoklės yra sukurtos aplink lankstų eilučių ir stulpelių tinklelį.

Skirtingai nuo Word dokumento, darbo lapas neturi fiksuoto puslapio ribos, o jūs jį redaguojate.

Darbalapis gali apimti šimtus stulpelių ir tūkstančius eilučių.

PDF dokumentai, tačiau naudoti apibrėžtus puslapių matmenis.

Kai Excel eksportuoja į PDF darbo lentelę, ji turi padalinti skaičiuoklę į spausdinamus puslapius.

Jei darbo lapas yra platesnis nei pasirinktas popieriaus dydis, Excel gali:

• Suskaidyti stulpelius keliuose puslapiuose
• Išplėsti darbalapį
• Sukurti papildomus puslapius
• Palikti didelius tuščius plotus
• Turinys nukirstas už spausdinimo srities ribų

Sprendimas yra kontroliuoti, kaip darbalapis dera su PDF puslapiais.

Metodas 1: Konvertuoti Excel į PDF naudojant Microsoft Excel

Microsoft Excel suteikia išsamią puslapių išdėstymą ir spausdinimo galimybes.

Šie nustatymai ypač naudingi skaičiuoklėms, kuriose yra daug lentelių.

Žingsnis 1: atverti savo Excel Spreadsheet

Atidarykite darbo knygą Microsoft Excel.

Pasirinkite darbo lentelę, kurią norite konvertuoti.

Peržiūrėkite duomenis ir įsitikinkite, kad visos reikalaujamos eilutės ir stulpeliai yra matomi.

Žingsnis 2: nustatyti puslapio orientaciją

Eik į Puslapio išdėstymas ir orientacija.

Pasirinkite tarp:

• Poslinkis: Tinka siauroms stalams ir vertikalioms ataskaitoms.
• Kraštovaizdis: Geriau plačios skaičiuoklės, kuriose yra daug stulpelių.

Naudingas atspirties taškas yra plačiausios apimties stalams skirtas kraštovaizdžio orientavimas.

Žingsnis 3: Pasirinkite popieriaus dydis

Eik į Puslapio išdėstymas.

Pasirinkite tinkamą popieriaus dydį, pavyzdžiui, A4 arba Letter.

Popieriaus dydis turi įtakos, kiek stulpeliai tinka kiekviename puslapyje.

Žingsnis 4: Skalavimo nustatymai

Puslapio išdėstymo kortelėje rasite mastelio parinktis.

Kad tilptų visi stulpeliai į vieną puslapį, pabandykite:

• Plotis: 1 puslapis
• Automatinis Aukštis:

Šis nustatymas bando tilpti darbastalio plotį į vieną puslapį, tuo pačiu leidžiant eilutes tęsti į papildomus puslapius.

Kreipiant tiek pločio ir aukščio į vieną puslapį, didelės skaičiuoklės gali padaryti nesunkiai mažas.

Žingsnis 5: nustatyti spausdinimo sritį

Jei tik reikia eksportuoti dalį darbo lentelės, pasirinkite atitinkamas langelius.

Eik į Puslapio išdėstymas Print sritis Nustatyti Spausdinti sritis.

Tai padeda išvengti nesusijusių duomenų ar tuščių plotų atsiradimo PDF.

Žingsnis 6: Peržiūrėti puslapius

Pasirinkite Failų spausdinimas, kad atidarytumėte spausdinimo peržiūrą.

Atidžiai peržiūrėkite puslapio ribas.

Patikrinkite, ar:

• Visi stulpeliai matomi
• Tekstas lieka įskaitomas
• Lentelės dalijamos logiškai
• Antraštės atrodo teisingai
• Turimi tušti puslapiai

Žingsnis 7: Eksportuoti kaip PDF

Pasirinkite Failas įrašytas kaip arba Failo eksportavimas, priklausomai nuo jūsų Excel versijos.

Pasirinkite PDF kaip išvesties formatą.

Įrašyti failą ir atverti jį patikrinti rezultatą.

Metodas 2: Konvertuoti Excel į PDF Online

Internetinis konverteris gali būti naudingas, kai jums reikia sukurti PDF neatidarant skaičiuoklės Microsoft Excel.

Žingsnis 1: atidaryti PDFreevert

Aplankykite PDFreevert ir suraskite Nuo Excel iki PDF įrankį.

Žingsnis 2: pasirinkite savo Spreadsheet

Pasirinkite skaičiuoklės failą, kurį norite konvertuoti.

Prieš įkeliant, patikrinkite, ar darbo knygoje yra teisingi duomenys ir formatavimas.

Žingsnis 3: Parengti darbo knygą

Jei įmanoma, prieš įkeliant į Excel ar kitą suderinamą skaičiuoklės programą, konfigūruoti darbalapio lapus.

Svarbūs nustatymai:

• Puslapio orientacija
• Popieriaus dydis
• Spausdinimo sritis
• Mastelis
• Puslapių pertraukos

Šie nustatymai gali turėti įtakos, kaip konverteris pateikia darbo knygą.

Žingsnis 4: Konvertuoti Spreadsheet

Vadovaukitės keitikliu, kad sukurtumėte PDF.

Žingsnis 5: peržiūrėti PDF

Atsisiųskite rezultatą ir patikrinkite kiekvieną puslapį.

Jei stulpeliai yra iškirpti, peržiūrėti skaičiuoklės ar puslapio išdėstymo nustatymus ir bandykite dar kartą.

