Kā pārveidot Word uz PDF bez formatēšanas izmaiņām

Pārveidot Microsoft Word dokumentu uz PDF ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā kopīgot dokumentu, saglabājot tā izskatu konsekventu. Neatkarīgi no tā, vai sūtāt atsākt, biznesa atskaiti, skolas uzdevumu vai līgumu, PDF palīdz saglabāt izkārtojumu dažādās ierīcēs.

Tomēr Word-to-PDF konversija ne vienmēr iet kā gaidīts.

Fonti var izskatīties atšķirīgi, attēli var parādīties neparedzētās pozīcijās, un tabulas var sniegties ārpus lapas robežām. Dažreiz pārveidotais PDF satur papildu tukšas lapas vai neparedzētus līniju pārrāvumus.

Par laimi, lielākā daļa no šiem jautājumiem var novērst, sagatavojot savu Word dokumentu pareizi un izvēloties atbilstošu konversijas metodi.

Šajā rokasgrāmatā, jūs uzzināsiet, kā pārvērst Word uz PDF, saglabāt savu sākotnējo formatējumu, un problēmas kopīgas izkārtojuma problēmas.

Kāpēc formatēšana dažreiz mainās Word-to-PDF konversijas laikā?

Microsoft Word izmanto dinamisku dokumentu izkārtojuma sistēmu. Teksts automātiski pielāgojas lappuses izmēram, malām, fontiem, rindkopu iestatījumiem un citiem formatēšanas noteikumiem.

Savukārt PDF ir paredzēts, lai saglabātu fiksētu vizuālo izkārtojumu.

Konversijas laikā dokumenta teksts, attēli, tabulas un citi elementi tiek renderēti PDF lapās.

Formatēšanas atšķirības var rasties šādu iemeslu dēļ:

• Trūkstoši vai aizvietoti fonti
• Neatbalstītas dokumentu iespējas
• Nepareizi lapas izmēri
• Peldoši attēli vai teksta kastes
• Sarežģītas tabulas
• Nekonsekvents atstatums starp rindkopām
• Atšķirības starp dokumentu renderēšanas dzinējiem

Izpratne par šiem cēloņiem var palīdzēt izvairīties no negaidītiem rezultātiem.

Metode 1: Pārveidot Word uz PDF Izmantojot PDFreevert

Tiešsaistes Word-to-PDF pārveidotājs ir ērts, kad jums ir nepieciešams konvertēt dokumentu bez papildu programmatūras uzstādīšanas.

Solis 1: Atvērt Word līdz PDF Pārveidotājs

Apmeklējiet PDFreevert un izvēlieties Word uz PDF rīku.

Solis 2: Izvēlieties savu Word dokumentu

Izvēlieties Word dokumentu, kuru vēlaties konvertēt.

Pirms augšupielādēšanas atveriet dokumentu savā vārdu procesorā un pārbaudiet, vai tā formatēšana izskatās pareiza.

Pievērsiet īpašu uzmanību tabulām, attēliem, lapu pārtraukumiem un virsrakstiem.

3 solis: sākt konversiju

Izpildiet ekrānā instrukcijas, lai sāktu konvertējot savu dokumentu.

Konversijas process padara dokumentu par PDF lapām.

Izvades precizitāte ir atkarīga no dokumenta formatēšanas un pārveidotāja atbalstītajām funkcijām.

Solis 4: Lejupielādēt PDF

Kad apstrāde ir pabeigta, lejupielādējiet iegūto PDF failu.

Solis 5: Salīdzināt PDF ar Original

Atveriet PDF un pārbaudiet:

• Kopējais lapu skaits
• Lapas orientācija un malas
• Fonta izskats
• Attēlu izvietojums
• Tabulas sakārtošana
• Galvenes un kājenes

Svarīgiem dokumentiem, pārskatīt katru lapu, nevis pārbaudīt tikai pirmo.