Kaip užpildyti visus Excel stulpelius viename PDF puslapyje

Vienas iš naudingiausių Excel funkcijos yra gebėjimas kontroliuoti puslapio mastelio.

Darbalapis su daug stulpelių, naudoti šį metodą.

Pridėti plotį į vieną puslapį

Nustatyti puslapio plotį į vieną puslapį, leidžiant aukštis lieka automatinis.

Tai išlaiko stulpelius kartu, o leidžia ilgus lenteles apimti kelis puslapius vertikaliai.

Naudoti kraštovaizdžio orientaciją

Kraštovaizdžio orientacija suteikia daugiau horizontalios erdvės.

Tai ypač naudinga finansinėms ataskaitoms, inventorių sąrašams ir plačioms lentelėms.

Sumažinti nereikalingą stulpelio plotį

Kartais stulpeliai yra platesni nei būtina dėl ilgų antraščių arba pernelyg didelio tarpai.

Peržiūrėti stulpelio pločius ir pašalinti nepanaudotus stulpelius prieš eksportuojant.

Keisti paraštes

Mažesnės maržos gali sukurti papildomų vietų skaičiuoklei.

Tačiau venkite markės, kuri yra per maža paskirtam spausdintuvui.

Naudoti daugiau popieriaus Dydžiai, kai reikia

Neįprastai plačių lentelių, didesnis puslapis dydis, pavyzdžiui, A3 gali būti labiau tinka.

Turėkite omenyje, kad gavėjai gali neturėti prieigos prie spausdintuvų, palaikančių didesnius popieriaus dydžius.

Kodėl tu visada viską sutvarkysi viename puslapyje

Gali atrodyti patogu visą skaičiuoklę pritaikyti vienam PDF puslapiui.

Tačiau dėl to tekstas gali tapti labai mažas.

Pavyzdžiui, darbo lapas su 25 stulpeliai ir 200 eilutės gali techniškai tilpti į vieną puslapį, bet rezultatas gali būti neįmanoma skaityti.

Geresnis požiūris yra pritaikyti stulpelius per vieną puslapį, o leidžiant eilutes tęsti į papildomus puslapius.

Tikslas turėtų būti suprantamumas, o ne tiesiog sumažinti puslapių skaičių.

Dažni Excel- to- PDF sutrikimai

Kaip pakartoti stulpelio antraštes kiekviename PDF puslapyje

Ilgose skaičiuoklėse dažnai yra keli duomenų puslapiai.

Be pakartotinių antraščių skaitytojams gali būti sunku suprasti skiltis vėlesniuose puslapiuose.

Excel galite konfigūruoti spausdinimo pavadinimus.

Žingsnis 1: Atidaryti puslapį išdėstymas

Pasirinkite darbalapį ir eikite į Puslapio išdėstymas.

Žingsnis 2: pasirinkti spausdinimo antraštes

Atverti spausdinimo antraščių nustatymus.

Žingsnis 3: pasirinkti eilutes kartoti

Nurodykite antraštines eilutes, kurios turėtų būti pateiktos kiekvieno spausdinto puslapio viršuje.

Pavyzdžiui, galite pakartoti pirmąją eilutę, kurioje yra stulpelių pavadinimai.

Žingsnis 4: Peržiūra ir eksportas

Patikrinkite spausdinimo peržiūrą, kad patvirtintumėte, jog antraštės atrodo teisingai.

Tada eksportuoti darbo lentelę į PDF.

Dažnai užduodami klausimai

Kaip aš konvertuoti Excel į PDF be pjovimo stulpelius?

Excel, nustatyti puslapio orientaciją į kraštovaizdį, jei reikia, tada konfigūruoti mastelio, kad darbalapio plotis tilptų į vieną puslapį. Prieš eksportuojant patikrinkite spausdinimo peržiūrą.

Kodėl mano Excel PDF padalintas į kelis puslapius?

Darbalapis gali būti didesnis už pasirinktą popieriaus dydį. Excel padalina jį į spausdinamus puslapius pagal puslapių išdėstymą ir mastelio nustatymus.

Kaip aš galiu konvertuoti Excel į PDF nepadarant tekstą per mažas?

Pritaikyti darbalapio plotį į vieną puslapį, bet leisti aukštis apimti kelis puslapius. Venkite priversti visą didelį darbalapį į vieną puslapį.

Ar galiu eksportuoti tik pasirinktas Excel ląsteles į PDF?

Taip. Microsoft Excel gali nustatyti spausdinimo sritį, kurioje yra ląstelės, kurias norite įtraukti.

Kaip laikyti stalo antraštes kiekviename puslapyje?

Naudokite Excel spausdinimo antraščių funkciją, kad kiekviename spausdintame puslapyje būtų pakartotos pasirinktos antraštės eilutės.

Išvada

Konvertuojant Excel į PDF be iškirpimo stulpeliams reikia daugiau nei tiesiog pasirinkti kitą failo formatą.

Puslapio orientacija, popieriaus dydis, mastelis, spausdinimo sritis ir puslapio lūžiai turi įtakos rezultatui.

Plačiai skaičiuoklėms pradėti naudokite kraštovaizdžio orientaciją ir darbastalio plotį viename puslapyje.

Prieš dalindamiesi svarbiomis ataskaitomis, visada peržiūrėkite spausdinimo peržiūrą ir galutinį PDF.

Jei norite naršymo pagrindu darbo srauto, ištirti Excel į PDF konvertavimo įrankiai prieinama PDFreevert.