Metode 2: Pārveidot Word uz PDF Izmantojot Microsoft Word

Microsoft Word ietver iebūvētu PDF eksporta funkcionalitāti.

Šī bieži ir piemērota opcija, kad jums ir piekļuve oriģinālajam dokumentam un ir instalēta Microsoft Word.

Solis 1: Atvērt dokumentu

Palaist Microsoft Word un atvērt dokumentu, kuru vēlaties pārvērst.

Solis 2: Pārskatīt lapas izkārtojumu

Iet uz Izkārtojums un pārbaudīt:

• Lapas izmērs
• Lapas orientācija
• Robežas
• Sekciju pārtraukumi

Pārliecinieties, ka dokuments parādās tieši tā, kā paredzēts.

Solis 3: Eksportēt kā PDF

Atkarībā no Word versijas izvēlieties Fails > Saglabāt kā vai Fails > Eksportēt.

Izvēlieties PDF kā izejas formātu.

Solis 4: Izvēlieties eksportēšanas opcijas

Ja iespējams, izvēlieties savam dokumentam atbilstošos eksporta iestatījumus.

Piemēram, dokumentam, kas paredzēts drukāšanai, var būt vajadzīgi atšķirīgi izvades iestatījumi, nevis tikai tiešsaistes apskatei.

Solis 5: Saglabāt un pārbaudīt

Saglabājiet PDF un atveriet to PDF lasītājā.

Salīdziniet izvadu ar Word dokumentu, lai apstiprinātu, ka izkārtojums ir saglabāts.

7 padomi, lai saglabātu formatējumu, pārvēršot Word uz PDF

1. Lietot kopīgos fontus

Fonti ir viens no izplatītākajiem avotu formatēšanas atšķirībām.

Ja pārveidotājam nevar piekļūt dokumentā izmantotajam fontam, tas var aizstāt citu fontu.

Tas var mainīt līnijas garumu, rindkopu atstarpes, un lapas pārtraukumus.

Ja iespējams, izmantojiet plaši atbalstītus fontus, piemēram, Arial, Calibri vai Times New Roman.

Specializētiem dokumentiem, apsvērt izmantojot konversijas metodi, kas atbalsta iegulšanu nepieciešamo fontu.

2. Pārbaudīt lapas izmēru pirms konversijas

Word dokumentos var izmantot dažādus lapas izmērus, tostarp A4 un US Letter.

Ja konvertēšanas laikā mainās lapas izmērs, var mainīties teksts un attēli.

Pirms eksportēšanas pārbaudiet, vai dokumentā ir izmantots pareizais lapas izmērs.

Piemēram, ja jūsu dokuments tika izveidots A4 papīra, pārliecinieties, ka tas paliek A4 konversijas laikā.

3. Izvairieties no nevajadzīgiem peldošiem objektiem

Peldošus attēlus un teksta kastes var izvietot neatkarīgi no punktiem.

Lai gan tie ir noderīgi sarežģītiem izkārtojumiem, dokumentu renderēšanas dzinējos tie var uzvesties atšķirīgi.

Vienkāršiem dokumentiem, apsveriet, izmantojot Rindā ar tekstu attēliem, kad nepieciešams.

4. Pārskata tabulas

Tabulas ar fiksētiem platumiem, apvienotām šūnām vai ligzdas konstrukcijām var būt ārpus lappušu malām.

Pirms pārveidošanas:

• Pārbaudīt kolonnu platumus.
• Izvairieties no nevajadzīgi platiem galdiem.
• Pārbaudīt apvienotās šūnas.
• Priekšapskates tabulas pāri lapas pārtraukumiem.

Ja tabula ir platāka par izdrukājamo zonu, apsveriet lapas orientācijas maiņu uz ainavu.

5. Lietot stilus, nevis manuālu atstarpi

Izvairieties saskaņot saturu, izmantojot atkārtotas atstarpes vai tukši punkti.

Tā vietā izmantojiet Word iebūvētos rindkopu stilus, cilnes, tabulas un izkārtojuma vadības ierīces.

Strukturēta formatēšana parasti ir vieglāk uzturēt un konvertēt.

6. Pārbaudīt galvenes un kājenes

Pirms eksportēšanas jāpārskata galvenes, kājenes un lappušu numuri.

Pārliecinieties, ka tie nepārklājas ar dokumentu struktūru.

Dokumenti ar vairākām sadaļām var izmantot dažādus galvenes un kājenes iestatījumus.

7. Priekšskatīt dokumentu pirms koplietošanas

Pat tad, ja konversācija veiksmīgi pabeigta, izlaide būtu jāpārskata.

Atveriet PDF uzticamu PDF lasītāju un salīdziniet to ar avota dokumentu.

Tas ir īpaši svarīgi attiecībā uz atsākšanu, līgumiem, ziņojumiem un dokumentiem, kas paredzēti drukāšanai.

Kopējās Word- uz- PDF formatēšanas problēmas

Word uz PDF, salīdzinot ar Druku uz PDF: Kāda ir atšķirība?

Ir divi kopīgi veidi, kā izveidot PDF no Word.

Eksportēt uz PDF izmanto dokumenta lietojumprogrammas iebūvēto PDF izveides funkcionalitāti.

Drukāt uz PDF nosūta dokumentu caur virtuālu PDF printeri.

Abas metodes var radīt vizuāli līdzīgus rezultātus, bet tās var atšķirties pēc tā, kā tās saglabā dokumentu struktūru, hipersaites, grāmatzīmes, pieejamības informāciju un citas funkcijas.

Attiecībā uz dokumentiem ar virsrakstiem, hipersaites un navigācijas elementiem bieži vien ir vēlams eksportēt tieši no Word.

Vienkāršiem dokumentiem pietiek ar kādu no šīm metodēm.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai konvertēšana Word uz PDF maina oriģinālo dokumentu?

Parasti, izveidojot PDF, tiek radīts atsevišķs fails un netiek mainīts sākotnējais Word dokuments.

Tomēr vienmēr saglabājiet svarīgu dokumentu rezerves kopijas.

Kāpēc mani fonti atšķiras pēc konversijas?

Konversijas programmatūrai var nebūt piekļuves oriģinālajiem fontiem vai tā var aizstāt neatbalstītos fontus.

Var palīdzēt, izmantojot plaši pieejamus fontus vai eksporta metodi ar atbilstošu fontu iestiprināšanas atbalstu.

Kā es varu konvertēt Word uz PDF, nezaudējot attēlus?

Izmantot augstas kvalitātes avota attēlus, izvairīties no nevajadzīgi sarežģīta pozicionēšanas, un pārbaudīt iegūto PDF pēc konversijas.

Kāpēc manam PDF ir papildus tukšas lapas?

Papildu lapas var rasties no lapu pārtraukumiem, sadaļu pārtraukumiem, rindkopu iestatījumiem vai tabulām, kas sniedzas aiz lapas robežas.

Pirms eksporta atsākšanas pārskata šos elementus Word.

Vai PDF ir labāks par Word dokumentu koplietošanai?

PDF parasti ir labāks, ja izskata saglabāšana ir svarīgāka par rediģēšanu.

Word ir labāks, ja saņēmējiem nepieciešams mainīt dokumenta saturu.

Secinājums

Pārveidošana Word uz PDF bez formatēšanas izmaiņām sākas ar pareizi strukturētu Word dokumentu.

Pirms pārveidošanas pārbaudiet fontus, lapas izmērus, tabulas, attēlus un sadaļu pārtraukumus. Tad pārskatīt iegūto PDF, lai apstiprinātu, ka viss izskatās pareizi.

Ja jums ir nepieciešama ērta pārlūkprogramma, izpētīt Word uz PDF rīku PDFreevert.

Ar dažiem sagatavošanās soļiem, jūs varat samazināt formatēšanas problēmas un izveidot PDF, kas ir vieglāk dalīties, drukāt, un arhīvs.